背景

206. 二零二三年十二月四日及十一日,投訴人向申訴專員公署(公署)投訴選舉事務處(選舉處)。

207. 二零二三年七月二十七日,投訴人透過電郵向選舉處索取以下資料 —(a) 由二零一五年起,每年地方選區按年齡組別劃分的選民登記率和總選民登記率(資料(a));以及(b) 由二零一五年起,每年地方選區按年齡組別劃分的主動申請撤銷選民登記的人數(資料(b))。

208. 二零二三年八月四日,選舉處回覆投訴人,提供二零一八至二零二二年每年的估算總選民登記率和申請撤銷選民登記的總人數,並表示該處沒有按年齡組別作進一步的分項統計及估算。

209. 二零二三年八月六日,投訴人進一步向選舉處指出,該處曾於立法會財務委員會(財委會)回覆議員查詢時提供某些年份地方選區按年齡組別劃分的選民登記率。投訴人同時援引《公開資料守則》(《守則》),再次要求選舉處提供上述資料。

210. 二零二三年九月二十五日,選舉處回覆投訴人,內容包括 —(a) 該處就財委會審核二零二一至二二年度開支預算的書面答覆(立法會文件)的鏈結,當中包含二零一五、二零一六及二零一九年的地方選區按年齡組別劃分的估算選民登記率及估算總選民登記率; (b) 上述立法會文件中未有涵蓋的其他年份(即二零一七、二零一八及二零二零至二零二三年)的估算總選民登記率; (c) 向投訴人解釋,選民登記率只是一個估算數字,主要作內部參考,並非精確的統計資料; (d) 就未能提供二零一七、二零一八及二零二零至二零二三年按年齡組別劃分的估算選民登記率作進一步解釋,指出該處正檢視有關選民登記率的估算方法,而有關檢視工作完成後,估算方式及登記率或會有調整,故該處當時未能提供相關分項數字;以及(e) 二零一五至二零二三年每年地方選區申請撤銷選民登記的總人數,並解釋該處沒有按年齡組別劃分的分項數字,因此未能向投訴人提供相關資料。

211. 二零二三年九月二十六日,投訴人再透過電郵要求選舉處提供上述選民登記率的分項數據。十月二十五日,選舉處回覆投訴人,重申上文所述的立場,並進一步解釋近年人口流動性增加,該處正檢視有關變化對估算基礎的影響,並研究優化選民登記率的估算方法,從而作出更準確的估算。鑑於檢視工作仍在進行中,該處認為當時不適宜提供相關分項數字。

212. 就以上所述,投訴人投訴選舉處 —(a) 拒絕提供資料的理由前後不一。投訴人不滿選舉處早前以沒有備存按年齡組別的分項統計及估算為由,拒絕提供相關資料,其後又指由於正檢視選民登記率的估算方法而未能提供資料(投訴點(a));以及(b) 無理以檢視估算方法為由拒絕提供資料,因兩者並不矛盾(投訴點(b))。

申訴專員的觀察

關於資料(a)和投訴點(b)

213. 選舉處已解釋未能向投訴人提供部分年份按年齡組別劃分的估算選民登記率的原因。考慮到選舉處仍在檢視選民登記率的估算方法,而估算方法及估算選民登記率可能於檢視完成後有所調整,公署接納該處以《守則》第2.13(a)段(如披露與不完整或未完成的分析、研究或統計有關的資料,可能會令人產生誤解)為由拒絕提供資料。 關於資料(b)

214. 選舉處重申,過往並無編製按年齡組別劃分的選民自行申請撤銷登記的人數。應公署的調查,該處解釋,電腦資料庫並無自行撤銷選民登記的申請最終是否獲接納的記錄,因此無法從系統內的記錄,編製獲接納的自行申請撤銷登記人數的統計資料。

215. 公署認為,選舉處沒有向投訴人提供按年齡組別劃分的分項數字,符合《守則》第1.14段的要求(即不會強制部門編製從來沒有存在的記錄),而《守則》「詮釋和應用指引」(「指引」)中第

1.14.2段的規定並不適用。 關於投訴點(a)

216. 就投訴人認為選舉處拒絕提供資料的理由前後不一的指稱,選舉處已解釋該處兩次回覆投訴人時所考慮的因素。雖然如此,在檢視個案後,選舉處認為該處在第一次回覆投訴人時有可改善之處,並就此表示日後會多加注意。

217. 事後看來,公署認為,選舉處若能在第一次回覆投訴人時更詳細述明有關情況,確可避免誤會。公署欣悉,選舉處已在覆檢此案時汲取經驗。公署藉此敦促選舉處日後回覆市民時多加留意用字,務求更詳盡地作出解說,免生誤會。

218. 公署留意到,選舉處拒絕向投訴人提供部分所要求的資料時,並沒有按照「指引」第2.1.2段的規定,援引《守則》第2部的相關段落作為拒絕的理由。選舉處已應公署的調查,解釋是援引《守則》第2.13(a)段作為拒絕提供資料的理由,並詳加說明有關理據。 公署促請該處提醒職員,須按照《守則》及「指引」的規定處理市民的索取資料申請。

219. 另外,就投訴人索取由二零一五年起的資料的要求,公署留意到,選舉處在首次回覆時,只提供二零一八至二零二二年的數據,並未有提供二零一五至二零一七年的資料,亦沒有解釋原因。及至投訴人追問,該處在第二次回覆時才補充有關資料。就此,公署認為選舉處若能在首次回覆時便按投訴人的要求提供全部資料,當更理想。

220. 申訴專員認為,選舉處拒絕提供投訴人所要求的部分資料,並非無理,但該處在回覆方面有不足之處。因此,這宗投訴不成立,但部門另有缺失。

221. 申訴專員建議選舉處 —(a) 加強職員培訓,確保日後在處理市民索取資料的申請時,提供清晰的回覆,並嚴格按照《守則》及「指引」的規定行事,包括如拒絕提供資料,應引述《守則》第2部的相關條文作為拒絕的理由並具體說明理據;以及(b) 在完成檢視選民登記率的估算方法後,按《守則》重新處理投訴人索取這宗投訴所涉的分項數據的要求。

當局的回應

222. 選舉處接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動。 建議(a)

223. 選舉事務處已按申訴專員建議,加強職員培訓,確保職員在處理巿民索取資料的申請時,嚴格按照《公開資料守則》(《守則》)及「指引」的規定行事。 建議(b)

224. 有關選民登記率的檢視工作仍在進行中。待檢視工作完成後,選舉事務處會按《守則》重新處理投訴人索取這宗投訴所涉的分項數據的要求。