背景

231. 二零二零年七月八日,投訴人向申訴專員公署(公署)投訴入境處,稱她於二零一九年十二月在其居所(事涉地址)收到一封並非居於事涉地址人士(X)的擬加入陪審員名單通知書(「 陪審員通知書」)。投訴人向入境處反映此事,該處人事登記(支援)組表示會適當跟進。二零二零年六月,投訴人再在涉事地址收到一封由稅務局寄給X的信件(「稅局信件」)。她向人事登記(支援)組反映此事,職員回覆指她應自行聯絡稅務局跟進事情。投訴人指摘人事登記(支援)組有以下失當之處 —(a) 容許任何人士(包括X)在無需提交住址證明的情況下,可申報投訴人的地址為其住址,做法草率(投訴點(a)); (b) 向投訴人表示會適當跟進後,她仍再收到「稅局信件」,這顯示該組敷衍塞責,沒有做好資料發放人的工作(投訴點(b));以及(c) 只指示投訴人自行聯絡稅務局跟進事情,沒有提供進一步協助(投訴點(c))。

232. 經審研入境處的回應後,公署更深入了解入境處把若干人士(包括X)申請身份證時提供的資料轉送到司法機構的過程以及入境處與司法機構之間的溝通情況,並在初步審研司法機構政務處(司法政務處)提供的資料後,決定進行全面調查,以及新增司法政務處為被投訴機構。

申訴專員的觀察

投訴點(a)

233. 現時任何人士必須聲明在規定的表格(即表格ROP1;簡稱ROP1)上提供的人事登記資料(包括地址)屬真確,否則需負上刑事責任。入境處指相關罰則具阻嚇作用,而且該處有機制便利和確保巿民填寫正確及完整的地址資料。不過,從司法政務處向公署提供的案例以及入境處與司法政務處的陳述可見,事實卻是入境處傳送至司法政務處的陪審員檔案中的地址資料有欠完整的情況的確有發生。至於問題的嚴重程度則兩處之間存在爭議,公署亦難以判斷。

234. 入境處指《人事登記條例》及《人事登記規例》均沒有要求申請登記及領取身份證或申報變更登記事項的人士必須提交住址證明。雖則如此,公署認為要求申請人提交住址證明只屬行政措施,入境處無需在相關法例明確訂明處長須要或可以提出要求的情況下才可施加有關要求。公署注意到不同政府服務對住址證明的要求各有不同,當中有屬法定要求(例如申請駕駛執照),亦有屬行政安排(例如申請公屋)。

235. 公署認為,填寫ROP1的人士固然有責任提供真確資料,但入境處處長作為人事登記處處長亦並非完全沒有把關的責任。入境處應審視現行相關行政程序及所收到的人事登記資料的真確性和完整性,考慮是否有需要加強接收申請表時的核查工作,包括要求申請人提交住址證明。 投訴點(b)

236. 經調查後,公署認為並沒有證據顯示X的資料是由入境處向稅務局提供。公署無法知悉為何稅務局會將寄給X的「稅局信件」寄到涉事地址,但從公署掌握的資料推斷,「陪審員通知書」和「稅局信件」似乎沒有關聯。公署已建議投訴人直接向稅務局查詢此事。 投訴點(c)

237. 公署認為該名人事登記(支援)組職員只是在投訴人首次致電時以及在投訴人提供的資料有限之情況下,提議投訴人可先致電稅務局。該職員在向人事登記紀錄組了解情況後,已主動聯絡投訴人。在投訴人表示無法聯絡稅務局後,該職員有向投訴人提議其他可行辦法,惟投訴人當時沒有接受。公署不認同該職員沒有提供進一步協助。 其他觀察

238. 入境處承認,入境處於二零一九年十月二十五日透過系統介面向司法政務處傳送包括多名人士(包括X)申請身份證時提供的資料(「十月二十五日資料」)出錯源於系統程序錯誤。雖然入境處有監察系統運作,短時間內發現系統問題並採取補救措施,然而,入境處選擇只致電通知司法政務處這個涉及多名人士的資料的錯誤,做法有欠周全。有關的入境處職員堅稱自己已交代事件,而司法政務處職員卻否認曾獲清晰通知。由於沒有雙方最關鍵的對話的錄音,公署表示無法判斷實情,亦不擬質疑雙方職員的陳述,畢竟溝通過程端賴職員的表達及理解。公署促請入境處從本案汲取經驗,改善資料傳送事故的處理,日後不應單靠電話溝通跟進,畢竟這涉及市民的個人資料,實應更謹慎處理。

