背景

445. 二零二二年七月十一日,投訴人向康樂及文化事務署(康文署)提交「申請索取資料表格」,索取四項關於某游泳池的資料。康文署於七月十九日回覆並提供了有關資料。翌日,投訴人電郵康文署,指該署提供的其中兩項資料不準確,並澄清他欲索取的資料為泳池建築圖則和位於二樓的服務枱(傢俬)的尺寸。

446. 當時康文署按一般程序處理上述電郵,於七月二十八日發出簡覆,其後於八月十八日(即30日內)具體回覆,以只供內部參考為由拒絕提供其中一項資料,就投訴人澄清欲索取的另一項資料則沒有作出回應。

447. 投訴人對康文署的處理感不滿,遂於二零二二年八月向申訴專員公署(公署)投訴該署未能妥善處理他於七月二十日提出的索取資料要求,包括無理拒絕向他披露部分資料及未有按《公開資料守則》(《守則》)所訂的時限作出回應。

申訴專員的觀察

448. 康文署重新檢視個案後,已向投訴人提供其所要求的所有資料,並解釋了當初未有披露建築圖則及其後在披露時施加條件 (即未經該署同意下,不得向他人展示及披露資料)的理據,及按一般程序處理投訴人七月二十日的電郵的原因。

449. 該建築圖則由建築署持有而非康文署。康文署既無持有該資料,是可以根據《守則》予以拒絕。康文署選擇主動向建築署索取,公署認為態度正面,只是該署基於運作及安全考慮未有發放。公署審視圖則後,認為康文署的顧慮並非無理,圖則可被視作屬《守則》第

2.6(f)段所述的資料類別,即相關資料如披露,可能有助意圖毀壞康文署財物或擾亂公眾安全的人作出相應行為,影響該署運作及公眾安全。故此,公署認為康文署當時拒絕作出披露的決定,並無違反《守則》。

450. 若資料不屬根據《守則》第二部可拒絕披露的類別,公署認為部門應予以披露,不應施加條件;然而,當資料屬可予以拒絕披露的類別,施加特定條件或有助部門披露更多資料。就本案而言,康文署可援引《守則》拒絕披露圖則,但在平衡披露資料的公眾利益與可能造成的傷害或損害後,康文署認為只要投訴人不向他人透露所得資料便可減低對該署運作及公眾安全帶來的風險,故決定附加這個條件。在此情況下,公署認為,施加條件是為了向投訴人披露更多資料,並非失當。

451. 至於處理投訴人七月二十日的電郵的過程,投訴人在該電郵中有明確引用康文署早前編配的公開資料申請編號,並清楚說明是因應康文署早前對其索取資料要求的回覆而澄清他欲索取的資料。康文署卻因電郵受文者並非公開資料主任及投訴人未有按表格列出資料,便把電郵當作一般查詢,並非恰當的處理手法。即使把上述電郵視作一般查詢,有關人員審閱其內容後應能識別該電郵涉及索取資料要求,因此仍應根據《守則》的精神處理,包括按《守則》第二部的規定向投訴人說明拒絕理由、遵守《守則》所訂的回應時限,及說明覆檢和投訴的渠道。因此,康文署以只供內部參考為由拒絕提供建築圖則,亦未有提供覆檢和投訴的渠道,做法未能符合《守則》要求。公署促請康文署加強培訓職員,確保他們在處理市民查詢時能識別其中是否涉及索取資料要求,並在確認有索取資料要求時遵照《守則》的要求行事。

452. 此外,投訴人在七月二十日的電郵已清晰表達希望索取二樓服務枱(傢俬)的尺寸,但康文署回覆投訴人時只着重回應其他事項而沒有回應這點,直至公署介入才向投訴人提供資料,處理方法有改善空間。公署敦促康文署從本案汲取經驗,提醒職員日後應全面及具體回應市民的查詢及索取資料要求。

453. 至於處理時限方面,康文署於接獲投訴人七月二十日的電郵後的第八天發出簡覆,並於第29天具體回覆。考慮到康文署與建築署接洽及考慮是否適宜發放資料需時,公署認為,康文署未能在21天內作出回應,屬未可厚非,而康文署給投訴人的具體答覆亦未有超出《守則》所訂的51天時限。不過,若康文署按《守則》處理七月二十日的電郵,並在發出簡覆時向投訴人解釋需較多時間處理他的索取資料要求的原因,則較為理想。

454. 總括而言,申訴專員認為這宗投訴部分成立,並建議康文署 —(a) 加強培訓職員,確保他們在處理市民查詢時能識別其中是否涉及索取資料要求,並在確認有索取資料要求時遵照《守則》的要求行事;以及(b) 從本案汲取經驗,提醒職員日後應全面及具體回應市民的查詢及索取資料要求。

當局的回應

455. 康文署接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動。 建議(a)

456. 康文署已落實有關建議,並已於二零二三年二月二十八日以電郵提醒各人員有關《守則》的規定、並與其分享公署的意見及建議,尤其是要正確識別遵照《守則》提出的索取資料要求,以及在處理非按《守則》提出的要求時,亦須根據《守則》的精神處理。此外,康文署亦會繼續每三個月向其員工傳閱有關《守則》的規定、指引和注意事項。

457. 另外,就加強有關《守則》的培訓方面,康文署已於二零二三年四月十四日發出內部電郵,要求與處理《守則》個案有關的人員學習/重溫在康文署內聯網上的講座及訓練影片,並參閱在公署網頁上有關《守則》的個案選輯。同時,康文署亦已與政制及內地事務局聯絡,在未來數月內,為康文署人員舉辦新一場有關《守則》的講座,讓他們更了解有關《守則》的要求及重點等。 建議(b)

458. 康文署已分別於二零二三年二月二十八日及三月一日以電郵將相關個案的資料及公署有關《守則》的意見及建議分享給有關人員,要求他們從本案中汲取經驗,並提醒他們日後在處理相關個案時,應遵照《守則》的要求行事,並全面及具體回應市民的查詢及索取資料要求。