背景

108. 投訴人於二零二二年十月向申訴專員公署(公署)投訴機電工程署(機電署)。

109. 投訴人的業務涉及銷售日式智能廁板。二零二一年六月,投訴人在香港某展覽中心展出商品。其間,機電署到場巡查(行動甲),要求投訴人提交兩個型號的智能廁板的檢測證書。投訴人於同年八月經電郵向機電署職員甲提交資料。同年九月,機電署職員乙聯絡投訴人,表示職員甲已退休但沒有詳細交代投訴人所提交的資料,要求投訴人再次提交有關資料。

110. 二零二二年九月,機電署就消費者委員會擬出版的《選擇月刊》內,一份有關電子廁板的市場調査報告,制定執法行動(行動乙),以檢視調査報告內提及的電子廁板供應商是否符合條例及規例。

111. 二零二二年十月,機電署因應行動乙要求投訴人提交四個型號的智能廁板的檢測證書。然而,機電署職員於二零二一年調查時曾告知投訴人,其於二零二一年七月就其中兩個型號提交的證書已符合法例要求。此外,除尺寸外,其中兩個型號的規格分別與另外兩個型號相同,而有關資料已顯示於投訴人在二零二一年向機電署提交的文件內。

112. 投訴人認為機電署內部工作交接不周、溝通不足和沒有先查看記錄,以致重複要求投訴人提交相同的資料,浪費其時間。

申訴專員的觀察

113. 根據投訴人提交公署的資料,其中的主要不滿是於二零二一年八月向機電署的職員甲提交文件後,於二零二一年九月接獲職員乙的電話,以職員甲已退休但沒有詳細向接手個案的職員交代投訴人之前所提交的資料為由,要求投訴人重複提交文件,令投訴人感到機電署處事不合理、職員交接不周。根據事情後來的發展,當時投訴人提交的文件確有不足。不過,問題的癥結是機電署職員在電話中有否要求投訴人重複提交已曾提交予另一職員的資料。雖然在欠缺客觀證據的情況下,公署無法得知投訴人與職員乙當時對話的內容,但留意到投訴人的代表於二零二一年九月十四日致職員乙的電郵中,表示從與職員乙的通話中得悉職員甲已退休,故再次提交早前已電郵予職員甲的文件。由此可見,投訴人對當時對話的理解與其後來提出的投訴一致。至於機電署方面,公署審視了職員乙就二零二一年九月十三日(投訴人指為九月十四日)通話所作的書面記錄,發現只簡略記錄致電給投訴人的公司代表,而對方會提供資料,並無解釋職員乙致電投訴人的目的、對話內容的重點及投訴人需再提交甚麼資料。為處理這宗投訴,機電署有向職員乙了解他當時與投訴人的代表的談話內容,惟他已沒法記起。

114. 根據機電署的解釋,職員乙於二零二一年九月十三日聯絡投訴人,是因為投訴人早前已提交給職員甲的資料不能證明事涉兩款智能廁板於六月十二日前已獲發符合安全規格證明書,故希望投訴人提交補充資料,而非重複提交相同資料。不過,機電署同時強調,礙於蒐證及檢控工作的程序,職員不便向供應商透露個案之詳細違規事項,故職員乙沒有在該通話中明確要求投訴人提交二零二一年六月十二日前發出的符合安全規格證明書。在此情況下,公署對機電署職員當時如何向投訴人表達其曾經提交的文件並非有效的符合安全規格證明書,以及應再提交何種文件,確實存疑。再者,公署經審閱機電署就行動甲與投訴人的往來書信,發現機電署早於二零二一年六月十二日發予投訴人的要求獲取資料信中,已表明投訴人是因未能在機電署當日巡查時提交有關產品的符合安全規格證明書,故需補交資料,而信中列明任何人供應未獲發符合安全規格證明書的電氣產品,即屬違法。因此,投訴人應早已知悉機電署是要求其證明事涉兩款智能廁板於二零二一年六月十二日前已獲發符合安全規格證明書。在此情況下,機電署仍強調職員在二零二一年九月十三日或十四日的通話中因未進行警誡會面或錄取警誡供詞所以沒有明確告知投訴人須提交的是二零二一年六月十二日前已獲發的符合安全規格證明書,實在令人費解。

115. 公署認同,供應商有責任主動了解並遵守適用的規管制度,但從以上種種來看,投訴人無法理解機電署職員於二零二一年九月中旬要求其提交的文件是二零二一年六月十二日前獲發出的有效符合安全規格證明書,因而誤會機電署重複要求提交同樣資料,並非無因。 公署認為,機電署在與投訴人的溝通方面確有不足之處。

116. 至於行動乙,機電署解釋投訴人就事涉四款產品於二零二一年八月提交的安全測試報告均未按照IEC60335-2-84的最新版本(即二零一九年版本),而是只按照該安全標準的二零一三年版本進行測試,職員丙遂於二零二二年十月聯絡投訴人作進一步跟進及了解事涉產品的最新資訊。機電署亦解釋,除國際安全標準之新要求外,生產商亦會不時更新說明書,以讓消費者能更安全及更有效使用產品。無論生產商因任何原因更新其產品,更新後的產品均須獲發更新的符合安全規格證明書。公署已審閱當時職員丙聯絡投訴人的電郵,當中並無明確提及其欲獲取事涉產品的最新資訊。公署認為,機電署就行動乙的其中一個出發點是欲獲取事涉產品的最新資訊,若職員丙當時有向投訴人作具體解說,應可避免投訴人認為職員丙未有了解其曾向機電署所提交的證明書等文件,而重複要求投訴人提交資料。就此,機電署亦有作出事後檢討,認為職員要求投訴人提交資料時,可清楚及更詳細交代投訴人於二零二一年提交的文件有何不足之處,避免產生誤會。

117. 綜合而言,申訴專員認為投訴部分成立,建議機電署提醒職員在向業界索取文件時,清晰解釋其欲索取的資料,以避免產生重複要求提交相同的資料的印象。

當局的回應

118. 機電工程署接納申訴專員的建議,已於二零二三年九月十四日舉行工作交流分享會,提醒相關職員向業界索取資料時應清晰解釋其欲索取的資料,以避免產生重覆要求提交相同的資料的印象。