詳細內容

沒有按《公開資料守則》闡明向本署投訴的渠道

背景

11. 投訴人透過《公開資料守則》(《守則》)向屋宇署索取該署就某宗個案向申訴專員公署(公署)提供之工作指引。 在投訴人繳付相關影印費用後,屋宇署向投訴人提供了一頁適意設施的工作指引(「文件」)。

12. 投訴人對屋宇署有以下指稱 —「文件」沒有列明頁數、適用範圍及對象、版本、日期等,投訴人質疑該署提供的並非完整的資料(投訴點(a));適意設施的指引應是通常免費提供的政府文件,且可以在網上下載,按照《守則》,屋宇署不應向投訴人收費(投訴點(b));屋宇署原先要求投訴人到該署總部繳費,而非發出可透過多種不同方式繳費的一般繳費單,為投訴人索取資料刻意製造障礙(投訴點(c));沒有按照《守則》的規定由原先作出裁決的人員高一級的首長級人員審理投訴人有關收費及申請人須到指定地方繳費的行政安排的覆檢要求(投訴點(d));以及沒有按照《守則》的規定在回覆投訴人的覆檢要求時闡明可向公署投訴的渠道(投訴點(e))。

申訴專員的觀察

投訴點(a)

13. 屋宇署只向投訴人披露了所索取資料的一部分,而非全部。惟該署同意向投訴人提供「文件」時,卻沒有指出投訴人所索取的資料還有其他部分,亦沒有明確表達該署拒絕提供該些部分的決定,以及引述《守則》第2部分相關段落以說明拒絕的理由。

14. 公署認為,雖然屋宇署只提供所索取的資料的部分有其理據,但該署處理投訴人的申請時有違《守則》及其《詮釋和應用指引》(《指引》)第2.1.2(a)段的規定,故投訴點(a)成立。 投訴點(b)

15. 就投訴點(b),屋宇署已澄清投訴人所索取的資料並非通常免費提供或可於網上下載的公開文件。既然如此,該署向投訴人收取「文件」的影印費,沒有違反《守則》的規定。因此,投訴點(b)不成立。 投訴點(c)

16. 就投訴點(c),屋宇署已解釋原先繳費安排的用意(較多市民樂於採納到總部繳費的方式以避免延誤或錯漏,該署人員亦可在現場即時回答跟進查詢)及檢視後的善後安排(在三日後向投訴人發出一般繳費單),公署接納該署的解釋。固然,若該署一開始便向投訴人提供不同的繳費方法供其選擇,情況會更為理想。無論如何,投訴人提出不滿後,該署已迅速安排向投訴人發出一般繳費單,以使投訴人以其他方式繳費。因此,公署認為,沒有證據顯示該署有意透過繳費方式阻礙投訴人取得資料,故投訴點(c)不成立。 投訴點(d)

17. 就投訴點(d),《指引》第1.25.3段列明任何覆檢要求應由至少較原先作出裁決的人員高一級的首長級人員審理。因此,就收取費用的覆檢要求,即使申請人的反對理據未足以改變部門的原先決定,部門亦應遵照上述的既定程序審理其覆檢要求,而屋宇署提出此舉是為了有效運用部門資源的原因並非不遵照上述規定的恰當理由。公署認為,是否就資料收費屬部門處理索取資料要求的主要部分之一,且《守則》及《指引》對是否及如何收費亦有明文規定,所以,屋宇署應視投訴人就該署應否收費提出異議為《守則》下的覆檢要求,並按覆檢程序處理。

18. 至於有關繳費安排的覆檢要求,《守則》及《指引》均無就部門要求申請人繳費的行政安排有任何明文規定,因此申訴專員接納屋宇署的解釋。無論如何,因應投訴人對繳費安排的關注,該署人員已從善如流,迅速向投訴人發出「一般繳費單」。公署認為,事情至此應告一段落。

19. 總括而言,由於屋宇署沒有按《指引》第1.25.3段由指明職級的人員審理投訴人就收取費用的覆檢申請,所以投訴點(d)部分成立。 投訴點(e)

20. 就投訴點(e),屋宇署承認在回覆投訴人時沒有按《守則》的規定在回覆投訴人的覆檢要求時闡明可向公署投訴的渠道。該署已承認有關疏忽,因此,投訴點(e)成立。

21. 綜合而言,訴專員認為這宗投訴部分成立,並建議屋宇署加強培訓職員,以提升他們對《守則》下的覆檢機制及適用範圍的認識。

當局的回應

22. 屋宇署接納申訴專員的建議,並已透過內部各級別會議,向員工講述報告中申訴專員的評論及建議,並講解《守則》下的覆檢機制及適用範圍。該署會繼續安排相關培訓課程,使該署人員能加深認識《守則》的要求及規定,並提醒各級職員需嚴格按照《守則》的要求處理市民索取資料的申請。