背景

213. 二零二一年十二月十七日,投訴人向申訴專員公署(公署)投訴保安局、入境事務處、香港海關、懲教署、香港消防處、香港警務處及政府飛行服務隊(事涉部門)未有根據《公開資料守則》(《守則》)處理他的索取資料要求。

214. 二零二一年十月底,投訴人根據《守則》向事涉部門索取有關部門職員於二零二零年一月至二零二一年九月期間的資料,包括以公職及私人身分接受利益的申請、獲批及不獲批的個案數目等。同年十一月,事涉部門拒絕投訴人的索取資料要求,理由是沒有備存有關統計資料;如要提供,便須從眾多文件中抽出相關資料,耗時編製和整理有關統計資料,需要大量人手,故根據《守則》第1.14段 (不強制部門編製從來沒有存在的記錄) 及2.9(d)段 (資料要透過不合理地使用部門的資源才能提供)拒絕投訴人的要求。

215. 投訴人於二零二一年十一月向事涉部門提出覆檢要求,並將索取資料所涉的時段縮短至二零二一年九月至十月。同年十二月二日,保安局在覆檢投訴人的索取資料要求後,代表事涉部門回覆他,重申根據《守則》1.14段及2.9(d)段拒絕其要求,並進一步解釋,因事涉部門申報接受利益的表格儲存於各部門轄下各組別或單位的項目檔案及/或各人員的人事檔案,故若要編製有關統計資料,須由各部門中央統籌其轄下各組別或單位,在眾多檔案中找出相關文件,將耗用大量公共資源。

216. 其後,投訴人向公署投訴。簡而言之,投訴人不滿指稱事涉部門未有與他磋商是否可以把要求修改至雙方均可接受的程度;未有考慮所索取的資料涉及的公眾利益;保安局覆檢時沒有充份考慮他已縮短索取資料所涉的時段。

申訴專員的觀察

217. 保安局及事涉部門表示,各部門當時並無編製投訴人索取的統計資料,以及編製有關資料將耗用大量公共資源。公署同意,因當時各部門只以實體文件的方式記錄關於其員工以不同身分接受利益的資料,若要編製投訴人索取的統計資料,不論有關資料所涉時段的長短,均須安排人手翻查其轄下各組別或單位的相關檔案,再從大量的實體文件中找出相關資料,才可作出整合和統計,這必然會耗用大量資源。再者,各部門已投放大量資源於抗疫工作,未能再額外調撥資源以編製有關資料,實屬可以理解。故此,公署接納保安局及事涉部門在上述背景下援引《守則》第1.14段及2.9(d)段,作為拒絕投訴人的索取資料要求的理由。

218. 本案顯示事涉六個部門未有編製其員工接受利益的統計資料。公署亦知悉公務員事務局未有要求各司局及部門編製有關統計資料,情況可予改善。公署認為,編製有關統計資料,除可在有需要時應對公眾查詢外,亦可在行政制度上協助政府監察員工接受利益的情況,並體現政府接受公眾問責和高效管治,對確保香港具備開明問責的公共行政體系,以及廉潔奉公的政府僱員有實質幫助。

219. 綜合而言,申訴專員認為這宗投訴不成立,並建議公務員事務局考慮要求各司局及部門善用資訊存取科技備存記錄,以便在有需要時可便捷地編製關於轄下員工接受利益的統計資料。

當局的回應

220. 公務員事務局接納申訴專員的建議,並已要求各政策局和部門自二零二三年七月一日開始,善用科技以電子方式記錄及備存轄下員工接受利益申請個案的資料,以便在有需要時可便捷地編製相關統計數字和進行內部監察。所有政策局和部門現時已使用電子方式記錄及備存該等資料。