背景

406. 投訴人稱,民政事務總署(民政總署)轄下某民政事務處(民政處)於二零二一年九月八日發信給其居住屋苑的業主委員會主席,指政府正就某地興建擬議過渡性房屋租賃協議(事涉項目)進行諮詢。同月十六日,投訴人致函民政處,要求延長諮詢期限及根據《公開資料守則》(《守則》)提供上述過渡性房屋建議的詳細原因及所有文件。民政處於十月四日回覆投訴人,表示有關的諮詢期已延至十月六日,並夾附九月二十三日致投訴人居住的屋苑的業主委員會主席有關延長諮詢期的通知供投訴人參閱。該處亦表示,已將投訴人索取資料的要求轉介當時的運輸及房屋局(前運房局)和地政總署轄下的相關分區地政處(地政處)跟進,惟投訴人向申訴專員公署(公署)投訴時仍沒有收到前運房局和地政處的回覆。

407. 就前段所述,投訴人向公署投訴前運房局及地政處沒有按《守則》訂明的時限回應他索取資料的要求。

申訴專員的觀察

408. 根據《守則》,部門在收到索取資料要求的轉介後,便應按訂明的時限回應索取資料的人士,而且民政處在其二零二一年十月四日的電郵中,要求前運房局及地政處就索取資料要求直接回覆投訴人。因此,公署認為前運房局及地政處應按《守則》給予投訴人初步回覆及回應。

409. 由於前運房局及地政處均持有投訴人所要求的資料,地政處認為,投訴人的索取資料要求應由提供事涉項目資料的前運房局直接回覆。公署認為這安排可以理解。惟地政處只於二零二一年十月四日以電郵要求前運房局直接回覆投訴及將該電郵抄送民政處,並認為民政處已於同月十八日給投訴人回覆,故沒有通知投訴人其轉介予前運房局回覆的安排。

410. 公署認為,前運房局及地政處就索取資料要求與民政處的溝通不足,並錯誤以為該局/處無需按《守則》給予投訴人初步回覆,最終令投訴人因沒有收到該局/處的回覆而引致這宗投訴。前運房局已提醒其職員與相關部門保持緊密溝通、按《守則》適時回覆市民,以及會加強員工培訓。

411. 總括而言,申訴專員認為這宗對前運房局及地政處的投訴成立,建議地政總署就處理索取資料要求加強培訓,提升職員對《守則》的要求的理解。

當局的回應

412. 地政總署接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動。

413. 地政總署及相關分區地政處已分別於二零二二年七月及五月發出內部通告,提醒同事當處理公眾人士索取公開資料要求時,須依循《守則》訂明的指引及時限作出回應。

414. 上述內部通告亦提醒同事,若有關資料由另一部門持有,務