背景

922. 是次調查揭示康樂及文化事務署(康文署)在採購和註銷圖書館資料,以及協調兩者方面有十項不足之處。 採購資料採購指標理據含糊

923. 康文署參照前市政局訂下的相關政策,多年來一直以每年採購「不少於 70萬項」圖書館資料為採購指標,惟該署一直未能解釋採用此指標的具體理據。事實上,康文署過去多年的實際採購數量均超出上述指標。這反映採購指標未能與時並進,而公眾亦無從監察所採購的圖書館資料數量是否適當。 館藏借出數目持續下跌,但採購增幅卻續升

924. 康文署的資料顯示,其轄下各公共圖書館總館藏的數目在過去八個年度增加 16.8%。但在同一時期,圖書館每年借出資料數目卻錄得 18.2%的跌。雖然康文署表示館藏借閱數字的變化涉及多種原因,不宜與增購數量互作直接比較,惟申專員公署(公署)認為,該署有需要加強分析借出館藏數字下跌的原因,作為檢討每年增購館藏的數目和種類是否需要作出調整的參數。 統籌和制定總採購計劃的程序和理據欠明確記錄供查證

925. 根據現行程序,各圖書館館長每年須制訂其所管轄圖書館的「年度館藏發展計劃匯報」(「計劃書」),並呈交予「採編組」作綜合整理,以編製年度總採購計劃。然而,公署調查發現,各圖書館館長只需在「計劃書」提議增購中 英文資料的總數,但無需註明增購資料的種類及書目,以及需「加強」某學科類別的原因和增購數量。此外,「採編組」制訂年度總採購計劃時,亦只依循一些一般性的原則及考慮當時資源狀況,卻無明確的程序指引闡釋是如何基於各圖書館的「計劃書」去制定其總採購計劃,也無文件記錄其採購決定的背後理據。 各圖書館建議的採購計劃書有否落,無從得知

926. 各圖書館每年於接獲分配的新採購圖書館資料後,均無需核對其「計劃書」中的採購建議是否得到落實。故此,各圖書館難以掌握「採編組」分配的書籍及數量是否切合其所需。 註銷資料二零一五年年中前個別館藏資料被註銷的原因,無從稽考

927. 根據康文署處理註銷圖書館資料的程序指引,註銷的圖書館資料必須是殘舊╱破損,或內容已過時。然而,長久以來,該署只記錄被註銷資料的清單,而沒有要求職員就每項資料記錄其註銷的原因。 直至二零一五年年中,該署才實施新修訂的指引,要求職員記錄每項資料被註銷的原因,但在該時間前個別資料被註銷的原因為何,卻無從稽考,更無法進行相關統計作管理分析。 二零一五年年中之後註銷資料的管理資訊仍有不足

928. 儘管康文署在二零一五年年中實施新修訂的內部指引,要求職員記錄註銷圖書館資料的原因,但那些數據仍未足以有效地幫助該署提高館藏管理的水平。 圖書館資料作廢紙處理的註銷做法須檢討

929. 康文署每年註銷圖書館資料的數量以十萬項計,並一律按照政府處理物料的相關規例,以廢紙回收或棄置廢物的方式處理。然而,圖書館資料蘊藏豐富知識和文化資訊,將其視作廢紙處理令人深感可惜。 處理上市公司刊物進退失據

930. 根據《書刊註冊條例》,上市公司須將五本 套其編製的刊物交予康文署的書刊註冊組登記。該組完成登記後,便會將其中三套分送大學圖書館和香港中央圖書館。二零零九年,康文署認為香港交易所每月圖書館捐贈的上市公司資料光碟已足夠供讀者使用,故決定將餘下的兩套刊物作廢紙回收。直至二零一四年,有報章批評該署做法不當。該署考慮到市民對存放於香港交易所特藏 的上市公司刊物印刷本仍有閱讀需求,最終撤回先前決定,重新把該兩套刊物存放在兩間公共圖書館的參考部供市民參閱。

931. 上述事件反映康文署在處理餘下兩套上市公司刊物一事上進退失據,沒有充分考慮該些刊物的借閱情況,以致當受到公眾批評時只好撤回決定。然而,現時的處理方法是否符合成本效益,仍然存在疑。 採購與註銷資料的配合採購和註銷工作應互相配合

