背景

425. 二零二二年九月十三日,投訴人透過網上投訴表格向申訴專員公署(公署)投訴運輸署,並於九月二十八日至十月二十六日透過電郵及電話提供補充資料。

426. 投訴人稱,早前運輸署向一名他不認識的人士提供一份其名下登記車輛的車輛登記細節證明書(證明書)。投訴人認為運輸署未有查核申請人索取資料的目的,便草率發放載有他極敏感的個人資料,包括其身份證號碼、住址及電話的證明書,難以保障他的個人資料不被用作非法用途。投訴人曾於二零二二年九月透過1823向運輸署投訴,並要求運輸署提供該申請人的資料。運輸署經1823於九月十四日及十七日回覆,但投訴人不滿其解釋。

申訴專員的觀察

427. 運輸署已詳細解釋個案事發時發出證明書的機制和程序以及處理有關發出證明書影響個人資料或私隱的投訴的安排、交代處理個案的經過,並回應投訴人的指稱。經審研相關記錄,公署認為,運輸署已按相關機制及程序發出事涉證明書、通知投訴人有關情況,以及回應其投訴。運輸署在首兩次回覆投訴人代表時,未有正面回覆她有關索取申請人個人資料的要求而引起誤會,屬不理想,但已在其後的回覆中交代有關事情並對投訴人致歉。

428. 運輸署設立發出證明書的機制,是要履行《道路交通(車輛登記及領牌)規例》(《規例》)第4(2)條所定的責任,把證明書發給任何索取車輛詳情以作交通及運輸用途的申請人。二零一九年十月起,申請人除一如以往繳付所需費用外,必須在申請表格所列三項與交通及運輸有關的事宜中,剔選最少一項作為申請用途。運輸署認為添加這項行政規定,已足夠讓運輸署署長(署長)適度地了解及確定申請人索取車輛詳情的用途是與交通及運輸事宜有關。公署對此存疑,有關的評論、改善建議和理據已在公署之前公布的兩份個案調查報告書 闡述,由於並非這個案重點,詳情在此不贅。

429. 公署認為發出證明書的機制固然有可改善之處,但即使運輸署百分百查核所有申請人的申請用途,亦不能完全滿足所有受影響的車主對私隱保障的期望,因為陌生人仍然可以合法地單方面取得車主的敏感個人資料,只需聲稱申請用途是與交通及運輸有關(例如有意洽購車輛);無論動機為何,都足以令車主不滿和不安。更何況以二零二二年為例,申請的總數達23,047宗,其中用途為其他有關交通及運輸事宜的申請就有11,496宗,運輸署實際上難以逐一查核。

430. 此外,運輸署亦無從完全阻止申請人在依法取得車輛詳情後,再把資料用作非法或其他與申請目的不符的用途。由於誤用取得的資料在《道路交通條例》(《條例》)中並非罪行,若發生這些行為,一般需靠賴其他執法機關(警方或個人資料(私隱)專員公署)在接到受害人舉報或在事件被揭發後,追查申請人有否違反其他法例(例如《個人資料(私隱)條例》(《私隱條例》)或作出虛假失實聲明)。雖然《條例》載有提供失實資料的罰則,但運輸署並非執法機關,只能協助調查。

431. 因應發出證明書所引起的私隱關注,運輸署採取了行政措施,包括在申請表格加入有關《私隱條例》的聲明和提醒,以及推出訂閱電郵服務事後通知受影響車主。公署認為相關機制和安排不足以釋除車主的憂慮,運輸署應進一步加強保障車主的私隱,並考慮修改法例以解決根本矛盾。

432. 綜合上文的分析,公署認為,運輸署雖已按當時機制及程序https://www.ombudsman.hk/wp-content/uploads/2022/07/TD_IR_TC202203.pdf https://www.ombudsman.hk/wp-content/uploads/2022/07/TD_code_TC202203-2.pdf發出載有投訴人資料的證明書、通知投訴人有關情況,以及回應其投訴。然而,有關機制未能充分回應登記車主在保障個人私隱上的疑慮,仍有改善的空間。故此,申訴專員認為這宗投訴不成立,但有其他缺失。公署明白此報告內運輸署的回應只反映二零二三年六月前的情況,政府內部正進行有關研究,公署期望政府當局在進行相關研究時一併考慮公署的建議。

