背景

225. 二零二四年三月七日,投訴人向申訴專員公署(公署)投訴選舉事務處(選舉處)。

226. 根據投訴人提供的資料,二零二三年十一月二十七日,投訴人分別經傳媒查詢以及援引《公開資料守則》(《守則》),向政制及內地事務局發送兩封電郵,索取以下資料 —(a) 二零二零至二零二三年按年的合資格選民的估算人數(資料(a));以及(b) 二零二零至二零二三年按年齡組別劃分的合資格選民的估算人數(資料(b))。

227. 其後,政制及內地事務局轉介投訴人的傳媒查詢至選舉處跟進。該處於二零二三年十一月三十日回覆投訴人,解釋下述情況 —(a) 二零二零至二零二三年每年的估算整體選民登記率; (b) 選民登記率只是一個估算數字,主要作內部參考,並非精確的統計資料。選舉處在估算有關數據時,參考了其他同樣以估算為基礎的資料,如政府統計處公布的香港18歲或以上人口的估算數字;以及(c) 近年人口流動性增加,該處正檢視有關變化對估算的影響,加上現行的估算方式已沿用超過25年,不少情況已有改變。 因此,該處認為需全面檢討及優化選民登記率的估算方法,從而更準確地進行相關估算。鑑於該處正在檢視估算方式,現時不適宜提供估算登記率進一步的細項分類估算,包括年齡分項。

228. 二零二四年一月五日,投訴人要求選舉處作出覆檢。投訴人指出,經翻查資料後發現政制及內地事務局過去均有提供每年合資格選民的估算人數,例如曾於立法會財務委員會審核二零二一至二二年度開支預算時,公開按年齡組別劃分的合資格選民的估算人數。此外,投訴人認為,選舉處已向其提供估算整體選民登記率,理論上該處亦有備存按年齡劃分的合資格選民的估算人數。就此,投訴人要求選舉處交代未能提供曾經被公開的資料的原因,以及解釋有關資料是否屬《守則》中「可拒絕披露的資料」和以往未被列作「可拒絕披露的資料」的原因。

229. 二零二四年一月十二日及二十五日,選舉處給投訴人簡覆。 二月六日,投訴人發電郵給選舉處查詢覆檢進度,要求該處盡快回覆及解釋延遲回覆的原因。二月十六日,選舉處經覆檢後回覆投訴人,重申上述立場,維持原來不向其發放相關資料的決定。

230. 因此,投訴人投訴選舉處 —(a) 拒絕向其提供已備存且曾公開的資料(投訴點(a)); (b) 無理以檢視估算方法為由拒絕提供資料,亦未有解釋為何能夠公布整體選民登記率而不可提供細項分類估算的原因(投訴點(b));以及(c) 未有按《守則》訂明的時限回覆其覆檢要求及未有交代延遲回覆的原因(投訴點(c))。

申訴專員的觀察

關於資料(a)、資料(b)、投訴點(a)和投訴點(b)

231. 選舉處已解釋未能向投訴人提供資料(a)及資料(b)的原因。考慮到選舉處仍在檢視選民登記率的估算方法,而估算方式及數據可能於檢視完成後有所調整,公署接納該處以《守則》第2.13(a)段(如披露與不完整或未完成的分析、研究或統計有關的資料,可能會令人產生誤解)為由拒絕提供資料。至於在回覆投訴人方面,公署認為,選舉處當初若能進一步向投訴人解釋該處能夠公布整體選民登記率而不可提供細項分類估算的原因,應該更理想。 關於投訴點(c)

232. 根據投訴人提供的資料,選舉處在接獲投訴人二零二四年一月五日的覆檢要求後的第七天(一月十二日)及第二十天(一月二十五日)發出簡覆,並於第四十二天(二月十六日)具體回覆。《守則》及《守則》的「詮釋和應用指引」(「指引」)訂明在特殊情況下,容許延至超過二十一天後才作出回應。

233. 就投訴點(c),鑑於選舉處表示沒有回應,公署認為,沒有證據顯示該處在處理投訴人的覆檢要求時,遇到特殊情況以致有合理理由延至超過二十一天後才作出回應。

234. 另一方面,公署留意到,選舉處在發出簡覆時,沒有按《守則》第1.18段的規定,向投訴人解釋需延遲回應其覆檢要求的原因。即使投訴人在二零二四年二月六日致選舉處的催辦電郵中要求該處交代延遲回覆的原因,該處仍沒有作出回應。公署藉此促請選舉處日後處理市民的覆檢要求時,須按照《守則》列明的時限回覆,以及如因特殊情況需延長回應時限,應向申請人解釋有關情況。

235. 公署留意到,選舉處拒絕向投訴人提供資料時,並沒有按照「指引」第2.1.2段的規定,援引《守則》第2部的相關段落作為拒絕的理由。即使投訴人提出覆檢申請時已要求選舉處解釋有關資料是否屬《守則》中「可拒絕披露的資料」,該處仍沒有作出回應。無論如何,選舉處已因應公署的調查,解釋是援引《守則》第2.13(a)段作為拒絕提供資料的理由,並詳加說明有關理據,亦不失為亡羊補牢之舉。公署促請該處提醒職員,須按照《守則》及「指引」的規定處理市民的索取資料申請。

結論

236. 申訴專員認為,選舉處拒絕提供投訴人所要求的資料,並非無理,但沒有證據顯示該處在處理投訴人的覆檢要求時,遇到特殊情況以致有合理理由延長回應時限,該處亦未有按《守則》的規定向投訴人解釋需延長回應時限的原因。因此,這宗投訴不成立,但部門另有缺失。

237. 申訴專員建議選舉處 —(a) 加強職員培訓,確保日後在處理市民索取資料及覆檢的申請時,嚴格按照《守則》及「指引」的規定行事,包括需就延長回應時限向申請人交代原因,以及如拒絕提供資料,應引述《守則》第2部的相關條文作為拒絕的理由並具體說明理據;以及(b) 在完成檢視選民登記率的估算方法後,按《守則》重新處理投訴人索取這宗投訴所涉的數據的要求。

當局的回應

238. 選舉處接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動。 建議(a)

239. 選舉處已按申訴專員建議,加強職員培訓,確保職員在處理巿民索取資料的申請時,嚴格按照《守則》及「指引」的規定行事。 建議(b)

240. 有關選民登記率的檢視工作仍在進行中。待檢視工作完成後,選舉處會按《守則》重新處理投訴人索取這宗投訴所涉的分項數據的要求。