背景

476. 投訴人於二零二零年一月八日透過入境事務處(入境處)的網頁申請翻查某人士之香港結婚紀錄。按指示,投訴人可於一月二十日取得結果。在申請前,投訴人已留意到入境處曾於二零一九年十月十六日發出通告,收緊申請條件。投訴人曾致電入境處的熱線電話查詢新安排。當時一名職員(職員甲)表示,任何人皆可申請翻查香港結婚紀錄,但入境處只會顯示是否備有該紀錄,如申請人並非資料當事人而欲申請結婚證書的核證副本,且未能提供資料當事人的書面同意時,須向登記官說明索取目的和用途,並在有需要時提供相關證明文件,以供入境處考慮。一月十日,婚姻登記處的一名職員(職員乙)致電投訴人,要求投訴人提供補充文件,供該處審批。 當時,投訴人表明並非申請索取核證副本,而是翻查有關結婚紀錄是否存在,但職員乙仍堅持投訴人須提供有關資料。同日,投訴人電郵入境處提供相關資料。一月二十三日,投訴人致電入境處查詢個案進度,惟未能聯絡上負責職員。一月二十四日,投訴人與職員乙通電,獲告知婚姻登記處不會辦理沒有資料當事人授權的非資料當事人的查冊申請。投訴人對相關做法提出質疑,職員乙表示須與上司討論。同日,投訴人電郵入境處,提出多項質疑。二月七日,職員乙回電投訴人,表示其上司已考慮投訴人早前提出的質疑,但決定並無後續跟進。二月十日,投訴人致電職員乙,獲職員乙告知婚姻登記處並不跟從該處二零一九年十月十六日的通告辦事,而婚姻登記處在二零二零年一月再度收緊申請條件的安排而有關事宜尚未向市民公布。二月十一日,投訴人向入境處作出書面投訴,並於同月二十七日致電入境處職員丙跟進投訴。職員丙表示,查冊申請的條件已於投訴人提出申請時再進一步收緊,雖然入境處未有於一月八日或之前發出有關通告,但其後已補發。三月二日,入境處函覆投訴人,信函由職員丁代行。

477. 就上述,投訴人不滿入境處濫用職權,無理更改查冊的申請條件及審批準則,涉嫌違反《婚姻條例》(投訴點(a));在實施新安排前未有作出公布,該處網頁亦未載有相關指引及通告,令申請人無從得知新安排,而負責接聽熱線電話的職員亦不知悉新安排,令致電查詢的市民被誤導(投訴點(b));婚姻登記處不按入境處二零一九年十月十六日的通告辦事,自行更改申請的審批準則(投訴點(c));延誤處理投訴人的申請,未有按服務承諾於一月二十日給予申請結果,而在一月十一日至二十三日期間,職員未有主動聯絡投訴人,跟進個案(投訴點(d));直至二月二十八日,仍未書面回覆投訴人一月二十四日的電郵(投訴點(e));以及,入境處三月二日的覆函由從未跟進其個案的職員丁簽發,做法有欠公允(投訴點(f))。

申訴專員的觀察

投訴點(a)

478. 入境處徵詢法律意見後認為,現有條文已賦予該處酌情權拒絕可能會違反《個人資料(私隱)條例》的規定,或該處有理由相信該等資料會遭到不當或不法使用的申請。換言之,即使在新措施實施前,入境處已有權先審批查冊及/或索取核證副本的申請,才發放有關記錄。至於投訴人的個案是否屬可能會違反《個人資料(私隱)條例》的情況,屬入境處的專業判斷。申訴專員公署(公署)認為,入境處的決定沒有明顯不合理或不恰當之處。因此,申訴專員認為,投訴點(a)不成立。 投訴點(b)

479. 經查核記錄,公署確認入境處已就新安排於二零一九年十月十六日晚上向負責處理有關申請及按聽熱線的職員發出電郵指示,而兩名負責接聽熱線的職員亦確認收到相關指引,並表示清楚明白新安排的內容,及向來電查詢者講述最新的安排。由於投訴人與事涉職員的說法迥異,在缺乏獨立佐證的情況下,公署並無法確定投訴人與職員當時的對話實情,故不擬置評投訴人是否曾受職員誤導。

480. 事實上,投訴人提出申請時新安排已實施兩個多月,而在提出申請的兩日後,投訴人已接獲職員乙來電,獲告知有關安排及要求,該處亦有按投訴人提供的資料作個別審批,並在拒絕其申請後隨即安排退款,公署認為,投訴人並未有受到不公平的對待。

481. 儘管如此,公署認為,入境處在一日之內(二零一九年十月十六日)就新安排作出修訂,雖然是因應當時情況而決定,但無疑會對申請的人士及曾閱覽通告的人士造成混淆,情況並不理想。公署認為入境處應盡量避免於短時間內突然更改新安排。

