背景

725. 二零二零年四月二十八日,投訴人向申訴專員公署(公署)投訴職業訓練局(職訓局)。

726. 據投訴人所稱,她於二零一八年十一月至二零一九年七月在職訓局轄下的高峰進修學院任職。二零一九年八月二十八日,投訴人援引《職業訓練局公開資料守則》(《職訓局守則》),向職訓局索取兩項資料,包括 —投訴人在職期間的工作表現評核、評語及報告(資料(a));以及有關如何撰寫表現評核報告、釐定員工賞罰及相關上訴機制的行政指引(資料(b))。

727. 二零一九年九月十三日,職訓局以書面方式回覆投訴人,指出資料(a)屬其個人資料,投訴人須透過查閱個人資料途徑提出申請,才會獲提供資料。職訓局續稱,資料(b)是供現職員工參閱的內部文件,不會對外公開,因此不會向投訴人披露。

728. 就職訓局拒絕提供資料(b),投訴人向公署投訴職訓局,指有關決定不合理,因為資料(b)並非機密或限閱文件,職訓局員工可隨時經由傳閱公告及/或職訓局的內聯網取得。

申訴專員的觀察

729. 公署已審研《職業訓練局工作表現管理制度行政指引》和《紀律處分規條》,確認有關文件是關於職訓局對員工工作表現的評核制度,以及對違反紀律的員工的懲處制度,屬於《職訓局守則》第27.4(a)段所訂明涉及「員工管理」的資料。 該局拒絕披露資料(b),並無違反《職訓局守則》第27.4(a)段的條文。

730. 然而,公署注意到,職訓局二零一九年九月十三日給投訴人的回覆並無清楚指出資料(b)屬《職訓局守則》第27.4(a)段所涵蓋該局可拒絕披露的資料,也沒有適當地援引《職訓局守則》第27.4(a)段的條文,作為拒絕的依據。事實上,《職訓局守則》並無條文規定職員必須援引守則內可拒絕披露資料的條文,以解釋其拒絕提供資料的原因。

731. 公署認為,職訓局拒絕向投訴人披露資料(b)的決定符合《職訓局守則》內可拒絕披露資料的條文,惟其九月十三日覆函的解釋應更全面,例如援引相關條文解釋該局的決定,令投訴人能知悉箇中情況,這或可避免其質疑及投訴。

732. 公署亦注意到,《職訓局守則》並無註明該守則第26段所述的公眾利益測試,是否適用於該守則第 27 段所述的所有拒絕披露資料理由。公署細閱《職訓局守則》第27段後發現,幾乎所有拒絕披露資料理由,都涉及公眾利益測試,例如《職訓局守則》第27.1段:資料如披露會對職訓局財物及物業的保安構成傷害或損害。唯獨是《職訓局守則》第27.4(a)段,並沒有提及該傷害/損害測試,令該局可不論公眾利益、披露資料的損害/傷害、資料的性質和敏感程度,亦可拒絕提供資料。

733. 公署認為,《職訓局守則》第27.4(a)段訂明的「職訓局及其機構成員、員工及學生的營運和管理事宜」,涵蓋範圍十分廣泛,涉及的資料種類繁多,且具不同的敏感度,職訓局應進一步釐清其適用範圍,例如在第27.4(a)段引入損害/傷害測試,以便與《職訓局守則》第27段其他分段看齊,職訓局亦應《職訓局守則》第26 段訂明:職訓局會權衡公眾利益及披露資料可能引起的任何傷害或損害(「公眾利益測試」),以考慮是否披露資料。 考慮就第27段所述的所有情況,按第26段提及的公眾利益進行測試,以便公眾及職員有所依循,以及平衡該局資訊透明與運作保密的需要。

734. 基於以上所述,申訴專員認為,職訓局拒絕向投訴人披露資料(b),符合《職訓局守則》內可拒絕披露資料的規定。因此,申訴專員認為這宗投訴不成立,並建議職訓局 —考慮在《職訓局守則》加入條文,訂明職員在拒絕發放所索取的全部或部分資料時,應該適當地援引條文,向索取資料的申請人解釋拒絕提供資料的原因;以及檢視《職訓局守則》第27.4(a)段的條文,按照該局作為主要由公帑營運的法定機構,其管治應盡量公開透明的原則,考慮進一步釐清該條文的規管範圍,以便公眾及職員就守則的規範有所依循,以及平衡該局資訊透明與運作保密的需要。

當局的回應

735. 職訓局納申訴專員的建議,並已檢視和修訂《職訓局守則》的相關條文,包括 —修訂第27段的條文,以訂明職員在拒絕提供所索取的資料時援引27.1至27.9段的條文,向索取資料的申請人解釋拒絕提供資料的原因;以及在第27.4(a)段就資料如披露會對職訓局的管理和運作或影響方面引入損害/傷害測試,以令公眾利益測試適用於該段所述的所有情況,與《職訓局守則》第27段其他分段看齊,以平衡職訓局資訊透明與運作保密的需要。