背景

504. 二零二二年八月二十日,投訴人根據《公開資料守則》(《守則》)要求郵政署提供轄下兩間郵政局在二零零三年一月至二零二二年六月期間的每月交易量。該署於九月二日回覆投訴人,表示未有現成資料,故未能提供其要求的資料。

505. 投訴人參閱二零二一年九月某報章的報道及二零二二年七月某區議會的文件資料後,認為郵政署有備存轄下郵政局的交易量記錄。他於二零二二年九月向申訴專員公署(公署)投訴該署沒有按照《守則》的規定提供上述資料。

申訴專員的觀察

有關是否提供資料的決定

506. 郵政署因應公署是次調查,按《守則》的規定覆檢了這宗個案。郵政署將投訴人所要求的資料涵蓋的 19.5 年,按該署當時備存相關資料的狀況分成三個時間段(包括..(一)綜合郵務系統(系統)啟用前,即二零零三年一月至二零一五年第一季;(二)系統啟用後而資料已備份至硬件,即二零一五年第二季至二零一九年九月;以及(三)當時可透過系統操作介面直接讀取資料,即二零一九年十月至二零二二年六月),並逐一解釋了是否提供每個時間段的每月交易量資料的理據和考慮。

507. 經審研郵政署的解釋和所提供的資料後,公署認為郵政署已清楚解釋了沒有備存第(一)時間段資料的情況,並接納該署有理由援引《守則》第2.9(d)段(即資料要透過不合理地使用部門的資源才能提供)拒絕提供第(二)時間段的每月交易量資料。至於第(三)時間段的每月交易量資料,郵政署經覆檢後已同意可提供予投訴人,但這亦顯示郵政署最初拒絕投訴人整項索取資料的決定有不足之處。 最終,郵政署已在《守則》的機制下覆檢並修正了提供第(三)時間段的每月交易量資料的決定。 有關處理索取資料要求的過程

508. 公署發現,郵政署在處理上述索取資料要求的過程中未有符合《守則》或「詮釋和應用指引」(「指引」),包括 ─(a) 在二零二二年九月二日拒絕投訴人整項索取資料要求時,沒有引述《守則》的相關段落以具體說明該署拒絕事涉要求的原因,也沒有告知投訴人覆檢和投訴的渠道;以及(b) 在發現《守則》第1.14段及第2.9(d)段所述的情況後,沒有按「指引」的要求與申請人就其索取資料要求進行磋商。對此,郵政署解釋是:由於投訴人早已清晰明確地指出所需的資料時段,而當中涉及的資料大部分不存在現成資料,故該署當時沒有與投訴人磋商。在覆檢此案後,郵政署亦承認這方面有可改善之處。

509. 基於上述分析,公署認為郵政署已合理地解釋決定不向投訴人提供第(一)及(二)時間段的每月交易量資料的原因,該決定並沒有違反《守則》;而該署依循《守則》的機制覆檢個案後已同意向投訴人提供第(三)時間段的每月交易量資料。然而,該署處理相關索取要求的過程反映部分職員對《守則》及「指引」的認識不足。

510. 總括而言,申訴專員認為這宗投訴不成立,但部門另有缺失,建議郵政署從這宗個案汲取經驗,加強職員培訓,確保職員日後在處理市民的索取資料要求時了解並遵從《守則》和「指引」的規定。

當局的回應

511. 郵政署接納申訴專員的建議,並已有系統地加強培訓及優化相關措施,當中包括 —(a) 修訂《香港郵政規則》(《規則》)有關根據《守則》提出要求的優化處理程序; (b) 每六個月透過內部刊物《香港郵政週刊》傳閱《規則》內有關就《守則》提出要求的處理程序及注意事項,以提醒所有人員; (c) 首長級人員定期為經理級人員舉行簡報會,提醒各人員上述的優化程序並就處理有關《守則》的個案作分享; (d) 為新入職的經理級人員提供根據《規則》內有關《守則》的恆常培訓講座;以及(e) 定期為經理級人員安排專題培訓講座,講解處理有關《守則》提出要求的程序及注意事項。