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194. 就許可證B,投訴人指稱康文署未有按既定程序於其有效期屆滿(即二零二四年七月三十一日)前四至六個月進行招標(投訴點(a)),且未有妥善安排和規劃涉及有關營業處所的維修工程,以致延誤開展許可證B的公開招標程序(投訴點(b))。

申訴專員的觀察

195. 康文署已解釋就許可證B新合約進行招標的經過,以及交代為何未有在舊合約完結前四至六個月進行招標。公署理解,投訴人當時作為許可證B的持證人,固然希望康文署能盡快就新合約進行招標,務求早日確定能否在泳池乙延續其食肆業務。然而,正如康文署所述,泳池乙食肆處所需要進行較大型的維修工程,以致新合約未能緊接舊合約屆滿時開展。康文署亦指出,鑑於市場狀況轉變迅速,若過早進行招標,或可能對潛在投標者的競投決定帶來影響。公署認為康文署的解說合理。

196. 事實上,當康文署確定許可證B的新合約能於二零二五年二月開展後,已於二零二四年七月就新合約進行招標工作,其時限亦符合上述部門指引。其間,康文署亦有嘗試向投訴人提供協助。公署認為,康文署已按實際情況處理許可證B的招標工作,當中不涉延誤。

197. 至於泳池乙食肆處所的維修和安裝太陽能發電系統的工程,康文署亦已交代其需要和說明其規劃詳情。康文署早於二零二三年四月及十一月已就泳池乙食肆處所進行維修及安裝太陽能發電系統的事宜與相關工程部門商討。雖然康文署表示曾於二零二三年十二月至二零二四年五月期間以口頭方式通知投訴人上述事宜,但公署認為,康文署在敲定相關維修工程的細節後,宜盡快以書面正式通知投訴人有關事宜,讓投訴人能清楚掌握和了解康文署的決定,以便為其業務進行相應的後續安排。

198. 此外,為了讓潛在投標者或現有許可證持證人更清晰了解康文署就許可證新合約進行招標的程序和時限,公署建議康文署可考慮向潛在投標者及持證人提供有關招標時序的資訊,以免他們出現誤解或錯誤期望。

199. 基於以上所述,申訴專員認為這宗投訴不成立;但康文署在向投訴人發放有關其食肆處所維修工程和招標時序的資訊上,有可改進的空間。

200. 申訴專員建議康文署 —(a) 從本個案汲取經驗,並將個案分享給相關職員(尤其負責處理招標事宜的職員),以完善部門日後處理同類個案的工作; (b) 加強對相關職員的培訓; (c) 考慮日後若需就其轄下食肆處所進行較大型的維修工程,以致相關處所未能用作經營食肆業務的情況,盡快明確地通知現有持證人相關安排;以及(d) 考慮採取措施,提示投標者留意有關招標時序的最新資訊,免生誤會。

當局的回應

201. 康文署接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動。 建議(a)及(b)

202. 康文署轄下相關辦事處已於二零二五年二月二十五日舉行簡報會,向所有需要處理招標事宜的職員分享此個案,並提醒職員進行招標時應遵守的程序及指引,包括政府採購的招標程序等,以及進行商議時須注意的事項及程序等,以避免再出現同類事件。此外,康文署亦加強合約管理訓練課程的內容,以提升職員對採購合約程序的認識,確保嚴謹按相關程序處理採購事宜。 建議第(c)及(d)

203. 康文署已提醒各場地人員,在處理設施維修項目時需要同時評估對合約服務所帶來的潛在影響。若其管轄的處所需要進行較大型的維修工程,場地人員必須盡早通知有關持份者,包括場內的食肆經營者,讓他們為其業務盡早作出適當的安排。

204. 此外,康文署已提醒職員應於報價/招標簡報會上提示投標者留意招標文件中有關投標的時序,例如截止投標日期、標書有效期及合約開始日期等資料。

205. 康文署亦已更新部門網頁內的「主要採購預覽」版面,提示投標者應不時留意康文署網頁或向負責分區/組別查詢有關招標的最新資訊,並提醒投標者康文署並無承諾新合約的招標程序會於現有合約完結前展開,以避免不必要的誤會。