932. 康文署表示,採購和註銷圖書館資料工作是基於不同的目標及理念,兩者沒有直接關係,但會自然調節至一個平衡的館藏數量。 然而,根據現行機制,增購館藏的工作是由「館藏發展會議」全權負責,而註銷資料則由「部門物料處置委員會」負責,兩者並沒有互通的安排。 圖書館資料的資訊管理系統有待加強

933. 公共圖書館電腦資訊系統中儲存了不少有關圖書館資料的數據,但康文署未有把這些數據串連並建立有用的管理資料庫,以了解市民使用圖書館資料的狀況,從而調整管理策略和措施。在公署展開主動調查後,康文署於二零一六年成立工作小組,研究優化圖書館資訊系統,以加強館藏的管理分析。 訴專員公署的觀察

934. 申專員康文署提出八項改善建議 –(a) 重新檢討「每年採購不少於 70萬項圖書館資料」的指標;考慮訂立一個更清晰明確及具理據的採購指標;「香港交易所特藏」收藏香港交易所每月捐贈予香港公共圖書館的上市公司年報及公司資料。 (b) 繼續檢視各圖書館修訂年度「計劃書」後的成效,並適時作出檢討和修訂; (c) 把如何綜合、調整、及編製總採購計劃的操作流程記錄存檔,以及把作出採購決定的理據記錄在案;並應考慮設立機制,讓各區圖書館在接獲分配的新採購資料後回饋意見; (d) 記錄及善用註銷資料的相關數據並作出分析,以便更有效地監察註銷工作的運作和適時修訂管理方針; (e) 與相關政策局/部門研究,檢討並考慮修訂現時以廢紙廢物方式處理註銷資料的做法; (f) 收集上市公司刊物印刷本的相關借閱資料和數據作分析,以審慎檢討該些刊物的處理方法; (g) 考慮設立機制評估館藏是否符合既定方針,並協調採購和註銷資料的工作,以達至一個平衡的館藏;以及(h) 加快提升各公共圖書館電腦資訊系統,以便更有效管理館藏。

當局的回應

935. 康文署接納申專員的建議,並已實行或將實行以下的跟進行動 –議 a)康文署已檢討「每年採購不少於 0萬項圖書館資料」的基本參考指標,並於二零一年十一月公共圖書館諮詢委員會(委員會)建議並獲委員會支持,不為每年增購館藏數目訂定硬性指標,而在制定每年財政預算及館藏發展計劃時,康文署會考慮宏觀規劃及多項因素,包括參考「國際圖書館協會聯合會」(國際圖聯) (International Federation of Library Associations and Institutions) 的建議(即人均館藏 至 項),讓香港維持與國際水平大致相若。康文署已更新《香港公共圖書館館藏發展》文件及上載於相關網頁。 議 b) & (c)康文署已完成檢視館藏發展「劃書」的工作,並已修訂相關的範本,要求各圖書館就館藏劃提供理據支持。二零一八至一九年度起,康文署轄下的香港公共圖書館已進一步將綜合、調整及製作總採購劃的記錄存檔,包括將討論、審視及修訂的重點記錄在有關的會議文件中。此外,圖書館新增一個「建議採購表格」,讓各圖書館在進行評核現有館藏、銷館藏,以及接獲分配的新採購資料後回饋意見,向採編組提出建議採購書目,以加強個別學科館藏,讓安排更切合及滿足個別圖書館的需求。 建議 d) & (g)港公共圖書館已就過去兩個財政年度(即二零一五至一六年度及二零一六至一七年度)被銷的圖書館書籍狀況作簡略分析。 在二零一八至一九年度,香港公共圖書館除了就二零一七至一八年度被銷的圖書館書籍進行較詳細的分析外,亦會將被銷書籍的分析工作恆常化。 建議 e)香港公共圖書館現正檢討現時以廢紙回收方式處理銷資料的做法,並探討與非牟利機構合作,在符合政府規例、成本效益和資源可行的前提下,研究以捐贈方式處理銷資料,開展社區共享圖書試驗劃,以回饋社區。 建議 f)香港公共圖書館現正收集上市公司刊物印刷本的相關借閱資料,有關數據分析及建議將於二零一八年年底提交香港公共圖書館轄下的館藏發展會議,以檢討該些刊物的處理方法。 建議 h)康文署已聘請顧問公司為引入新一代圖書館資訊系統進行可行性研究,當中包括強化數據管理及利用智能分析工具以更有效支援館藏管理和發展。康文署會按既定機制及程序申請額外資源,以推展劃。