239. 公署認為司法政務處用上超過一個半月才完成整理「十月二十五日資料」,所花時間比較長,並相信此一情況並非單一事件。公署認為司法政務處在發出「陪審員通知書」的工作上雖然是認真核對資料,但在處理時間方面,實應及早檢討有關情況以及設法改善效率。另外,在這宗個案中,司法政務處沒有核對須發出的通知書中資料當中有沒有經已更新,情況亦不理想。公署欣悉司法政務處已主動進行電腦系統改善工作,並認為如果入境處能從源頭解決住址欠全的問題,相信亦有助司法政務處加快相關處理工作。

240. 就個別確實沒有住址的人士(例如露宿者),既然司法政務處根本無法送達「陪審員通知書」給他們,司法政務處應考慮如何更有效從機制上處理,並與入境處商討。

241. 綜合以上所述,公署認為,這宗投訴不成立,但入境處及司法政務處另有缺失。

242. 申訴專員建議 —(a) 入境處汲取本案經驗,改善資料傳送出錯事故的處理; (b) 入境處制定措施,加強核查申請表上的資料,包括考慮是否要求申請人提交住址證明;以及(c) 司法政務處檢視其人手調配及工作流程,以加快整理資料時間。

當局的回應

243. 入境處和司法政務處接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動。

244. 入境處認為地址有欠完整的情況並非常見,但認同有需要加強查核工作。入境處已提醒前線人員檢查申請人所申報的地址,若發現有明顯不完整或錯處,須要求申請人更正。處方亦會以抽查形式加強覆核,以確保資料完整。另外,入境處計劃在二零二二年第三季內提升電腦系統中以預設標準模式填報地址的功能,進一步減少地址資料有欠完整的情況。至於是否以行政方式要求市民在申請身份證時提交住址證明,考慮到市民在申請身份證後可能更改住址,入境處將會加強宣傳,提醒市民向人事登記處準確申報和及時更新包括住址等人事登記資料。

245. 入境處已完成檢視相關應變事故的處理程序,並已加強與司法政務處的溝通。為避免同類事情再次發生,雙方已設立更有效及清晰的通報機制,包括分別在高級管理層面、中級管理層面及一般日常工作層面設有不同的直接溝通渠道,以加強彼此在不同層面的合作和溝通(例如處理突發事故及日常資料傳送等事宜)。就處理與日常資料傳送相關的事宜,雙方一般已轉以書面方式聯絡,以確保溝通準確無誤。對於相關應變事故,除了以電話即時作出跟進外,入境處職員亦須盡快以電郵或便箋作出通知,進一步確保訊息傳遞清晰。另外,司法政務處已請入境處盡量改善資料源頭的質素,以減少前者以人手逐一核對各項資料所需的時間、增加整體的效率及減低錯誤發出「陪審員通知書」的可能性。

246. 同時,司法政務處已立即檢視主理陪審團事務書記辦事處處理陪審員資料及發出「陪審員通知書」的工作流程,並優化資訊科技系統,以電腦程式將待發「陪審員通知書」的名單與由入境處提供而司法政務處尚待處理的資料作配對。如發現相關資料需要更新,系統會提醒主理陪審團事務書記辦事處作跟進,以確保所發出的通知書上所列載的地址是司法政務處所備存的最新資料。這有助避免同類事件再次發生。

247. 由於現時全港巿民換領身份證計劃仍在進行中,入境處每星期都有大量陪審員資料傳遞給司法政務處。根據司法政務處的觀察,入境處提供給司法政務處的陪審員資料質素已明顯地有所改善,亦從而大大減低司法政務處核對資料所需的時間。同時,司法政務處亦已進一步優化資訊科技系統,利用電腦程式篩選出不完整的陪審員資料,以更便利人手核對。

248. 司法政務處實施了上述各項改善措施後,除了使核對陪審員資料所需的時間由超過一個半月縮短至約一至兩星期外,亦能確保「陪審員通知書」上所列載的地址是司法政務處所備存的最新資料。