背景

468. 據投訴人稱,其法律團隊受債權人委託,入稟內地法院向債務人及擔保人追討債款。由於內地法院要求原告方提交兩名人士在港的婚姻狀況證明,投訴人於二零一九年十一月七日透過入境事務處(入境處)網頁,申請翻查兩名人士的「香港結婚紀錄」及索取「結婚證書核證副本」,並繳交費用。根據網頁的資料,投訴人可在二零一九年十一月十九日領取有關記錄。翌日,投訴人接獲入境處職員的來電,指根據入境處的最新安排,非資料當事人的申請人須呈交文件以說明申請理由,並須交由委員會審批。同日,投訴人便透過電郵補交有關資料。由於一直未收到審批結果,投訴人曾多次致電和電郵入境處,查詢申請進度。二零二零年一月三日,入境處職員回覆投訴人指,其申請仍在審查中,亦不知何時才會有申請結果。

469. 投訴人指,根據法例,任何人均有權向入境處申請翻查有關記錄,而根據合法性原則,限制當事人的法律須由具立法機關所制定,及在公布後才生效,但入境處的網頁並未有刊登該最新安排。就此投訴人質疑有關安排缺乏法律基礎,入境處要求投訴人提供申請理由存有違法之嫌。此外,投訴人指入境處應按其服務承諾於七個工作天內完成其申請,而為避免申請人無限期地等待行政當局的決定,法律上該處理應在七天內作出批准或駁回其申請的決定。由投訴人提出申請至向申訴專員公署(公署)提出投訴,已逾兩個多月,但其申請仍在審查中,嚴重影響其委託人之民事訴訟案件。就上述,投訴人不滿入境處拖延處理其申請,並不合法地要求其提交申請理由。

申訴專員的觀察

470. 入境處在徵詢法律意見後,認為現有條文已賦予該處酌情權拒絕可能會違反《個人資料(私隱)條例》的規定,或該處有理由相信該等資料會遭到不當或不法使用的申請。換言之,即使在新措施實施前,入境處已有權先審批查冊及/或索取核證副本的申請,才發放有關記錄。至於投訴人的個案是否屬可能會違反《個人資料(私隱)條例》的情況,屬入境處的專業判斷,入境處的決定沒有明顯不合理或不恰當之處。入境處雖然以較長時間處理投訴人的申請,但曾於二零一九年十一月二十一日透過電話及二零二零年一月十三日電郵通知投訴人其申請情況複雜,該處需更長時間處理,並交代新安排的背景。在新措施的細節落實後,該處亦於二零二零年二月十九日電郵通知投訴人有關更改、交代訂立登記冊/登記紀錄之目的、並具體要求投訴人提供兩項所需文件。公署認為,入境處已向投訴人交代需時處理的原因,並不時通知他其個案的處理進度,亦在新措施的細節落實後,解釋新措施的安排,及清楚列明該處所須的證明文件。就此,公署認為,入境處在整個申請的處理過程中,並沒有行政失當之處。

471. 另一方面,即使二零一九年十月十六日實施的新措施是為了保障個人資料私隱,原意合理,但行之已久的做法突然更改,而更改的原因、新措施的詳情(包括申請目的、條件、所需文件等)、訂立登記冊/登記紀錄之目的等,卻於二零二零年二月七日才正式公布,的確會對期間提出申請的人士造成混淆和不便。公署理解,入境處需時就新措施的詳情諮詢律政司及私隱專員公署。然而,在有關細節和論述未獲確認及未能公布時,貿然實施新措施,情況殊不理想。公署認為入境處最少應於二零一九年十月十六日公布新措施的主要具體要求,即如申請翻查他人的結婚紀錄,須提供資料當事人的書面同意或說明申請目的及用途。無論如何,入境處在檢討後承認有可改善之處,並已完善有關安排。

472. 另外,有關婚姻登記的相關條例可追溯至一八七六年,年代久遠,當時社會對保障個人私隱的意識和關注與現今大不相同。公署認為,入境處應考慮檢討相關條例,以切合最新的社會狀況。

473. 總括而言,公署認為,入境處在徵詢律政司的意見並考慮投訴人的個案情況後決定拒絕其申請,從行政角度而言,並無不妥。而整個處理過程雖然較長,但入境處已解釋原因,公署認為當中不涉延誤,入境處亦有適時向投訴人主動交代申請進度、需時處理個案的原因,以及要求投訴人提供相關資料。 不過公署認為,入境處在細節及論述未獲確認及未能公布時,貿然實施新安排並不理想,應最少公布新安排的主要具體要求。因此,申訴專員認為這宗投訴不成立,但入境處有其他不足之處。

474. 申訴專員建議入境處 —應汲取經驗,日後在推行對公眾有影響的新安排前,須盡快公布內容及因由;考慮採取進一步的行政措施,向非資料當事人的申請人聲明,該處可以通知資料當事人該查冊申請,包括查冊人的個人資料,以及查冊之目的和用途;以及考慮檢討《婚姻條例》,以切合最新的社會狀況。

當局的回應

475. 入境處接納申訴專員的建議,並已採取以下跟進行動 —入境處已檢視是次推行新安排的做法,認同有可改善之處。日後在推行新安排前,該處會適時透過不同渠道公布詳情,讓公眾盡早知悉新安排;入境處會詳細研究,而由於建議涉及向資料當事人披露查冊申請人的個人資料,而查冊申請人的個人資料同樣受《個人資料(私隱)條例》規管,入境處會按需要諮詢律政司和私隱專員公署;以及入境處會繼續因應社會的最新狀況,不時檢視《婚姻條例》的實施情況,並會按需要對條例下的相關條文作出修訂。