背景

1058. 醫院管理局(醫管局)的一貫政策,是在治理病人過程中保存病歷,並因應病人的要求適時提供有關資料。醫管局主要經兩個途徑提供病歷資料: (a) 公私營醫療合作-醫療病歷互聯試驗計劃(病歷互聯計劃):根據這項計劃,已登記的私家醫生如得到病人同意,可經醫管局提供的電子平台取得有關病人的電子病歷資料。該局處理病人的登記申請預計需時兩星期;以及(b) 查閱資料要求(病歷副本計劃):根據這項計劃,醫管局會因應病人的要求或在他同意的情況下向病人或第三者提供其病歷資料的硬複本,但必須按照《個人資料(私)條例》的規定。該條例及相關條文訂明,醫管局必須在四十天內處理有關要求。然而,病歷副本計劃下的申請文件並沒有提及這項規定,亦沒有說明預計的處理時間。

1059. 在一宗投訴個案中,病人甲先生於二零一一年提出病歷互聯計劃的登記申請,以便其主診私家醫生在為他進行一項外科手術前,能取得他的電子病歷。但是,醫管局在他提出申請後逾七十天,才提供病歷資料。該宗個案促使申訴專員公署(公署)展開主動調查,審研有關問題的嚴重程度,以及找出可改善之處。

申訴專員的觀察

1060. 醫管局為每名病人在其電腦記錄系統開立戶口檔案,保存病歷,系統以病人的身份證明文件號碼作識別。病人到醫管局轄下各醫院 診所求診或入院時,診症記錄均會保存在其戶口檔案內並獲配編號(診症編號)。由於診症編號在編配後即聯繫到有關病人,因此一般而言都不應轉配予其他病人。

1061. 然而,診症編號在某些情況下,仍然可能或有需要由一名病人轉配給另一名病人。這些情況包括: (a) 醫院錯誤地把某病人的診症編號重複編配給另一名病人; (b) 病人在不同時間到醫管局轄下的醫院求診時,使用了不同的身份證明文件登記:例如,某次求診時使用單程證,而另一次則使用香港身份證;以及(c) 病人到急症室求診時誤用了他人(通常是親屬)的香港身份證。

1062. 醫管局的系統如發現有診症編號從某病人的戶口檔案轉移到另一名病人的戶口檔案,會自動在「匯出」及「匯入」的兩個戶口都顯示「黃旗」,表示病歷可能有錯,須特別小心處理。 「黃旗」亦會阻截有關的病歷資料通過病歷互聯計劃發放。然而,直至二零零六年十月為止,「黃旗」並沒有聯繫到任何可啟動糾正行動的機制。

1063. 甲先生的個案涉及的病歷互聯計劃申請處理需時甚長,原因與以下的事件經過有關: (a) 二零零六年六月,甲先生沒有如期到醫管局轄下的甲醫院覆診。甲醫院違反了醫管局的指引,把他的診症編號轉配給另一名病人,他的檔案因此出現「黃旗」; (b) 二零一一年四月(即五年後),甲先生提出病歷互聯計劃申請,但由於其戶口顯示有「黃旗」,結果病歷資料未能發放;以及(c) 醫管局此時才採取行動,核實他的病歷資料。最後,該局於二零一一年七月完成核實資料的工作及批准甲先生的申請,處理時間較預期的兩星期多了五星期。

1064. 公署的調查發現,醫管局在管理及提供病歷方面有以下四項不足之處。 (一 沒有適時核實可能有錯的病歷

1065. 於甲先生的個案,醫管局在二零零六至二零一一年這五年期間沒有採取行動,核實可能有錯的病歷,是因為「黃旗」機制在二零零六年年初設立時,由於系統上的漏洞,「黃旗」的出現沒有連結任何機制以啟動核實和糾正工作。醫管局在二零零六年十月提升了系統,堵塞上述漏洞:當「黃旗」出現時,系統即會啟動核實和糾正工作。然而,正如甲先生的個案顯示,醫管局沒有主動跟進在二零零六年十月前已出現「黃旗」的病歷,亦沒有就核實和糾正工作訂立任何時限。

1066. 公署進行調查期間,醫管局同時採取了以下措施,以進一步改善系統: (a) 二零一三年一月,醫管局就取消「黃旗」的程序訂立時限;以及(b) 二零一三年三月,醫管局進一步成立工作小組,專責協調和監察取消「黃旗」的工作。

1067. 自二零零六年開始實施「黃旗」機制以來,共有超過二萬宗個案出現「黃旗」。工作小組成立後,醫管局在清理這些個案方面取得進展。截至二零一三年十月,該局尚有 233宗未核實或未取消的「黃旗」個案,當中有 122宗大致上已經核實並準備取消「黃旗」,另有 11宗則尚須進一步核實。

