背景

120. 二零二一年一月七日,投訴人根據《公開資料守則》(《守則》),向發展局轄下古物古蹟辦事處(古蹟辦)索取以下資料 —(a) 古蹟辦在古物諮詢委員會(古諮會)中任何提及「將深水埗主教山山頂的食水減壓缸列為不作評級構建物」及「判斷毋須跟進」的會議記錄(第(1)項資料);以及(b) 古蹟辦任何提及「將深水埗主教山山頂的食水減壓缸列為不作評級構建物」及「判斷毋須跟進」的相關文件(第(2)項資料)。

121. 同年二月十八日,古蹟辦電郵投訴人,引用《守則》第

2.9(c)段(即資料如披露會令部門妥善而有效率的運作受到傷害或損害)及2.10(b)段(即資料如披露會妨礙政府內部的坦率討論,以及給予政府的意見),解釋該辦認為不適宜公開有關事件的內部文件及資料,拒絕她的索取資料要求。

122. 投訴人認為,深水埗主教山山頂的食水減壓缸(即前深水埗配水庫)被破壞的事件(事涉事件)源於各政府部門溝通不力,導致相關文物有所破損,事涉事件亦廣受市民大眾關注,故有必要進一步了解政府作出上述決定的詳情。投訴人遂於二零二一年三月三日向申訴專員公署(公署)投訴古蹟辦無理拒絕她的索取資料要求。

申訴專員的觀察

有關第(1)項資料

123. 《守則》第1.14段訂明,《守則》不會強制部門提供其沒擁有的資料。發展局已確認古蹟辦並沒有投訴人所要求的資料,即古蹟辦在古諮會中任何提及「將深水埗主教山山頂的食水減壓缸列為不作評級構建物」及「判斷毋須跟進」的會議紀錄。因此,發展局理應於二零二一年二月十八日回覆投訴人的索取資料申請時向她說明情況。

124. 至於發展局在古蹟辦沒有擁有第(1)項資料的情況下仍拒絕向投訴人透露該辦是否持有資料,正如《守則》第2.1 段及《詮釋和應用指引》(《指引》)第2.1.1段所述,部門可拒絕證實或否認是否持有所列類別的資料,但這規定不會經常被引用,並且很可能只會用於防務、保安、對外事務或執法等範疇的敏感資料。公署認為,發展局未能提供充分理據支持其認為《守則》第2.1段適用於第(1)項資料的判斷。

125. 事實上,古諮會的所有會議紀錄及討論文件已上載至該會的網頁,因此屬已公開的資料。古蹟辦是否曾就前深水埗配水庫「列為不作評級構建物」及「判斷毋須跟進」的事宜諮詢古諮會,不難從該些已公開的資料中查找出來。在此前提下,公署認為,披露第(1)項資料(如持有)會否引致公眾人士在未有全面掌握事實根據的情況下聚焦某些細節,對事件作出錯誤判斷或出現誤解的情況,而嚴重影響由發展局常任秘書長(工務)領導於二零二一年一月成立的工作小組所要達到的工作目標及成效,不屬應考慮的因素。

126. 綜合以上所述,公署認為,發展局錯誤引用《守則》

2.9(c)段及2.10(b)段作為拒絕投訴人此項索取資料要求的理由。 有關第(2)項資料

127. 政府已成立工作小組處理及檢討事涉事件,相關工作仍在進行中。在此情況下,公署認同,披露第(2)項資料確有可能影響工作小組的工作、妨礙古蹟辦及水務署等公務人員的坦率討論及給予政府的意見,最終影響部門的運作。因此,公署接納發展局引用《守則》2.9(c) 段及2.10(b)段,作為拒絕向投訴人披露第(2)項資料理由的解釋。

128. 雖然如此,公署認為,若發展局於二月十八日回覆投訴人的電郵中能更詳細講述該局拒絕披露這項資料的原因,則較為理想,或可避免是次投訴。

129. 綜合上文,申訴專員認為,發展局在處理投訴人第(1)項索取資料要求時錯誤引用《守則》的相關段落。因此,這宗投訴部分成立。

130. 申訴專員建議發展局從此案汲取經驗,加強職員培訓,確保日後在處理市民索取資料要求時,嚴格按照《守則》及《指引》的要求行事。

當局的回應

131. 發展局接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動。

132. 發展局已加強職員培訓,務求日後在處理市民索取資料要求時,嚴格按照《守則》及《指引》的要求行事,包括 —(a) 於二零二一年九月向文物保育專員辦事處和古蹟辦的所有職員傳閲《守則》和《指引》,以及提醒職員嚴格遵守發展局工務科每六個月傳閲的相關內部通告,處理公眾人士根據《守則》索取資料時要注意的事項,包括回覆的期限和處理發放資料時應採取積極配合的態度等; (b) 安排八名日常須處理公眾查詢的文物保育專員辦事處和古蹟辦職員參與由政制及內地事務局分別於二零二一年十月和十一月舉辦介紹《守則》的研討會。參與者包括兩個辦事處的行政主任、管理參議主任和館長職系人員。相關職員透過研討會能進一步加強對《守則》的認識,並透過探討過往案例,了解個別政府部門在處理公眾人士索取資料時的不足之處,從而使職員將來在處理類似情況時更能切合《守則》的要求;以及(c) 兩名參與了上述研討會的職員在二零二一年十一月文物保育專員辦事處和古蹟辦的內部會議上分享了有關《守則》的重點,並在會後向各組別主管發放研討會所用的教學資料,作為參考之用。