背景

182. 二零二零年十二月十四日,投訴人向香港警務處(警務處)遞交申請索取資料表格,要求索取「警察福利基金」於二零一四/一五年度、二零一六/一七年度及二零一九/二零年度的捐款資料(包括捐款日期、捐款人/機構名稱及捐款金額)。警務處其後安排投訴人於二零二一年一月十二日的指定時段內在警察總部查閱有關資料,但只准他即場查閱,而沒有向他提供相關記錄的副本,亦不容許他在查閱資料期間作任何形式的記錄(包括筆錄或核對他自備的筆記)。

183. 二零二一年二月四日,投訴人投訴警務處沒有按《公開資料守則》(《守則》)向他提供所要求的資料之副本。

申訴專員的觀察

184. 警務處向申訴專員公署(公署)解釋,根據《公務員事務局通告第11/2003號 — 員工福利基金捐款》(《通告》)的規定,就「警察福利基金」備存了一份記錄冊,詳細記錄基金的每項捐款資料,以及容許公眾索閱(for public inspection on request) 記錄冊上的主要資料(包括捐款人/機構名稱、捐款金額,以及捐款性質、目的和日期),以達到《通告》所要求保持部門透明度和問責性之目的。

185. 按照《通告》的指示,警務處把上段所述的安排逐一以書面告知「警察福利基金」的捐款人,並徵求他們同意在記錄冊上列出其姓名。如果捐款人不願意,可選擇不公開姓名,而記錄冊會記錄這點。

186. 至於只安排投訴人查閱記錄冊而不准許他作任何形式的記錄或資料核對,警務處重申,是依照《通告》規定供公眾於警察總部索閱「警察福利基金」的紀錄冊。警務處認為,「索閱」 (inspection) 並不涵蓋任何形式的記錄或對照其他的資料。此外,捐款人並沒有授權公眾索閱捐款資料時作任何形式的記錄或資料核對,故警務處未有安排投訴人可記錄、拍照、錄影或對照其他的記錄。事實上,警務處一直沿用這安排讓公眾人士於警察總部查閱「警察福利基金」的紀錄冊,並指出這種查閱方式並非該部門獨有,例如選舉事務處也採取類似措施讓公眾查閱選民登記冊。

187. 因此,警務處認為以給予合理機會查閱或查看的方式處理查閱有關「警察福利基金」捐款資料的申請,並已向投訴人解釋原因,做法符合《守則》規定。

188. 公署認同警務處須小心保護捐款人的私隱和安全。捐款人的姓名屬個人資料,須得到當事人同意始能公開。事實上,警務處現時只會在捐款人願意的情況下才將其姓名在記錄冊上列出,對被公開資料感到憂慮的捐款人可在該程序中清楚表示不願意公開姓名。對於捐款人同意公開姓名是否等於授權警務處複製資料或讓公眾索閱資料時作記錄,公署認為,把「索閱」解讀為只容許即場查閱,而不提供副本甚至不容許任何形式的記錄,是非常狹窄的解讀,一般人未必有這樣的理解。而公務員事務局也沒有規限部門按《通告》安排公眾查閱員工福利基金捐款資料時不可或不應提供複本,或不容許查閱人士作記錄。

189. 若捐款人公開姓名的意向改變,部門之前取得的同意亦可能因而變得不穩妥。但即使這樣,部門也應按《守則》和當中的《詮釋和應用指引》(《指引》)的規定在文件中塗掉個人資料後把文件提供予申請人。

190. 公署認為,警務處現時只容許公眾人士不作任何記錄的情況下查閱相關捐款的資料做法,雖不構成拒絕披露資料,但提供資料方式並不完全符合《守則》和《指引》的要求。

191. 綜合而言,申訴專員認為這宗投訴部分成立,建議警務處重新檢視處理公眾索閱「警察福利基金」捐款資料的安排,包括研究向索閱資料申請人提供資料副本及容許他們即場作記錄的可行性,以符合《守則》的規定。若捐款人不同意公開姓名,或警務處未能確認過往的捐款人在新安排下是否願意公開姓名,可在公開記錄冊時隱去他們的姓名;警務處亦應考慮日後接受捐款並徵詢捐款人公開姓名的意願時,告知有關最新的安排。

當局的回應

192. 警務處接納申訴專員的建議,並已重新檢視處理公眾索閱「警察福利基金」捐款資料的安排,包括研究向索閱資料申請人提供資料副本及容許他們即場作記錄的可行性,並告知捐款人其個人資料可能被他人記錄或作其他用途的做法。警務處檢視後認為建議並非切實可行。

193. 自二零一九年的黑暴後,查閱「警察福利基金」的次數急升,隨之而來的是媒體就基金的捐款額及捐款人身份大造文章,包括對捐款人的身份作出多方揣測及起底,誤導讀者令他們懷疑警方的工作會受捐款所影響,無視警方澄清在決定接受捐款與否時,均要依據嚴謹的程序進行審核,並須遵守政府內部及警隊的相關準則和規定。相關媒體的不實報導破壞警隊的專業形象之餘,其報導手法亦使捐款人擔心被起底及人身安全受威脅。事實上,警務處曾接獲捐款人投訴,包括由同意或不同意把其資料記錄於記錄冊上的捐款人,均表示對其個人資料有機會被廣泛報導表示極度憂慮,影響他們對警隊的信心及支持部門的意欲。

194. 有關捐款人的資料屬個人私隱,而捐款人並沒有同意其個人資料被用作公眾索閱以外的其他用途。警務處不認為披露資料的公眾利益會如《守則》第2.15(d)段所述般超過可能對捐款人造成的傷害或損害,因此警務處小心保護有關資料的理據是明確而充分的。警務處一直致力平衡公眾人士查閱資料的權利及保障捐款人的私隱及安全,並有責任確保「警察福利基金」的工作不受影響。因此,警務處有必要以嚴謹的態度處理公眾索閱有關基金資料的申請。就此,警務處認為根據《守則》第1.13段,部門可自行決定以《守則》所列明的四種方式提供資料,而警務處一直以給予合理機會查閱或查看的方式處理查閱有關「警察福利基金」捐款資料的申請,並已向投訴人作出解釋。

195. 再者,捐款人對記錄其個人資料於內部記錄冊的意向有可能隨著時間、社會狀況和其他不同因素而改變。在本案件中,投訴人要求索閱三個財政年度的捐款資料,當中涉及大量捐款人。如跟從申訴專員的建議,警務處須重新徵詢每位捐款人的意願,而此做法將不合理地使用部門的資源,阻礙警務處的正常運作,因此,警務處認為可按照《守則》第2.9(d)段拒絕披露相關資料。

196. 綜合以上所述,警務處認為現行以給予合理機會查閱或查看的方式處理查閱基金捐款資料的申請,能夠平衡公眾人士查閱資料的權利、保障捐款人的私隱及安全,並確保管理基金的工作不受影響,因此警務處決定維持現有安排。