背景

341. 投訴人稱,自二零二零年六月起,房屋署的多個屋邨辦事處突然無理將多名議員的多宗於公共屋邨張貼海報的申請送交該署總部審批(投訴點(a))。有關審批程序欠缺透明度,除未有交代相關海報需送交總部審批的原因外,亦未有應他們的要求提供審批準則、程序、所需時間及負責職員姓名和聯絡電話等資料(投訴點(b)),並延誤處理多宗申請(投訴點(c)),及未有主動通知他們有關海報審批的情況,嚴重影響他們的行政安排及浪費資源,亦令市民延誤接受資訊,影響大眾的知情權(投訴點(d))。

342. 投訴人就相關海報張貼的申請提供詳細資料,一共提及六宗申請個案的審批情況。

申訴專員的觀察

投訴點(a)

343. 房屋署乃按現行政策及指引,將該署認為具有涉嫌爭議性內容的宣傳品申請轉交總部處理,並非突然改變的做法。申訴專員公署(公署)認為,不同屋邨辦事處的前線職員未必能統一掌握該署認為有涉嫌涉及爭議性內容的宣傳品之審批準則,故房屋署現時的做法確實能維持審批的一致性,並非無理。申訴專員認為投訴點(a)不成立。 投訴點(b)

344. 雖然房屋署表示已於透過不同途徑向申請人交代申請的審批準則,而具有涉嫌爭議性內容的宣傳品申請則需轉交總部審批,但公署在審研涉案的六宗申請時發現,房屋署未有清晰具體說明海報的甚麼內容如何涉嫌具爭議性或如何不符合房屋署的審批準則。公署認為,如果房屋署在處理相關申請時,能盡量清晰及具體地向申請人闡析申請不獲批的原因(例如有關內容違反了哪一項條例或準則),將會便利申請人按房屋署的要求遞交申請,亦較符合公眾對良好公共行政的期望。

345. 另外,公署查閱房屋署提及的文件/資料後發現,該些文件/資料未有清楚列明審批的程序、相關負責小組、組成有關小組的職員之職級,以及上訴機制。公署認為,既然房屋署已就展示宣傳品的申請制定了審批程序,實應盡量公開有關程序讓申請人了解。至於由屋邨辦事處職員作為聯絡人,向申請人交代審批的進度,並將申請人的意見轉達予總部的負責小組職員,做法並無不妥。申請人欲得知其申請的最新情況及負責審批的職員之姓名及職銜亦實屬合理。公署認為,按照良好公共行政的原則,當申請人查詢有關資料時,房屋署應清晰交代申請的最新情況,及提供負責審批其申請的職員之職銜;如其申請正由專責小組審批,則應提供專責小組成員的職銜。因此,申訴專員認為投訴點(b)部分成立。 投訴點(c)

346. 公署認為,在接獲較為複雜或涉具爭議性內容的申請時,房屋署總部的專責小組未能即時確定有關海報所載的訊息是否符合展示準則,而需多作討論、將申請呈交予更高級別的職員審核及/或諮詢法律意見,是謹慎盡責的做法。再者,在該期間涉及具爭議內容的海報申請數量較多,當中並涉及新法例,故專責小組需較長時間處理有關申請,屬可理解。不過,公署審研個案資料時留意到,根據房屋署的指引,展示的宣傳品須屬資訊性,而有關資訊以提供福利或服務為原則及非牟利性質。就此,公署認為,申請是否屬「提供福利或服務」應不難識別,如果當時房屋署在處理此投訴所涉的申請個案時,有首先按此考慮,可能能加快審批,避免漫長等待。申訴專員認為投訴點(c)不成立,但有可改善之處。 投訴點(d)

347. 公署認為,如果房屋署預期申請需較長時間處理,實應主動就申請的最新情況或進度與申請人保持溝通,而非因應個別議員的要求才通知申請人。公署促請房屋署檢討現時的審批程序,為需較長時間審批的申請制定更清晰的指引,如定期主動向申請人發出中期回覆,通知其個案的最新進展。申訴專員認為投訴點(d)成立。

348. 總括而言,申訴專員認為這宗投訴部分成立,建議房屋署 —透過網頁或其他渠道更詳細地公開該署就展示宣傳品的申請所制定的審批程序及指引;提醒職員在回應查詢時,應清晰向申請人提供其申請的最新審批情況,並以更正面及公開的態度向申請人提供負責審批其申請的職員的職銜;如個案由專責小組審批,則應提供專責小組成員的職銜;以及檢討現時的審批程序,為需較長時間審批的申請制定指引,如定期主動向申請人發出中期回覆,通知其個案的最新進展。

當局的回應

349. 房屋署接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動 —房屋署已更新張貼宣傳品申請的審批準則及指引,並已將相關準則及指引上載於房屋委員會(房委會)/房屋署網頁。屋邨辦事處職員已向各地區相關人士發出信函,讓他們清楚知悉有關修訂展示宣傳品的準則及程序;房屋署在二零二一年六月十五日以電郵提示職員在處理張貼海報/橫額申請時,應適時向申請人提供個案的最新進展,有需要時發出初步簡覆及定期回覆,及向申請人提供負責職員/專責小組成員的職銜等;以及房屋署已更新指引,提示職員應適時向申請人提供個案的最新進展,有需要時發出初步簡覆及定期回覆。