背景

306. 投訴人稱,投訴人與丈夫聯名購買的「租者置其屋」(租置)單位需要維修。二零二三年四月十六日,投訴人經市區重建局(市建局)網站申請「有需要人士維修自住物業津貼計劃」(津貼計劃)(「四月十六日申請」)。同日,該局電郵投訴人表示已收到其網上申請,並註明檔案編號。同月二十一日,投訴人的兒子到該局提交實體證明文件,並在文件註明上述檔案編號。其後,投訴人的兒子致電該局熱線查詢進度,接聽職員著投訴人的兒子等候個案職員回電。

307. 該局先後於四月二十八日及五月九日向投訴人發出兩封認收信,當中引述的申請編號分別為兩組不同的編號。五月二十二日,市建局職員甲致電投訴人的兒子,要求投訴人提交實體證明文件。投訴人的兒子表示已於四月二十一日到該局提交。五月二十三日,投訴人的兒子電郵該局查詢進度,以及查問為何出現多個申請編號。同日,職員甲致電投訴人的兒子,表示他是個案主任,以及重複開立兩個檔案不要緊。

308. 二零二三年五月二十九日,市建局發信要求投訴人於六月七日前提交入息及資產申報表及申請表的簽名頁,否則該局不會繼續跟進其申請。同月三十一日,市建局致函投訴人,表示因投訴人重複遞交申請,故會取消其於四月二十一日遞交的申請(「四月二十一日申請」)。六月二日,投訴人的兒子寄出投訴人和丈夫簽妥的文件。六月八日,投訴人的兒子致電職員甲查詢被取消的是哪個申請。職員甲表示只是取消了其中一個檔案,並承諾會在收到投訴人和丈夫簽妥的文件後通知投訴人的兒子。此外,職員甲指投訴人所委聘的維修承辦商的商業登記證的有效期將於二零二三年九月屆滿,投訴人可考慮先取消申請。六月九日,職員甲告知投訴人的兒子已收到上述文件,但須對申請人進行資產審產,以及需時約兩個月才完成批核。

309. 市建局職員於二零二三年六月二十日視察投訴人單位時發現有多處安全隱患,例如廚房牆磚爆裂、廚房近窗天花有混凝土剝落及廁所門框霉爛,建議投訴人「作出微調申請,增加維修項目及費用」。投訴人應該局建議增加維修工程項目,申請津貼的總數增至43,500元。然而,該局在同年七月十三日發出的「原則上批准通知書」(通知書)只批出9,400元津貼,且沒有解釋各項維修工程的津貼金額,做法不合理。

310. 市建局以投訴人未獲房屋署批准拆除單位的廚房與露台之間的一扇門為由,不批出涉及該位置的維修項目(涉事項目)的津貼申請。投訴人認為市建局無視投訴人的單位為租置單位,有關改動無須獲房屋署批准;此外,有關改動不涉主力牆,亦無須屋宇署審批,做法不合理。

311. 投訴人已向市建局申報完成維修項目,但該局及至二零二三年十月十八日仍未發放津貼或交代進展,有延誤之嫌。

312. 投訴人投訴市建局 —(a) 不當處理其津貼計劃申請(投訴點(a)),包括 —i. 錯誤開立兩個申請檔案; ii. 認收信只提供查詢熱線電話號碼; iii. 信函未寫職員甲的全名,顯得官僚; iv. 於二零二三年五月二十九日的信件要求在七個工作天內補交文件,否則取消申請,令人感到受威嚇; v. 沒有清楚解釋在二零二三年五月三十一日的信中,僅取消了「四月二十一日申請」,而非「四月十六日申請」,引致不安;以及vi. 職員甲於二零二三年六月八日電話中企圖勸說取消申請。 (b) 無理對申請人進行入息審查(投訴點(b)); (c) 建議增加維修項目,卻沒批出相應的津貼金額及解釋各項工程的津貼金額(投訴點(c))); (d) 以單位改動未獲房屋署批准為由拒絕批出津貼(投訴點(d));以及(e) 延誤發放津貼(投訴點(e))。

