背景

投訴人指職業訓練局(職訓局)在處理其有關某段影片的索取資料要求時,有違反職訓局的《公開資料守則》(《局方守則》)之嫌,包括 —(a) 絕提供事涉影片的理由並非《局方守則》內可豁免提供資料的理由; (b) 事涉影片非屬第三方資料; (c) 沒有援引《局方守則》列明的原因作為拒絕的依據,亦沒有告知投訴人可就事情要求覆檢;以及(d) 在三次的覆函中沒有提供回覆者的姓名及職級,令投訴人無從得知覆檢是否由職級較高的職員處理,亦沒有告知投訴人可向申訴專員公署(公署)提出投訴。

510. 另外,投訴人質疑職訓局回覆指其受版權所限拒絕提供事涉影片的說法。

申訴專員的觀察

511. 公署認為,職訓局在拒絕向投訴人提供事涉影片時提出的理由,並非《局方守則》中所涵蓋可拒絕披露資料的理由。另外,職訓局的解釋亦反映該局在運用《局方守則》時有以下不足之處 —(a) 職訓局稱該局並沒有獲事涉影片中相關曲目的作者授權。公署認為,若相關理由涉及版權事宜,職訓局可引用《局方守則》第27.3(b)段作為拒絕提供事涉影片的原因,惟該局未有作此提述; (b) 事涉同意書反映簽署人是基於職訓局會將資料保密才同意提供相關影片,若提供事涉影片會違反同意書上的理解而抵觸法律上的義務,職訓局可引用《局方守則》第27.3(b)段作為拒絕提供事涉影片的原因,惟該局並未有作此提述;以及(c) 根據《局方守則》,職訓局在考慮是否拒絕披露由第三者提供的資料時,應先按第26段進行「公眾利益測試」,若進行測試後認為應予以披露,才根據第19段的程序處理。惟職訓局單單以實際困難作為不向相關第三者取得同意,則未必符合《局方守則》。公署促請職訓局留意,他日若有資料因具凌駕性的公眾利益而需披露,該局亦應按《局方守則》第19段處理。

512. 不過,公署認為,職訓局拒絕向投訴人提供事涉影片的決定並無違反《局方守則》。事涉影片本質上就是由第三者(即參與者)提供的資料所組成,而參與者所簽署的同意書並沒有包括同意向投訴人提供該影片,職訓局亦有責任保障參與者的私隱。公署看不到有凌駕性的公眾利益促使職訓局需就事涉影片的披露額外尋求參與者的同意,因此,公署認為,職訓局在公署介入後以《局方守則》第27.9段維持拒絕提供事涉影片的決定,並無違反該守則。

513. 另外,《局方守則》並沒有指定覆檢要求的程序及在覆函中提述可向公署提出投訴的渠道,因此,職訓局沒有在覆函中作相關提述,並沒有違反《局方守則》。不過,公署認同,若職訓局在覆函中提供相關職員職級及公署聯絡資料,則有助增加透明度,該局可考慮相關意見。

514. 綜合而言,申訴專員認為這宗投訴部分成立,建議職訓局加強職員對《局方守則》的認識,以及在處理索取資料要求時更謹慎。

當局的回應

515. 職訓局接納申訴專員的建議,並已加強職員培訓,包括為職員定期舉辦簡介會及提供參考資料,加深他們對《局方守則》的認識,以及使他們在處理公眾索取資料要求時更謹慎,並將這些措施恆常化。詳情如下 —(a) 每季為相關員工舉辦簡介會,提醒及向員工講解處理根據《局方守則》索取資料要求的既定程序; (b) 與相關員工進行討論,闡述《局方守則》的關鍵要點及主要條文; (c) 定期舉行分享會,與相關員工討論過往根據《局方守則》處理資料索取要求的個案及例子; (d) 與員工分享根據《局方守則》處理資料索取要求的良好做法,並引用公署的建議作參考,以達致持續改進的目標; (e) 為相關員工提供個別輔導,以進一步協助員工理解及執行《局方守則》的相關條文;以及(f) 定期為相關員工舉行意見反饋討論會,分享他們對落實執行《局方守則》條文的心得、所遇到的挑戰及建議。