背景

331. 投訴人向職業訓練局(職訓局)索取某建築設計比賽的資料文件(涉事資料)。職訓局回覆投訴人表示,該局已沒有備存涉事資料。

332. 由於某政府部門(部門甲)的一份報告書中曾提及涉事資料的內容,投訴人遂向部門甲索取涉事資料。部門甲回覆投訴人指涉事資料屬第三者資料,由職訓局管理。部門甲徵詢職訓局意見,獲回覆指涉事資料內容屬職訓局內部討論資料,職訓局引述該局《公開資料守則》(《職訓局守則》)第27.5段,指有關資料如被披露或會影響日後處理同類規劃項目的內部坦率討論,故不同意部門甲向投訴人披露涉事資料。

333. 投訴人認為涉事資料主要對象為涉事比賽的參加者,並非《職訓局守則》第27.5段所述的類別,而職訓局亦沒有解釋披露資料如何妨礙日後同類項目的坦誠討論。投訴人指職訓局拒絕披露涉事資料的理據不充分。

申訴專員的觀察

334. 職訓局已解釋學院檔案沒有備存涉事資料的原因。該局當日處理投訴人的索取資料要求及相關覆檢要求時,已向投訴人說明沒有備存涉事資料。基於《職訓局守則》第16段訂明,該守則不會強制職訓局提供不管有的資料,申訴專員公署(公署)認為,職訓局按當日所知的實際情況回覆投訴人沒有備存涉事資料,因而無法提供,並不涉行政失當或違反《職訓局守則》。

335. 然而,公署認為,職訓局以《職訓局守則》第27.5段作為拒絕披露部門甲所持有的涉事資料的其中數頁內容時,未能具體並合理地交代披露該些在比賽階段已曾公開的資料會如何影響日後同類的規劃項目的內部坦率討論。至於該數頁文件上的手寫備註既然是由部門甲加上的,職訓局實可考慮跟部門甲商討可否披露,甚或可考慮在披露資料前於文件副本中塗掉。

336. 公署認為,職訓局當日援引《職訓局守則》第27.5段拒絕向投訴人披露涉事資料時,沒有向投訴人提供充份的理據。因此,申訴專員認為投訴人對職訓局的投訴成立。

337. 儘管如此,公署留意到,職訓局在處理本案時盡力尋找涉事資料。公署欣悉,該局最終從學院檔案以外的途徑取得涉事資料,並提供給投訴人。

338. 公署建議職訓局加強職員培訓,以提高他們對《職訓局守則》中規定的認識。

當局的回應

339. 職訓局接納公署的建議,並已加強職員培訓,包括推行以下恆常化措施 —(a) 《局方守則》簡介會i. 每季度為員工舉辦簡介會,講解《局方守則》的條文及要點,說明依照《局方守則》處理資料索取請求的既定程序,並提供應用指引,強調需基於合理依據處理資料索取要求的原則。 (b) 案例/經驗分享i. 每季度舉行分享會,結合過往案例與公署建議,並參照政府及其他機構的現行《公開資料守則》處理機制及應用指引,與員工探討處理資料索取要求的良好做法及常見挑戰,以持續改進。 (c) 個別支援與反饋機制i. 持續為員工提供個別輔導,深化對《局方守則》的理解與執行;以及ii. 持續收集員工反饋,交流執行條文的心得與改進建議。