背景

602. 投訴人於二零二零年七月九日根據《公開資料守則》(《守則》)致函選舉事務處索取以下資料 —立法會八個功能界別(醫學界、衞生服務界、工程界、教育界、法律界、會計界、社會福利界,以及建築、測量及都市規劃界)於一九九八至二零零二年、二零零五年及二零一零年,每年於選民登記冊的選民數字(資料(a));以及資訊科技界功能界別在一九九八至二零一五年期間,每年於選民登記冊上的個人選民數字(資料(b))。

603. 二零二零年七月二十八日,選舉事務處函覆(覆函(a))投訴人。就資料(a),選舉事務處表示沒有備存一九九八至二零一一年選民登記冊相關功能界別的選民數字。就資料(b),選舉事務處向投訴人提供了資訊科技界功能界別二零一二至二零一五年選民登記冊的選民數字。同日,投訴人再致函查詢選舉事務處未能提供所有資料(a)及部分資料(b)的原因。八月十四日,選舉事務處再函覆(覆函(b))投訴人,提供了資料(a)和資料(b)所涉及共九個功能界別,於一九九八年、二零零零年、二零零四年及二零零八年立法會換屆選舉(選舉年)的選民登記數字。

604. 選舉事務處解釋,選舉事務處會定期更新選民登記資料及將舊有的資料刪去。選舉事務處重申沒有備存一九九八至二零一一年選民登記冊相關功能界別的選民數字。選舉事務處注意到,選舉管理委員會(選管會)於立法會選舉年(即一九九八年、二零零零年、二零零四年及二零零八年)向行政長官呈交的「立法會選舉報告書」載有上述選舉年之資料(a)及資料(b)的選民登記數字。選舉事務處於是從「立法會選舉報告書」中提取相關數字,並在覆函(b)將相關數字交予投訴人。除此以外,選舉事務處未能向投訴人提供二零一一年或以前的年份的選民登記數字。

605. 投訴人認為,選舉事務處有責任妥善保存選民登記資料,供各界查閱。就選舉事務處把舊有資料刪去,結果未能向他提供事涉資料,他投訴選舉事務處行政失當。

申訴專員的觀察

606. 選舉事務處按政府規例及通告處理日常行政工作,包括選民登記檔案管理的工作。有關選民登記的檔案(例如選民登記申請表、選民登記冊文本及相關文件),選舉事務處會按照政府檔案處(檔案處)處長核准的檔案存廢期限表的規定,執行檔案保存及銷毀的相關程序。

607. 就選舉事務處解釋,該處須按照獲檔案處批核的檔案存廢期限表,執行有關檔案的保存及銷毀工作,申訴專員公署(公署)並無異議。公署認為,即使該處須依照檔案存廢期限表銷毀檔案,選舉事務處亦應主動地選取及保存當中有價值的資料,包括每年的選民登記統計數字。

608. 公署指出,判斷有關檔案是否應予保存或銷毀,基本責任在於選舉事務處。而銷毀檔案本身與保存當中有價值的資料,並無衝突和矛盾。

609. 公署留意到,選管會發表的選舉報告書,已保存歷屆立法會換屆選舉中各功能組別的選民登記統計數字,包括投訴人所要求的一九九八年、二零零零年、二零零四年及二零零八年的數字。公署認為選管會保存有關資料,反映該些選民登記數字雖然歷史久遠,但仍有保存及參考價值。

610. 公署認為,統計和公布選民登記統計數字,是選舉事務處的主要業務之一。選舉事務處每年都會把選民登記的統計數字在網上公布。無論是否選舉年,該些資料可讓政府及社會掌握選民登記數字的分布和演變,甚具歷史及研究價值。選舉事務處在判斷哪些資料具有歷史價值,應作出全面而具前瞻性的考慮。長遠而言,選舉事務處應有系統地保存每年的選民登記統計數字,供政府參考及市民查閱。

611. 鑑於選舉事務處一直有保存涵蓋兩個換屆選舉的每年選民登記統計數字,只是沒有保留二零一一年或以前的非選舉年的選民登記資料,以致該些資料未夠完備。因此,申訴專員認為這宗投訴部分成立,並建議選舉事務處恆常地保存每年的選民登記統計數字,以備政府參考及市民查閱。

當局的回應

612. 選舉事務處接納申訴專員的建議,並已於二零二一年十月十八日獲檔案處批准,將已公開發布的選民登記統計數字相關的檔案改為永久保存。選民登記網頁以及「資料一站通」會繼續提供和保存公開發布的選民登記統計數字資料供公眾查閲,而擬修訂的檔案存廢期限表將涵蓋該兩個平台上載的數據資料,以將永久保存已公開發布的有關統計數字成爲正式安排。 香港電台