申訴專員的觀察

投訴點(a)

313. 就第(7)(a)(i)段,市建局已解釋在收到投訴人的實體申請表後視該申請(即「四月二十一日申請」)為新申請的原因。投訴人的確沒有按熱線職員指示只提交申請表的簽署頁及在文件上註明是補充文件,但投訴人的兒子已代投訴人在白紙上寫上系統檔案編號,顯示投訴人已提交網上申請。事後看來,若市建局職員有留意到該系統檔案編號,應可找到「四月十六日申請」的記錄,或先向投訴人澄清是否要提出新申請,以避免其後開立「四月二十一日申請」檔案後須取消該申請的行政工作。申訴專員公署(公署)認為,市建局職員的處理未盡完善,但沒有資料顯示「四月十六日申請」的進度因此受到影響。

314. 就第(7)(a)(ii)至(v)段,公署認為市建局的解釋並非不合理。 公署欣悉,市建局就第(7)(a)(iii)及(v)段所提及的問題已採取優化措施。

315. 就(7)(a)(vi)段及市建局的解釋,公署並不認為市建局職員就申請人的情況提出不同建議讓其考慮的做法不合理。但投訴人的兒子否認於六月一日的通電中曾向職員甲表示可能需要兩至三個月才能提交補充文件。在缺乏獨立佐證的情況下,公署未能掌握職員甲與投訴人的兒子的電談內容,以及後者是否旨在遊說投訴人取消申請。因此,公署不擬就此作進一步評論。

316. 基於上文的分析,投訴點(a)不成立,但市建局就跟進「四月二十一日申請」的過程另有不足之處。 投訴點(b)

317. 市建局已承認職員甲錯誤要求投訴人填寫入息及資產申報表。雖然投訴人的申請進度並無受到負面影響,但浪費了投訴人或協助投訴人填寫申報表的人士的時間。因此,投訴點(b)成立。 投訴點(c)

318. 就測量顧問在視察投訴人單位時提出的建議,投訴人的兒子與市建局的說法有異。在缺乏獨立佐證(例如錄音)的情況下,公署無法知悉實情,故不擬評論。就投訴人認為市建局批核的津貼金額不合理,該局根據專業視察及評核釐定津貼金額,屬該局的專業判斷。 公署經詳細審研該局提供的資料及解釋,沒有發現該局的評估過程違反其既定原則。由於沒有資料顯示該局的決定涉及不當程序或有違常理,公署不會介入其決定。

319. 經詳細考慮市建局的解釋及競爭事務委員會就披露資訊可能造成的後果的意見後,公署接納市建局不向申請人披露每項維修工程項目的津貼金額。

320. 基於上文的分析,投訴點(c)不成立。

321. 雖然這項投訴不成立,但公署關注,津貼計劃旨在為有需要人士提供財政支援為自住物業進行維修。需要資助的申請人,可能須因應津貼金額的多少而決定是否進行某項/些工程,特別是如津貼金額與報價差距較大的個案。公署明白市建局須考慮披露資訊對市場運作的影響以免出現反競爭行為,但根據該局的現行做法,申請人只可根據綜合津貼額作出考量,不會獲得額外的有用資訊,這或會影響其就篩選維修工程項目作出最佳的決定。 投訴點(d)

322. 公署認同,市建局在審批津貼計劃申請時,須確保獲批津貼的項目不涉及違反《建築物條例》(《條例》)的情況。然而,涉事項目所處位置的改動工程若屬指定豁免工程,或屬「小型工程監管制度」下的小型工程,便無須審查組書面批准。因此,即使投訴人單位內有間隔改動(即市建局指的與原有建築圖則不符)及未獲審查組書面批准,並不一定違反《條例》。公署原則上同意申請人有責任向市建局證明租置單位內的改動符合《條例》的規定。然而,市建局提供的「注意事項」及其修訂版本均未有表明不批准津貼是因有關間隔改動可能違反《條例》,而通知書僅表示不獲批津貼的原因是涉事項目所處位置與原圖則不符,並無表明有關改動有可能違反《條例》,情況並不理想。投訴人或未能從「注意事項」或通知書明白市建局不批出津貼的原因是有關改動未必符合規定,以致可能違反《條例》。

