背景

1039. 民政事務總署(民政總署)目前負責管理共64間社區會堂和39間社區中心。自二零零八年起,各區區議會開始透過轄下的地區設施管理委員會(地管會)參與社區會堂/社區中心的管理工作。民政總署轄下各分區民政事務處(民政處)及相關的地管會因應當區的需要,為社區會堂/社區中心的設施(設施)訂立了不同的租訂申請程序,並訂明可供租訂的時段,以及申請者須遵守的規則和規定等。民政處則按照該些已訂立的規則、規定和申請程序,來管理有關設施的租訂申請。

1040. 申訴專員公署(公署)不時接到投訴,指民政總署未有妥善管理設施的租訂申請。過去五年,申訴專員接到共24宗關於社區會堂/社區中心管理問題的投訴,當中七宗與租訂程序有關。尤其值得關注的是:當中有指控有人濫用設施的豁免收費機制,亦有人避過就違反設施租用條款的懲罰制度之情況。

1041. 由於社區會堂/社區中心主要是為舉辦社區建設活動而設,因此,政府必須確保可能會組織活動的團體/人士都有公平機會租用有關設施,並盡量避免設施遭濫用或浪費。在這個前提下,公署於二零一五年八月展開主動調查,審研民政總署對設施租用之管理,以找出可改善之處。

申訴專員的觀察

個人租訂申請

1042. 大部分民政處都不接受以個人名義提出的租訂設施申請。對此,民政總署的解釋是:因為有關設施旨在供地區團體為當區居民舉辦活動。只有兩個民政處接受個人租訂申請,而另有兩個民政處會視乎每宗個人申請的情況予以考慮。

1043. 公署留意到,民政總署的相關指導原則實容許上段所述的例外情況,只要以個人名義提出的租訂申請符合了某些條件。公署認為,如有地區的某些設施的使用率不高,當區民政處應接受個人租訂申請以提升其使用率。 社區會堂/社區中心由非政府機構租用及負責管理的計劃

1044. 一九九一年,民政總署推出「社區會堂/社區中心由非政府機構租用及負責管理的計劃」(「管理計劃」),授權非政府機構負責社區會堂/社區中心的部分管理工作。「管理計劃」的目的是提高社區會堂/社區中心的使用率,並鼓勵非政府機構多舉辦各類活動。有11個非政府機構參加了「管理計劃」,當中有六個機構在指定時段租訂設施,會較其他地區團體有優先權。

1045. 在二零一一至一二年度,一個由民政總署一名副署長率領的工作小組(「工作小組」)在檢討「管理計劃」後總結指出,鑑於各區對設施已有頗大需求,而多用途禮堂的平均使用率又穩步上升,各區民政處應考慮凍結「管理計劃」,停止讓非政府機構優先租訂設施。二零一三年,有兩個民政處接納「工作小組」的建議,凍結了該計劃。然而,另有一個民政處,因應當區地管會的意見,仍然讓兩個參與「管理計劃」的非政府機構享有優先租訂權,理由是這可讓該兩個機構在區內唯一合適的場地繼續推動文藝及康體活動。 豁免收費

1046. 某些指定團體(指定團體)可獲豁免租用有關設施的費用,但必須遵守下列規定: (a) 必須在所舉辦的活動結束後一個月內,提交有關該活動的帳目報表; (b) 如未能在此限期內提交帳目報表,將會在違規記分制度下被記五分; (c) 若在該活動中收取入場費,有關的帳目報表須列明活動所產生的一切收支項目;如該活動帶來收益,則須繳付租用設施的費用;以及(d) 有關該活動的收支項目單據必須保存兩年,以便民政總署隨時抽查;不過,租用團體不會因為未有遵照這項要求而被記分;而且亦未必會因此而被要求繳付租用設施的費用。 懲罰制度

1047. 根據懲罰制度,租用設施的機構/個人如在12個月內累計被記10分或以上,於隨後兩個季度將被禁止在當區提出租訂設施申請。為免已違規的團體/個人以活動的協辦團體/贊助機構的名義租訂設施以避過懲罰,沙田民政處在租用設施指引中明文禁止該種做法。然而,其他地區的民政處卻未有在其指引訂立同樣清晰的規定。民政總署確認,在懲罰制度下被禁止在當區租訂設施的團體,在同期內亦不能以活動的協辦/贊助團體的身分使用有關設施。民政總署同意,在整體檢討懲罰制度時,在其指導原則訂明該項規定。

1048. 更為重要的是,現行的違規記分制度是在每區獨立執行。 團體/個人即使已被禁止在隨後兩個季度租訂某區內的設施,實際上是仍可以申請租訂其他地區的設施的。這在某程度上是與民政總署懲罰違反租用條款者的原意相悖。民政總署在回應公署的質疑時表示,由於各區民政處就租用設施訂立了不同的條款,因此若要跨區執行懲罰制度,便必須先統一各區的租用條款。 監察措施

1049. 至於監察設施的使用方面,民政處的駐場職員有責任就每項活動進行巡查,以及填寫報告。這些工作旨在記錄活動進行的情況,同時確定租用者沒有把設施用作舉行租訂申請表格所申報的用途以外的活動,以及確認沒有發現任何違規情況。租用者若被民政處透過這個查核機制發現有違規行為,便會被記下違規分數。此外,民政處的監督人員亦有責任對活動作突擊巡查。公署曾要求民政總署提供一些民政處的巡查記錄,但該署在提供有關資料時亦承認,有些民政處在突擊巡查後並未有備存完整的巡查記錄。

1050. 申訴專員敦促民政總署: (a) 考慮把各區民政處轄下的設施都一律開放給個人申請租訂; (b) 考慮廢除容許個別非政府機構優先租訂設施的做法。倘若因地區文化或康體發展的原因而不予廢除,便應把該做法規範化; (c) 在懲罰制度下新增違規記分項目,若指定團體沒有保留活動的收支項目單據,便會被記分,並會被追收租用設施的費用; (d) 探討為違規記分制度設立中央資料庫的可行性,以便跨區執行懲罰制度;以及(e) 指示各區民政處加強監察設施使用情況,特別是在監督巡查後必須妥善備存所有巡查記錄。

當局的回應

1051. 民政總署接納申訴專員的建議,並採取了以下行動: (a) 自二零一六年四月起,執行(e)項建議以妥善備存所有巡查記錄;以及(b) 關於(a)至(d)四項與租訂設施制度有關的建議,包括實施跨區違規記分制度,民政總署須諮詢18區地管會,以制訂推行這些建議的方式。民政總署正詳細研究有關資料,以諮詢18區地管會。鑑於作出任何建議的修訂既複雜又敏感,並可能對各區也有連帶影響,因此預計落實需要一段時間。