背景

502. 兩名投訴人是報章記者。二零二零年七月二日,其中一名投訴人以記者身份向入境事務處(入境處)申請兩名人士的香港結婚紀錄。即使投訴人在申請時已表明查冊目的為核實兩人的夫妻關係而結果將用於新聞活動用途,入境處仍於七月十日致函投訴人,以不信納其申請要求與設立結婚紀錄的目的相符為由拒絕該申請。

503. 兩名投訴人指出,入境處早前就個案OMB2019/5268回覆申訴專員公署(公署)時,曾表示只要符合設立結婚紀錄的目的,則在沒有資料當事人的同意下仍能提出查冊申請。然而,在是次個案中,入境處卻要求申請人必須取得資料當事人的同意,其處理手法與上述不符,前後不一。兩名投訴人亦指出《個人資料(私隱)條例》(私隱條例)中訂明在個別情況下(如符合公眾利益),個人資料可獲豁免而不受條例的第3原則所管限,包括新聞活動,但現時入境處卻不問分由便拒絕傳媒的申請,投訴人認為該處涉嫌刻意阻撓傳媒進行查冊,損害新聞自由及公眾知情權。

504. 此外,兩名投訴人不滿入境處在審批申請時,未有要求申請人提供補充資料,或給予申請人機會解釋其申請,便直接拒絕其申請。而且入境處亦未能向申請人提供上訴機制,只重申申請須獲資料當事人同意。兩名投訴人不滿入境處未有就有關查冊申請設上訴機制,涉嫌程序不公。

申訴專員的觀察

505. 公署認為,入境處乃按現行的安排處理是次申請,包括在得知投訴人並非資料當事人後,向投訴人解釋處理翻查香港結婚紀錄的現行安排、派發通告、提供「補充資料表格」,其後亦再請投訴人提供進一步的資料,以供該處考量該宗申請。 入境處拒絕是次申請,並非單純因為投訴人未能提供資料當事人的同意,而是投訴人所提供的資料並不能令入境處充分信納其申請要求與設立香港結婚紀錄的目的相符,以及有關理據亦不足以令該處認為可獲豁免受《私隱條例》的保障資料原則管限。鑑此,入境處並非如兩名投訴人所言,未有要求投訴人提交補充資料或未有給予投訴人機會解釋有關申請,便不問分由拒絕申請,而入境處亦有設立覆檢機制。若傳媒機構認為有關査冊申請涉及公眾利益,仍可向入境處提出申請,但需提供實質的理據和具體的資料,讓該處審視及考慮。

506. 雖然每宗申請個案的實際情況不盡相同,不過,公署認為,良好的公共行政須符合公平和公開透明的原則。公署認同入境處在審批申請時須考慮査冊是否符合公眾利益、是否豁免受《私隱條例》的保障資料原則管限等多項因素。為便利申請人按入境處的要求提供資料,公署建議入境處應參考實質個案,盡量向非資料當事人的申請人以實例闡釋何謂充足的申請理據及可接受的文件以支持申請;長遠而言,入境處應考慮制定相關指引,給予資料申請人參考,以及令處理申請的人員有更明確的依據判斷是否批准個別申請。

507. 如投訴人希望入境處重新審視該申請,可去信該處提出覆檢要求,並進一步提供更多資料, 讓該處審視及考慮。

508. 公署注意到入境處於網頁上似乎未有列明設有該機制。 從公共行政角度而言,入境處若能於網頁或其他渠道列明覆檢機制,將有助提升透明度。

509. 總括而言,公署認為,入境處乃按現行的安排處理是次申請,而該處拒絕是次申請,主要是投訴人所提供的資料並不能令該處充分信納其申請要求與設立香港結婚紀錄的目的相符,以及有關理據亦不足以令該處認為可獲豁免受《私隱條例》的保障資料原則管限。現時並無證據顯示入境處刻意阻撓傳媒査冊,或其做法與現行的安排有不符之處。就此,申訴專員認為,這宗投訴不成立。

510. 申訴專員建議入境處 —應參考實質個案,盡量向非資料當事人的申請人以實例闡釋何謂充足的申請理據及可接受的文件以支持申請,便利申請人按入境處的要求提供資料,長遠而言並應考慮制定指引供資料申請人及該處人員參考;以及在網頁或其他渠道列明相關申請的覆檢機制,以提升透明度。

當局的回應

511. 入境處接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動 —綜合處理非登記資料當事人提出的申請的經驗,入境處已在部門網頁上列出在部分常見情況下,未持有登記資料當事人/有關人士同意書的申請人一般所需提供的補充資料或文件,供市民參考;以及入境處在通知申請人結果的信函中,列明申請人如有新的資料,可提交該處,以重新考慮其個案。