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46.在這宗個案中,由於承辦商遲遲未有就修理費用提出申領要求,致令路政署在發出繳款通知單方面有所延誤。申訴專員建議,若承辦商未能在工程完成後90日內提出申領要求,該署便應援引合約內一項標準條款,以便進行估價及簽證應發放的費用。 然而,路政署署長對這項建議有所保留。該項合約條件的原意,是避免在清繳費用的問題上出現長時間的爭論,而並非是用來作為一項確定費用的一般機制。實施申訴專員的建議,會對人手資源造成影響,亦與政府為善用本身資源而「以合約形式批出服務」的精神背道而馳。

47.該署現已採取另一方法,就是透過修訂內部程序來處理這些問題。現時,該署會就尚未提出申領費用的事項編製每月情況報告,然後呈交負責監察承辦商表現的分區辦事處。承辦商若遲還未提出要求,表現報告內會有所反映。此舉會影響承辦商日後中標的機會。目前情況已漸見改善。

48.此外,自一九九五年四月一日起,倘承辦商未能在工程完成後90日內提出申領費用的要求,該署便會悉數討回臨時付出的款項。這項安排會有直接影響承辦商的現金周轉情況,因此應該可以使到他們不會遲遲才提出申領費用的要求。