背景

359. 二零二二年十二月十六日至二零二三年一月四日,投訴人向申訴專員公署(公署)投訴規劃署。

360. 投訴人稱,規劃署在處理一項由香港房屋委員會(事涉申請人)向城市規劃委員會(城規會)提出的增加樓宇高度申請(事涉申請)以及回覆投訴人的相關查詢時,有多項不當之處。

361. 投訴人提出的涉嫌不當事宜可歸納如下 —沒有妥善回覆其二零二二年十一月十日的電郵(a) 二零二二年十一月十日,投訴人電郵規劃署,指出事涉申請人沒有就其後遞交的補充及更改資料提供軟複本/網上版本。規劃署於二零二二年十一月十一日回覆投訴人。投訴人不滿該覆函第一段的内容,即指其早前就事涉申請提出的意見已交予城規會考慮,與其上述疑問無關(投訴點(a)); (b) 根據城規會網頁,事涉申請人遞交的補充及更改資料之內容為「就收到的部門及公眾意見作出回應」。但規劃署二零二二年十一月十一日給投訴人的覆函卻稱,上述資料涉及「就有關政府部門的意見作出技術澄清/回應的資料」。投訴人質疑兩項說法不一,其中一項必定有錯(投訴點(b)); (c) 城規會的網頁曾經顯示,事涉申請人沒有就遞交的進一步資料提供軟複本,並獲豁免公布。投訴人於二零二二年十一月十日致規劃署的電郵中,質疑上述安排。規劃署在十一月十一日的回覆表示,城規會已收到有關軟複本及已上載其網頁。 投訴人不滿規劃署在上述回覆中沒有交代何時收到事涉申請人補交的軟複本及上載城規會網頁,以及早前容許申請人不提供軟複本的理由(投訴點(c));處理事涉申請的程序不當(d) 在事涉申請交予城規會審批前,事涉申請人有機會回應政府部門及公眾的意見及遞交進一步資料,惟公眾人士卻沒有機會就事涉申請人提交的進一步資料作出回應,做法不公(投訴點(d)); (e) 規劃署就事涉申請擬備及向城規會提交文件(文件一),並將其上載城規會網頁。文件一包含部分公眾人士提出的意見樣本。 投訴人質疑規劃署沒有將所有公眾提出的意見上載網頁,亦沒有列出贊成及反對的比例,令市民無從知悉公眾人士提出的意見的全貌(投訴點(e)); (f) 在文件一中,規劃署揀選了部分黃大仙區議會二零二一年十二月七日的會議記錄作為意見樣本。投訴人指有關區議會於二零一九年二月十二日及二零二二年八月九日的會議中亦曾討論相關事宜及提出反對意見,惟規劃署沒有在文件一引述該兩次會議記錄,有偏頗之嫌(投訴點(f)); (g) 規劃署呈交/推薦事涉申請予城規會審批前,沒有從多方面作充份考慮,包括:公眾提出的意見、申請放寬高度是否法例容許、城規會有否越權、社福設施有否實際需要、有否其他替代方案、放寬高度的必要性,以及有否實質理據批准等(投訴點(g)); (h) 社會福利署(社署)屬事涉申請的「既得利益者」,邀請其表達意見,有利益/角色衝突之嫌(投訴點(h)); (i) 規劃署容許事涉申請人只提交英文版本的申請書,上載網頁的申請書只有中文撮要,欠缺完整中文版;此外,規劃署擬備的文件一亦只有英文版。這樣會妨礙以中文為主要溝通語言的持份者詳細理解相關內容及提出意見(投訴點(i)); (j) 諮詢期結束後,事涉申請人仍可多次遞交補充文件及作出回應;惟投訴人在諮詢期結束後兩天提出意見,規劃署卻稱期限已過,不會將意見呈交城規會考慮。投訴人認為上述做法厚此薄彼(投訴點(j)); (k) 規劃署沒有在城規會會議前,將所有公眾意見書交予該會委員參考。投訴人質疑僅在會議期間展示公眾意見書,城規會委員沒有足夠時間仔細審閱和考慮(投訴點(k)); (l) 投訴人曾就事涉申請向城規會提交意見,但沒有收到任何回應(投訴點(l)); (m) 規劃署於文件一第9.1.9段列出黃大仙區議會的意見,惟當中略去區議會的一項重要意見,即認為僅調整樓宇設計無法回應附近居民的關注,做法欠持平(投訴點(m));以及(n) 規劃署沒有要求或規定事涉申請人妥善進行諮詢,便將事涉申請呈交城規會審批(投訴點(n))。 公署的觀察投訴點(a)

362. 規劃署在有關覆函中,除回應投訴人原來的疑問外,順帶交代其早前就事涉申請提出的意見之處理情況,公署看不到這樣做會如何造成不公或因此而令投訴人受屈。對投訴人而言,藉此獲得額外資訊,不見得會損害其權利。因此,投訴點(a)不成立。 投訴點(b)

363. 規劃署在城規會網頁及給投訴人的覆函中,就同一資料的描述確有出入,規劃署解釋這是遣詞用字上的差異。公署認為,事情的重點在於規劃署有否提供失實資訊及造成誤解。雖然規劃署給投訴人覆函中的有關描述,用字有欠精準和嚴謹,但屬事實陳述,並不影響資料本身的內容,亦不至於令人不理解規劃署指的是哪些資料。因此,公署認為規劃署在用辭上確有改進空間,但相對事件性質及影響而言,未及是行政失當。所以,投訴點(b)不成立。 投訴點(c)

