背景

613. 投訴人於二零二零年二月十八日援引《公開資料守則》(《守則》),去信香港電台(港台)要求提供製作同月十四日播出的某電視節目(節目甲)「所根據的資料」(事涉資料)。同月二十四日,港台函覆投訴人,表示節目甲「以嬉笑怒罵手法,以熱門社會話題為材,反映不同市民的聲音,而資料收集自社會不同層面」。

614. 同日,投訴人再次去信港台,指出要求索取的是「港台製作有關節目時所根據的資料,而不是收集資料的途徑」。同年二月二十八日,港台再次函覆投訴人,表示「節目甲的內容均建基於收集自社會不同層面的資料,當中包括媒體報道、採訪內容等。而整集節目涉及的資料繁多,未能逐一提供」。

615. 投訴人不滿意港台的回覆,遂於同日第三次去信港台,查問港台是否因《守則》第二部「可拒絕披露資料」的其中一項或多項原因而不能提供所索取的資料。同年三月九日,港台第三次函覆投訴人,表示該台沒有進一步資料提供。

616. 投訴人遂於二零二零年三月十五日向申訴專員公署(公署)投訴港台不遵照《守則》的規定處理投訴人的索取資料要求。

申訴專員的觀察

617. 根據《守則》,政府部門(包括港台)應盡量披露其所管有的資料,讓市民充分認識政府及其服務。《守則》第1.14段訂明不會強制部門提供沒擁有的資料或編製從來沒有存在的紀錄。

618. 《守則》的《詮釋和應用指引》(《指引》)第2.1.2段說明,如決定不予發放所索取的全部資料或其中部分資料,必須通知有關申請人, 並述明理由。

619. 港台解釋,節目製作人員在籌備節目時需要進行資料搜集,因此會暫時備存從不同渠道搜集的資料,包括人物採訪及媒體報導,以作參考之用。所得資料無需向上級呈交,在節目製作完成後亦沒有需要保留,節目製作人員可因應情況,自行決定是否保存相關資料。港台有就已完成的節目訂立保存指引;至於為製作節目所搜集的參考資料,由於節目製作人員無需向上級呈交,故港台認為並無實際需要為保存或銷毀該些資料訂立指引,這亦符合業界普遍做法。

620. 港台表示,事涉資料主要是製作人員在製作節目時從互聯網尋找得到的相關新聞資訊,該些資料在節目製作完成後,便沒有存檔價值,因此,港台沒有保留有關資料。

621. 另外,港台承認,負責處理個案的職員誤解了投訴人所述「請提供有關報導(即節目甲)所根據的資料」,以為投訴人是查問資料的來源,因此回覆投訴人資料來自媒體報導、採訪內容等,而未有表明沒有保留以致不再擁有事涉資料,所以無法提供。

622. 公署認為根據《守則》第1.14段,港台無需提供並沒擁有的資料。接獲投訴人索取事涉資料的要求時,港台並沒保留事涉資料,故未能向投訴人提供。鑑此,港台未有向投訴人提供已不再擁有的資料,並無抵觸《守則》的規定。

623. 然而,港台在多次回覆投訴人的查問時,只不斷表示「資料收集自社會不同層面」、「整集節目涉及的資料繁多,未能逐一提供」、「港台沒有進一步資料提供」,卻沒有清楚表示沒有保留事涉資料,難免令投訴人認為港台是持有事涉資料而拒絕提供。就引致是次投訴,港台責無旁貸。

624. 另外,根據《指引》第2.1.2段,港台有責任通知投訴人不獲發事涉資料的真實理由。然而,港台在多次回覆投訴人的查詢時,都沒有說明未能提供事涉資料的真實理由。因此,公署認為,港台雖然誤解投訴人的要求在先,惟就事件經過及結果而言,港台並沒有嚴格按《守則》規定處理投訴人的索取資料要求。

625. 公署對港台由節目製作人員自行決定需否保存籌備節目時所搜集的參考資料的做法並無特別意見。至於港台表示無需為保存或銷毀該些資料訂立指引,公署則有所保留。

626. 公署認為政府訂立《守則》的原意是盡量向公眾披露其管有的資料,讓市民充分認識政府及其服務。因此,即使部門認為在工作完成後無需保留個別資料,亦應在其程序或指引文件中說明有關做法,令職員有所依從。若公眾人士要求索取相關資料時,部門亦可援引其程序或指引文件作出解說,以避免誤會,這亦是良好公共行政的做法。港台作為政府部門之一,應當奉行這套原則。

627. 公署理解港台容許製作人員自行決定是否保存參考資料,但港台亦應向製作人員說明有關做法所涵蓋的資料類別,以及哪個職級或以上的製作人員可以和如何行使酌情決定權,令員工有所依循。

628. 綜合上文所述,申訴專員認為這宗投訴部分成立,並建議港台 —從本案汲取經驗,加強職員培訓,確保他們對處理《守則》下的索取資料要求的意識正確,及嚴格遵照《守則》及其相關指引的規定,處理有關要求;以及在製作人員的工作指引中說明,哪個職級或以上的人員可以行使酌情權,以決定是否保存在籌備節目時所搜集的參考資料,以及有關安排所涵蓋的資料類別,令節目製作人員有所依循。

當局的回應

629. 港台接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動 —將《守則》納入新入職人員的培訓課程,並將課程內容上載至內聯網,供職員參閱;以及全面檢討現行庫藏政策,並更新了資料的保存指引,以配合部門資訊科技系統的提升和未來發展的方向。 有關保存指引清楚列明庫藏政策涵蓋的資料類別及其保存方法,並且闡明高級節目主任或以上的人員方可行使酌情權以決定是否保存有關資料。 香港電台