323. 更重要的是,若改動屬「小型工程監管制度」下的小型工程,投訴人或可提供承辦商向審查組呈交的相關文件記錄,以證明符合《條例》的規定。但若改動屬指定豁免工程,由於有關工程無須審查組書面批准,亦無須向審查組呈交任何文件,投訴人實無從提供由審查組發出或存檔的文件,以證明改動並無違反《條例》。公署認為,測量顧問到申請人的單位實地視察的範圍包括擬進行維修工程位置的間隔改動是否與原有建築圖則不符。因此,測量顧問應可向市建局提供就有關改動是否屬指定豁免工程,或「小型工程監管制度」下的小型工程,或須獲審查組審批圖則的工程的專業意見,以便該局要求申請人提供哪些證明文件。事實上,租置物業樓齡隨時問增長,有需要進行維修的單位亦會相應加,市建局或需處理越來越多由租置業主提交的津貼計劃。市建局宜考慮制訂指引處理涉及無須審查組書面批准的改動工程的申請。

324. 此外,公署認為,市建局既已為涉事津貼計劃制定覆檢及上訴機制,便應向公眾發放有關資訊。但公署的調查顯示,市建局在取消信表示申請人如有異議可在限期前提出,但沒有表明須以書面提出理據,或在取消信中解釋上訴程序,亦沒有在津貼計劃的申請文件、通知書、其網頁或其他資訊發放有關該計劃的覆檢及上訴渠道的資料,實有欠妥善。基於上文的分析,投訴點(d)部分成立。 投訴點(e)

325. 投訴人提交完工文件至發放津貼需時約六星期,其中約兩星期為測量顧問與投訴人相約視察的時間。此外,自測量顧問在二零二三年九月二十九日視察至市建局十月二十七日發放津貼的約四星期內,測量顧問須擬備報告,市建局則須審批報告及確認最終發放的津貼金額及作出發放津貼的安排,公署認為所需時問並非不合理。總的來說,並無證據顯示市建局延誤發放津貼。因此,投訢點(e)不成立。

326. 綜合而言,申訴專員認為這宗投訴部分成立,公署建議市建局 —(a) 提醒職員小心處理申請,如對申請人提交的文件有疑問,應盡快向申請人澄清,以及避免不必要地向申請人索取資料; (b) 適當地發放有關津貼計劃的覆檢及上訴渠道的資訊;以及(c) 考慮修訂「住用單位維修工程小錦囊」及通知書的內容,以便申請人(包括投訴人)知悉其申請不獲批的原因是出於其單位的間隔改動須符合《條例》的規定後,考慮是否向該局提交所需的文件,以證明其單位所涉的改動並無違反《條例》。

當局的回應

327. 市建局接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動。 建議(a)

328. 市建局接納建議並強調一向重視對員工的培訓,已提醒員工必須按照既定指引謹慎處理申請,避免向申請人索取不必要的資料來審批申請資格。 建議(b)

329. 市建局已於二零二四年七月底在「樓宇復修平台」網頁發佈了津貼計劃申請須知的最新版本,亦更新了津貼計劃的申請須知,新增有關覆檢及上訴渠道的資訊。 建議(c)

330. 市建局已於二零二四年七月完成修訂通知書的內容,在住用單位維修工程完工申報表內的不獲資助維修工程項目清單中,明確指出不獲資助的原因。此外,市建局亦同時修訂了住用單位維修工程小錦囊第四頁的第一段有關住用單位間隔改動時需提交文件證明有關改動符合《建築物條例》的規定,進一步提高申請人對此要求的認知。 市建局亦於二零二四年六月為津貼計劃推出了一份名為「醒目錦囊」的全新簡明單張,加強提示有意申請本計劃的申請人須留意的事項。 單張中亦清晰列出,若單位間隔涉及改動,而申請人未能提交文件以證明有關改動符合《建築物條例》的規定,會導致津貼被扣減。