背景

611. 根據政制及內地事務局(政制局)發出的《促進種族平等行政指引》(《指引》),政府政策局及部門(局/部門)以及局/部門所管轄的相關機構須向有需要的公共服務使用者提供合適的傳譯服務,讓不能以中文或英文(即廣東話、普通話和英語,及中文和英文書面語)有效溝通的服務使用者享有平等機會獲得公共服務。

612. 現時,除了採用由民政事務總署委託某非政府機構營辦的一間少數族裔人士支援服務中心所提供的一般性質傳譯服務外,局/部門及相關機構會按其運作需要及情況,各自從市場聘用合適的外語傳譯服務。

613. 就涉及法律範疇的傳譯服務而言,以往不少執法部門尋找外聘外語及其他中國方言(即廣東話及普通話以外的中國方言)傳譯員時會參考司法機構政務處(司法政務處)備存,用於司法用途的已登記非政府特約傳譯員名單(登記名單)。然而,自二零一八年八月起,司法政務處已停止向外提供及更新登記名單。而政府當局並沒有整合可供各局/部門及相關機構聘用的外聘外語及其他中國方言傳譯員的資料,對傳譯員的要求亦沒有劃一標準。司法政務處停止向外提供及更新登記名單後,執法部門安排傳譯服務的效率難免會受到影響。

614. 自二零一零年開始推行,政府對《指引》持續作出改善。申訴專員公署(公署)認為政府的取態正面可取。公署展開是次主動調查,旨在探討政制局在推行《指引》的同時,可如何提升政府整體聘用外聘傳譯服務的工作成效。

申訴專員的觀察

615. 就政府外聘傳譯服務的具體安排方面,公署有以下觀察及評論。 (I) 須統籌及建立外聘外語傳譯員的中央資料庫

616. 由於局/部門及相關機構不再獲提供司法機構特約傳譯員的更新資料,這無疑會損害部門履行職務(尤其與執法相關職務)和服務市民的效率。公署認為,為局╱部門及相關機構落實執行《指引》提供更大的便利,政制局可以擔當統籌協調的角色,聯繫相關局╱部門,以期盡早建立外聘外語傳譯員的中央資料庫,便利各局/部門及相關機構揀選及採購適合的外聘傳譯服務。政制局統籌協調建立中央資料庫時,可考慮先邀請司法機構特約傳譯員加入政府的外聘傳譯員中央登記名單,並適時更新當中的資料。 (II) 應研究便利甄選外聘傳譯員及採購程序的措施

617. 由政制局統籌協調建立的外聘外語傳譯員的中央資料庫可以詳細列出傳譯員在傳譯工作方面的資料(包括可傳譯的語言、學歷、是否司法機構的特約傳譯員)、經驗及專業範疇(例如法律、醫療、一般範疇等),並註明他們可提供傳譯服務的時段。此舉可協助局/部門及相關機構的人員迅速地篩選合適及可提供服務的外聘傳譯員,並進行聯絡及採購程序。

618. 公署認為,負責推行《指引》的政制局若能夠為局/部門及相關機構所聘用的外聘傳譯員制訂統一的保密要求及專業操守指引,將有助進一步鞏固不同種族及語言人士使用政府外聘傳譯服務的信心,並提升傳譯服務的整體質素。此外,為省卻局/部門及相關機構須重複要求個別的外聘傳譯員就不同服務個案多次簽署保密要求及專業操守協議的程序及時間,並加快採購及委派傳譯工作的流程,政制局可探討要求外聘傳譯員在加入中央資料庫時一律須預先簽署統一制訂的保密規定及專業操守協議。 (III) 有系統地監察外聘傳譯服務安排及記錄傳譯員表現

619. 目前,由局/部門及相關機構各自記錄和處理表現欠佳的外聘傳譯員的做法效率欠佳。政制局應設立可供局/部門及相關機構反映對外聘傳譯服務意見的渠道,有系統地監察和記錄個別外聘傳譯員的表現。 (IV) 探討以遙距形式提供傳譯服務的可行性

620. 政制局可提醒局/部門及相關機構在聘用外聘傳譯服務提供者(包括司法機構的特約傳譯員)時,可積極探討所涉的傳譯工作性質是否適合以遙距方式進行,以增加彈性,從而提升行政效率,亦讓有需要的不同種族及語言人士可更快獲得所需服務。 (V) 收集有關公共服務使用者對其他中國方言傳譯服務的需求的數據

621. 為作出長遠計劃,政制局可考慮收集市民對其他中國方言傳譯服務需求的數據,從而讓政府可以考慮日後的跟進工作。

622. 基於以上所述,申訴專員建議政制局 —(a) 統籌協調及建立外聘外語傳譯員的中央資料庫; (b) 研究並制定便利甄選外聘傳譯員及採購程序的措施,例如在傳譯員中央資料庫中列出傳譯員的可傳譯的語言、經驗、專業範疇及服務時段等資料;以及探討要求他們預先簽署統一制訂的保密要求或專業操守協議; (c) 探討收集和記錄局/部門及相關機構聘用在中央資料庫內的外聘傳譯員是否有違反保密要求或專業操守協議的情況,以及作適當跟進的機制; (d) 提醒局/部門及相關機構探討以遙距形式提供傳譯服務的可行性;以及(e) 收集相關數據以了解公共服務使用者對其他中國方言傳譯服務的需求,以便政府當局日後檢討並籌劃相關工作。長遠而言,考慮將其他中國方言傳譯員的資料加入外聘傳譯員的中央資料庫內,方便局╱部門及相關機構日後在聘用相關傳譯服務時作參考。

當局的回應

623. 現時局/部門及相關機構會視乎實際情況和需要,聘用合適的傳譯服務提供者,靈活地為不同種族人士提供所需的傳譯服務。由民政事務總署委託某非政府機構營辦的一間少數族裔人士支援服務中心所提供的一般性質傳譯服務,已能滿足大部分公共主管當局對一般傳譯服務的需求。至於申訴專員在報告中提出的觀察和建議,主要是有關執法部門需外聘涉及法律範疇的專業外語傳譯服務。

624. 政制局大致接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動。 建議(a)

625. 為方便局/部門及相關機構聘用外語傳譯服務,特別是法庭及/或相關範疇,政制局已按照公署的建議,編製一份非政府外語傳譯員名單(名單),並先邀請司法政務處的特約外語傳譯員登記加入。該名單已於二零二二年八月交予採納《指引》的局/部門及相關機構參考。 建議(b)

626. 政制局所編製的名單,已載有根據司法政務處發出的特約傳譯員服務委託書上的資料(包括每名特約傳譯員可傳譯的外語和為司法機構提供外語傳譯服務的有效期),以及他們可提供傳譯服務的時段,供局/部門及相關機構參考。政制局會按往後推行的經驗,適時探討有關要求傳譯員預先簽署統一的保密聲明及專業守則協議文件的安排。 建議(c)

627. 政制局會因應往後推行的經驗,並按實際情況和運作需要,探討如何收集和記錄傳譯員在受聘於局/部門及相關機構,違反保密要求或專業操守協議的情況,以及研究適當的跟進機制。 建議(d)

628. 政制局已於二零二一年十月透過電郵呼籲局/部門及相關機構探討以遙距形式提供傳譯服務的可行性。 建議(e)

629. 政制局已於二零二一年十月透過電郵要求局/部門及相關機構由二零二一年十一月起,收集其服務使用者對中國方言傳譯服務需求的數據。