433. 申訴專員首先建議運輸署應加緊落實公署在之前三份報告4 5 6書 所提的建議,包括但不限於 —(a) 在發出的證明書遮蓋車主身份證的部分號碼; (b) 按照《規例》第4(2)條容許只索取部分車輛詳情的申請及訂立相關的程序;此外,申訴專員建議運輸署 —(c) 就收到投訴和舉報的個案查核所聲稱的申請用途; (d) 抽樣查核其他個案所聲稱的申請用途,以阻減不符目的的申請;以及(e) 檢討《規例》第4(2)條所載署長須向任何人提供所申請的任何車輛詳情的規定,考慮是否應予修改。

當局的回應

434. 運輸署接納申訴專員的建議(c)至(e),並已採取以下跟進行動。 https://www.ombudsman.hk/wp-content/uploads/2022/07/TD_IR_TC202005.pdf建議(c)至(e)

435. 終審法院於二零二三年六月就一宗為取得證明書明知而作出虛假陳述的刑事上訴頒下判決。終審法院明確指出就《規例》第4(2)條有關查閲車輛登記詳情的規定而言,署長可限制索取車輛登記細節的用途,並有權要求申請證明書的人提供其身份詳情、申請的目的和理由,以決定是否發出證明書提供車輛登記細節。因應有關裁決,政府檢討了發出證明書的程序。運輸署已於二零二四年一月八日起就發出證明書實施優化安排。

436. 有關優化安排旨在清楚訂明車輛登記冊(登記冊)的設立目的及符合申請條件的指明情況,以確保申請證明書的用途符合設立登記冊的目的,並且屬合法及正當,及有關資料只是用作申請時所指明的目的和用途,不會被誤用或濫用。在優化安排下,運輸署會按需要對申請作出查核,或對已獲批的申請作抽樣查核,以進一步加強保障車主的私隱。

437. 運輸署接納申訴專員的建議(b)的其中一部分,但並未接納建議(a),理據如下。 建議(a)及(b)

438. 申訴專員建議運輸署考慮發出遮蓋申請人沒有要求的資料的證明書,及在證明書中只顯示車主部份的身份證明文件號碼。就此,運輸署考慮到市民在不同情況下均有實際需要從證明書上得知登記車主的資料,而優化安排下亦已推行更多保障車主私隱的措施。因此,就一般經申請表及網上遞交的申請而言,運輸署會維持現行做法,向申請人發出載有所有詳情的證明書。

439. 此外,運輸署在優化安排下推出「例外情況」的申請渠道。 任何人士如認為其申請雖不符合申請表所列的指明條件,但基於其他涉及車輛的擁有權或車輛的使用並涉及重大公眾利益的情況而需要確定該車輛的登記細節,希望署長可作特別考慮發放證明書,可透過書面陳述的方式提出例外情況申請。如申請人只要求索取有關車輛的部分細節,運輸署會在批准相關例外情況申請後發出已遮蓋申請人沒有要求及其要求索取但未能符合相關批准情況(如適用)的資料的證明書。

440. 運輸署在二零二四年二月二十九日致函申訴專員表達上述立場。申訴專員於二零二四年五月二十三日回覆運輸署表示,公署欣悉運輸署已於二零二四年一月八日實施發出證明書的優化安排,接納及落實大部分公署提出的建議。

441. 至於就建議(a)及(b)而言,公署認為運輸署難以確定每年數以萬計的證明書申請人是否全部均有需要得知證明書上的所有資料,而事實上法例規定署長須為申請部分資料的人提供該等資料;況且隨著市民對個人資料保障的期望與日俱增,提供多一個選擇予市民申請索取部分詳情,可有效令運輸署避免向證明書申請人提供過多或不需要的車主個人資料。運輸署會再深入研究公署的進一步意見,而如上文所述,在處理例外情況申請時,運輸署已設機制考慮發出部份車輛細節。