482. 此外,公署認為,即使上述新安排之原意是為了保障個人私隱,但行之已久的做法突然更改,而更改的原因、新措施的詳情(包括申請目的、條件、所需文件等)、訂立登記冊/登記紀錄之目的等,卻於二零二零年二月七日才正式公布,會對期間提出申請的人士造成混淆和不便。公署理解,入境處需時就新措施的詳情諮詢律政司及私隱專員公署。然而,在有關細節和論述未獲確認及未能公布時,貿然實施新措施,情況殊不理想。公署認為入境處最少應公布新措施的主要具體要求,即如申請翻查他人的結婚紀錄,須提供資料當事人的書面同意或說明申請目的及用途。

483. 綜合上段所述,申訴專員認為,投訴點(b)部分成立。 投訴點(c)

484. 入境處已解釋,二零一九年十月十六日實施的措施已於同日內作出新修訂,而網頁上所刊登的通告亦於當天晚上移除,職員亦由十月十七日起停止派發有關通告。鑑此,投訴人提出申請時(即二零二零年一月八日),該處已按新修訂的安排處理所有查冊申請,婚姻登記處職員並沒有自行更改申請安排。因此,申訴專員認為,投訴點(c)不成立。 投訴點(d)

485. 根據記錄,職員乙在二零二零年一月十日已致電投訴人,解釋該處的新安排,並要求投訴人提供查冊目的和擬作用途,及相關文件。職員乙亦在該通電話中向投訴人說明,在其申請獲批前,該處不會啟動翻查工作,因此其網上申請所顯示的領取結果日期並不適用。其後,職員乙亦曾於一月十五日告知投訴人,由於其個案涉及複雜情況,該處需較長時間作審視。及至一月二十四日,職員乙口頭通知投訴人,根據其提供的資料,該處未能接納其申請,但投訴人表示將再提供補充資料,以支持其申請。由於投訴人於其後致入境處的兩封電郵均未有提供其他資料足以支持其申請,該處遂於二月七日致電投訴人,通知投訴人其申請不獲批。然而,投訴人於二月九日電郵該處,要求該處不要向其發出書面通知書,並欲再就其申請與該處作進一步跟進,該處遂延至三月二日正式向投訴人發出書面通知,拒絕其申請。就此,公署認為,入境處在整個申請的處理過程中,並沒有行政失當之處。因此,申訴專員認為,投訴點(d)不成立。 投訴點(e)

486. 根據記錄,職員乙在二月七日已致電及告知投訴人入境處已考慮其提供的所有資料,包括投訴人一月二十四日的電郵,才作出拒絕其申請的決定。入境處暫緩向投訴人發出書面通知乃因投訴人於二月九日電郵該處,要求該處不要發出書面回覆,並表示會再致電該處,就申請作進一步跟進。公署認為,投訴人指入境處延誤書面回覆其電郵,實不合理。因此,申訴專員認為,投訴點(e)不成立。 投訴點(f)

487. 入境處可自行決定指派合適的職員處理投訴人的投訴及查詢,其回覆代表該處立場,並非該職員的個人見解。因此,申訴專員認為,投訴點(f)不成立。

488. 另外,有關婚姻登記的相關條例可追溯至一八七六年,年代久遠,當時社會對保障個人私隱的意識和關注與現今大不相同。公署認為,入境處應考慮檢討相關條例,以切合最新的社會狀況。

489. 總括而言,公署認為,入境處在徵詢律政司的意見並考慮投訴人的個案情況後決定拒絕其申請,從行政角度而言,並無不妥。而整個申請的處理過程中,入境處亦有適時向投訴人交代新安排、需時處理個案的原因,以及要求投訴人提供相關資料。就投訴人的投訴,入境處亦已按既定程序,適切地作出處理。不過,公署認為入境處在新安排細節及論述未獲確認及未能公布時便貿然實施,而同日內就新安排作出修訂亦容易造成混淆,情況並不理想。申訴專員認為,這宗投訴部分成立。

490. 申訴專員建議入境處 —應汲取經驗,日後在推行對公眾有影響的新安排前,須作慎密考慮,避免於短時間內突然更改新安排,並盡快公布內容及因由;應考慮採取進一步的行政措施,向非資料當事人的申請人聲明,該處可以通知資料當事人該查冊申請,包括查冊人的個人資料,以及查冊之目的和用途;以及應考慮檢討《婚姻條例》,以切合最新的社會狀況。

當局的回應

491. 入境處接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動 —入境處已檢討是次推行新安排的做法,認同有可改善之處。日後在推行新安排前,該處會適時透過不同渠道公布詳情,讓公眾盡早知悉新安排;入境處會詳細研究公署的建議,而由於建議涉及向資料當事人披露查冊申請人的個人資料,而查冊申請人的個人資料同樣受《個人資料(私隱)條例》規管,入境處會按需要諮詢律政司和私隱專員公署;以及入境處會繼續因應社會的最新狀況,不時檢視《婚姻條例》的實施情況,並會按需要對條例下的相關條文作出修訂。