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183. 就許可證A,投訴人投訴康文署就許可證A的招標程序混亂,包括康文署職員曾於招標進行期間致電建議他們提高許可證月費的入標金額以作競投(投訴點(a));以及在致電通知他們許可證A的招標已流標後,而他們已還原相關小食亭的營業處所準備交還給康文署時,向他們發信表示已接納其早前於二零二四年二月提出的要約申請(投訴點(b)。

申訴專員的觀察

184. 康文署已交代就許可證A兩次進行招標的經過。在處理第二次招標時,康文署是考慮到標價未符估值、許可證A已有一次流標,以及差餉物業估價署(差估署)的建議,決定按相關報價條款嘗試與投訴人商議,查詢其是否願意調高許可證A月費以再作評估,公署認為其做法並無不妥。至於康文署在投訴人數度口頭拒絕接納新合約的情況下仍然向投訴人發出通知書,乃是基於一直沒有收到投訴人取消報價或撤回投標的書面通知,因而繼續按相關報價條款及程序向投訴人發出通知書,以及請投訴人以書面正式表明他們拒絕接納有關要約,公署認為做法符合相關程序。

185. 康文署在二零二四年三月至五月中旬期間一直與差估署就許可證A月費的金額進行磋商,康文署一名職員(職員X)卻於二零二四年四月十九日聯絡其中一名投訴人,告知其投標不成功,並要求投訴人清理相關食肆處所範圍內的物品。無論職員X當時有否使用「流標」這字詞,他確認有向投訴人表示其投標不成功,對投訴人而言,這等同其投標過程已告一段落;職員X更於五月十七日上午與投訴人及建築署一同視察公園甲小食亭,當面要求投訴人跟進該處所的清拆安排,按一般理解,這表示投訴人已經篤定無法在許可證A的合約屆滿期後繼續經營。然而,職員X竟於同日下午向投訴人查詢會否考慮接納康文署的新合約,難免令投訴人產生康文署在處理許可證A招標事宜上程序混亂、做法及決定前後不一致的觀感。

186. 經審研相關資料和記錄後,公署認為,問題主要源於事件中,職員X與部門內部負責聯絡差估署的同事溝通不足,以致未能掌握部門處理涉事投標報價的最新情況。職員X代表康文署在告知投訴人其投標不成功、指示他們清理食肆處所後,旋即再向他們表示接納其投標價,令投訴人無所適從,其處理手法有欠理想。另一方面,康文署與投訴人就許可證A的月費及新合約的執行進行商議時因說明不足亦引起誤會。正如康文署承認,職員X若能就與投訴人關於許可證A的報價進行的商議作合適的書面記錄和確認,以及在過程中向投訴人說明引用有關條款的理據,應當可避免誤會。此外,雖然康文署表示是根據政府的《物料供應及採購規例》(《規例》)制定部門招標程序指引,並已提示職員按《規例》的程序處理有關「商議」的工作,但就本案而言,職員X卻似乎未能清楚掌握《規例》的相關規定和程序。

187. 基於以上所述,申訴專員認為這宗投訴部分成立,建議康文署 —(a) 從本個案汲取經驗,加強對相關職員的培訓; (b) 加強部門職員內部溝通,確保所有負責同一招標項目的職員(包括與投標者溝通的職員)均適時知悉招標的最新進展; (c) 考慮採取措施,提示職員日後就招標事宜進行商議時應有的程序及需注意的事項(包括以書面方式作出確認); (d) 考慮採取措施,讓投標者知悉招標文件中有關「商議」的條款及部門執行相關條款的方式;以及(e) 將這個個案與相關職員(尤其負責處理許可證及招標事宜的職員)分享,避免日後發生同類的情況。

當局的回應

188. 康文署接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動。 建議(a)及(b)

189. 康文署轄下相關辦事處已於二零二五年二月二十五日舉行簡報會,向所有需要處理招標事宜的職員分享此個案,並提醒職員進行招標時應遵守的程序及指引,包括政府採購的招標程序等,以及進行商議時須注意的事項及程序等,以避免再出現同類事件。此外,康文署亦加強合約管理訓練課程的內容,以提升職員對採購合約程序的認識,確保嚴謹按相關程序處理採購事宜。 建議(c)及(e)

190. 康文署已於二零二五年三月七日透過電郵向所有需要處理收入合約招標事宜的分區/組別分享此個案及申訴專員的各項建議,並提醒他們日後就招標事宜進行商議時需按照部門指引,應事先獲得批准後方可進行,以及書面記錄所有商議內容。同時,康文署亦已更新部門的相關採購指引的商議規定,包括上述有關批准及書面記錄的規定。 建議(d)

191. 康文署已於二零二五年三月七日透過電郵提醒所有相關職員需於日後報價/招標簡報會向投標者介紹標書內有關「商議」的條款及其執行安排。