364. 規劃署澄清申請人提交進一步資料時,實有同時提供資料的軟複本,只是規劃署未有正確將其上載城規會網頁,規劃署及後已採英文原文為“It is therefore unlikely for their concerns to be addressed by the mere adjustment of the building design.”取補救措施。規劃署亦承認回覆投訴人有關網頁上未能提供軟複本的查詢時,內容不夠完整詳盡。因此,投訴點(c)成立。 投訴點(d)、(j)及(n)

365. 此三項投訴點與規劃許可申請的公眾諮詢程序有關,包括:公眾是否有足夠機會/時間提交意見(投訴點(d))、公眾能否在諮詢期後就事涉申請人的補充資料提交進一步意見(投訴點(j)),以及有否確保事涉申請人已妥善進行公眾諮詢(投訴點(n))。

366. 正如規劃署解釋,城規會/秘書處就規劃申請進行公眾諮詢的有關程序和安排,均是根據《城市規劃條例》(《條例》)及相關指引所訂明的要求。其中,《條例》第16(2H)及16(2J)條分別規定,公眾就申請提出意見及申請人提交補充資料(包括回應公眾意見)的有效期限;另外,《條例》第16(2F)條要求城規會就收到的規劃許可申請設立公眾諮詢期,但《條例》沒有要求申請人須另外自行諮詢公眾。

367. 規劃署/秘書處只按上述法例要求行事,故投訴點(d)、(j)及(n)皆不成立。 投訴點(e)、(k)及(l)

368. 此三項投訴點關於城規會/秘書處就公眾意見的處理與公布,即:有否將所有公眾意見及贊成/反對的比例上載網頁(投訴點(e))、城規會委員閱覽公眾意見書的安排(投訴點(k)),以及有否就公眾意見給予回覆(投訴點(l))。

369. 規劃署已逐一交代上述各項安排及其理據,包括:所有公眾意見書已按《條例》第16(2I)條及「規劃指引30B」的規定供人閱覽;公眾意見的贊成及反對比數亦透過文件一上載城規會網頁;規劃署呈交給城規會的文件一包括所有公眾意見要點的撮要及意見書樣本,後者可按需要索閱全部公眾意見書;以及城規會不會個別回應收到的公眾意見書。

370. 經審研規劃署的解釋和相關資料,公署認為規劃署的上述處理及安排大致適切。值得留意的是,城規會就規劃許可申請收集到的公眾意見,均會按《條例》的要求供公眾查閱,因此不論是城規會小組委員,或是市民大眾,均有途徑直接查閱所有公眾意見書,不會因規劃署/秘書處的上述安排而妨礙他們得知全部公眾意見的權利。

371. 至於不逐一回應收到的公眾意見,屬城規會的做法和決定。 由於該會並非公署可調查的機構,公署不會就此置評。

372. 鑑於以上所述,公署認為投訴點(e)、(k)及(l)均不成立。 投訴點(f)及(m)

373. 規劃署已解釋為何在文件一中,包含部分區議會的會議記錄及區議會提出的意見。公署接納規劃署的解釋。公署認為,沒有證據顯示規劃署刻意篩選區議會的意見並導致不公的情況。因此,投訴點(f)及(m)俱不成立。 投訴點(g)

374. 根據《條例》第16(3)條,城規會須於收到申請的兩個月內在會議上考慮該申請。這代表秘書處須將所有收到的規劃許可申請提交城規會。再者,批准事涉申請與否由城規會考慮及決定,規劃署/秘書處不曾作出相關「推薦」。投訴人對規劃署/秘書處不當地將事涉申請呈交/推薦給城規會的指稱,因而無法成立。

375. 另一方面,規劃署負責就規劃許可申請擬備文件,整合各項申請相關資料,供城規會參考。換言之,該文件的服務對象是城規會。文件一的內容除包括一般會涵蓋的資料、分析和評估外,亦包含多項投訴人提出的要點。城規會都會規劃小組委員會其後沒有要求規劃署就文件一提交補充資料或分析,顯示該會認為其內容足夠。故公署認為,並無證據顯示規劃署在擬備文件一時沒有妥善履行其職務。

376. 綜合上述,公署認為投訴點(g)不成立。 投訴點(h)

377. 事涉申請涉及增建社福設施,社署則是負責提供社福服務的政府部門,規劃署邀其提供意見,並非不合理。此外,投訴人關於社署有利益/角色衝突的指稱屬其個人意見,並非可顯示社署所提供的意見欠持平的具體和客觀證據。因此,投訴點(h)不成立。 投訴點(i)

378. 中、英文皆屬本港的法定語言,事涉申請人亦已按相關指引的要求,提供申請資料的中英文摘要。然而,畢竟中文是本港主要人口的慣用語言,基於公開透明的公共行政原則,有關文件若備有完整中文版本,以便市民大眾瞭解申請內容,確會更為理想。

379. 規劃署已解釋現時未能就每宗申請提供有關文件的中文版本的原因,但市民若有疑問或在理解上有困難,規劃署可提供協助。公署認為,基於資源所限,此安排不失為折衷辦法。公署知悉規劃署會定期檢討處理申請的程序,希望規劃署日後在可行情況下,考慮提供相關文件的中文版本。因應以上所述,投訴點(i)不成立。

380. 總括而言,就投訴人提出的十四項投訴點,公署認為規劃署在處理事涉申請的程序上沒有明顯失當之處,惟投訴點(c)顯示規劃署在個別環節的工作有所不足,故申訴專員認為,這宗投訴仍有部分成立之處。

381. 申訴專員建議規劃署從本案汲取經驗,提示職員日後回答公眾查詢時,應完整地交代詳情。

當局的回應

382. 規劃署接納申訴專員的建議,並已發出電郵提醒相關同事在處理公眾查詢時,回覆內容須完整及交代相關事宜的詳情。此外,規劃署已安排相關培訓課程供同事參與,以提升同事就處理公眾查詢的技巧。