1068. 公署促請醫管局繼續加強這方面的工作。公署認為,假如個案較為複雜,並預計需時頗長才能完成核實,該局不妨考慮採取一些可行的權宜措施,例如應病人的要求提供病歷,但以適當的備說明尚未確定之處。 (二 「醫生互相通報資料」的安排宣傳不足

1069. 公署在調查期間發現,醫管局就提供病歷所需的處理時間訂立的部分服務目標,未必能夠照顧到有急切需要的病人,例如在接受手術前急需徵詢另一名醫生的專業意見的情況。公署特別關注到該局以下兩項服務目標: (a) 病歷副本計劃申請的處理時間:四十天;以及(b) 審批涉及多名病人的「黃旗」個案(會影響病歷互聯計劃申請的處理):六星期。

1070. 當公署向醫管局表達關注時,該局表示,在有急切需要時,病人的私家醫生應直接聯絡其醫管局醫生,索取病歷資料。 這種溝通方式稱為「醫生互相通資料」。醫管局表示,該局的醫生在接到這類索取資料要求時,會視乎個案的情況以專業態度盡快處理。

1071. 公署明白,醫管局的立場是「醫生互相通資料」的安排能夠幫助有急切需要的病人,但公署留意到病人和市民都未必充分知悉有這項安排。公署建議醫管局加強宣傳,例如在該局網頁,以及病歷互聯計劃和病歷副本計劃的申請表上,宣傳「醫生互相通資料」的安排。 (三 與索取病歷的病人溝通不足

1072. 公署的調查發現,醫管局與索取病歷的病人溝通不足。這點可見於下列情況: (a) 在甲先生的個案中,病人苦苦等候醫管局批核其病歷互聯計劃申請期間,該局儘管收到病人及其兒子再三要求,仍沒有向病人提供任何實質的資料,甚至沒有回應其兒子的信件;以及(b) 醫管局並不會告知病歷副本計劃的申請人該局處理申請所需的時間,或法例規定該局須在四十天內完成批核病歷副本計劃申請。

1073. 公署建議醫管局在處理索取病歷的申請時須更加為病人設想,包括清楚告知病人預計處理時間,並向有急切需要的病人提供取得有關資料的其他途徑。 (四 醫管局總部與該局轄下各醫院欠缺有效溝通

1074. 公署的調查發現,醫管局總部與該局轄下各醫院的內部溝通有不足之處。有關情況如下: (a) 在甲先生的個案中,儘管醫管局總部已於一九九五年發出不可重複轉配診症編號的指引,但直至二零零七 零八年,甲醫院仍然把診症編號重複轉配給不同病人,以致病歷出現混亂的情況;以及(b) 公署研究的其他個案則顯示,儘管醫管局總部已於二零零六年訂立核實資料的程序,但直至二零一二年,當總部要求其轄下各醫院查核與病歷互聯計劃申請有關的數據資料時,不少醫院仍未清楚須怎麼辦。醫管局直至二零一二年五月才採取措施,糾正這方面的問題。

1075. 上述各項問題的出現,反映個別醫院未必完全遵從醫管局總部發出的指引,去理解總部訂立的程序,或符合設定的時限。 公署建議該局應考慮檢討其內部溝通網絡 渠道,以加強醫管局總部與個別醫院之間的聯繫。

1076. 申訴專員建議醫管局應該: (a) 繼續加快及監察「黃旗標籤」檔案的清理和核實病歷的工作; (b) 加強宣傳「醫生互相通資料」作為病人急切需要索取資料時的途徑; (c) 在處理索取病歷申請時須更加為病人設想,包括清楚告知病人預計處理時間、急切需要索取資料時的其他途徑、以及處理一旦遲延的原因;以及(d) 考慮檢討醫管局內部溝通網絡 渠道,以加強醫管局總部與醫院之間的聯繫。

當局的回應

1077. 醫管局接納申訴專員的建議,並已採取下述的措施。 建議 a)

1078. 為加快病人記錄的核查和確保「黃旗標籤」檔案可獲適時清理,醫管局於總辦事處設立了相關的資料庫,以監察各醫院就清除「黃旗標籤」檔案的進度。醫管局「良好病歷管理手冊」內的相關部分亦已更新,提示及促進醫院前線人員對「檔號轉配記錄」處理的遵循及「黃旗標籤」檔案的管理。 建議 b)

1079. 醫管局已經在病歷互聯計劃申請表之注意事項、資料查閱表格,以及病歷互聯計劃的宣傳資料和網站,附加「醫生互相通資料」為補充條款。各病歷互聯計劃登記中心的前線員工,及參與此計劃的醫護人員亦已知悉有關措施。 建議 c)

1080. 醫管局已提醒病歷互聯計劃登記中心的前線員工,須提示申請人 病人處理索取病歷申請或會遲延,及急切需要索取資料時的其他途徑。 建議 d)

1081. 醫管局總辦事處已成立專責團隊與醫院溝通,以監察清理「黃旗標籤」檔案的成效和進度,並在有需要時提供適時的支援。