背景

460. 二零一九年八月一日,投訴人到入境事務處(入境處)轄下的金鐘婚姻登記事務及紀錄辦事處(辦事處),申請翻查一名特定人士的香港結婚紀錄及出生登記紀錄,並繳交費用。 根據繳費單據資料,投訴人可分別在同年八月十三日及十月二十九日領取有關記錄。然而,當投訴人於十一月六日前往辦事處領取記錄時,職員卻表示有關記錄尚未備妥。十一月二十七日,投訴人致電辦事處查詢,惟職員稱有關記錄仍未備妥,但未有交代原因。投訴人不滿入境處違反服務承諾,不但未有在7至10個工作天內向其提供相關記錄,亦未能按繳費單據上的日期向其提供相關記錄,並且欠缺合理解釋。投訴人認為入境處拖延向其提供相關記錄嚴重損害新聞自由及損害公眾知情權。

申訴專員的觀察

461. 入境處徵詢法律意見後認為,現有條文已賦予該處酌情權拒絕可能會違反《個人資料(私隱)條例》的規定,或該處有理由相信該等資料會遭到不當或不法使用的申請。換言之,即使在新措施實施前,入境處已有權先審批查冊及/或索取核證副本的申請,才發放有關記錄。至於投訴人的個案是否屬可能會違反《個人資料(私隱)條例》的情況,屬入境處的專業判斷,然而,申訴專員公署(公署)認為,入境處的決定沒有明顯不合理或不恰當之處。

462. 公署認為,若未能於原定時間完成處理,入境處應向申請人清晰交代需時處理的原因,並主動定時通知申請人個案的處理進度。以是次為例,入境處在個案的初階段,便應向投訴人解釋該處基於甚麼理由認為其個案涉及一定複雜性,而需較長時間處理申請;然而,入境處在二零一九年八月中致電投訴人後,直至二零二零年二月六日才電郵投訴人索取補充資料。 在這半年期間,入境處未有主動聯絡投訴人。此外,既然律政司表示入境處在現有條文下已有酌情權拒絕申請,而入境處在接獲申請時已對有關申請的目的成疑,應可以在更早時間向投訴人索取補充資料並處理申請,而不用待入境處於二零二零年二月公布新措施的詳情時才處理其申請。公署認為,投訴人的申請是在新措施實施前提出,故不應受新措施影響。

463. 另一方面,公署認為,即使新措施的原意是為了保障個人資料私隱,但行之已久的做法突然更改,而更改的原因、新措施的詳情(包括申請目的、條件、所需文件等)、訂立登記冊/登記紀錄之目的等,卻於二零二零年二月七日才正式公布,對期間的申請人造成混淆和不便。公署理解,入境處需時就新措施的詳情諮詢律政司及私隱專員公署。然而,在有關細節和論述未獲確認及未能公布時,貿然實施新措施,情況殊不理想。公署認為入境處最少應公布新措施的主要具體要求,即如申請翻查他人出生登記及/或結婚紀錄,須提供資料當事人的書面同意或說明申請目的及用途。

464. 另外,有關婚姻登記的相關條例可追溯至一八七六年,年代久遠,當時社會對保障個人私隱的意識和關注與現今大不相同。公署認為,入境處應考慮檢討相關條例,以切合最新的社會狀況。

465. 總括而言,公署認為,入境處在徵詢律政司的意見並考慮投訴人的個案情況後決定拒絕其申請,從行政角度而言,並無不妥。然而入境處需時超逾六個月處理投訴人的兩宗申請,且未有適時向投訴人主動交代申請進度需時處理個案的原因,以及未有及早要求投訴人提供相關資料,處理過程有欠理想。 因此,申訴專員認為這宗投訴部分成立。

466. 申訴專員建議入境署 —若個案涉及複雜情況,而未能於原定時間完成處理,入境處應定時通知申請人個案的處理進度,並交代需時處理的原因,以盡量釋除申請人的疑慮;入境處應檢討是次個案處理的流程,確保日後能適時跟進有關申請,特別是須盡早向申請人索取所需的資料;入境處應汲取經驗,日後在推行對公眾有影響的新措施前,須盡快公布內容及因由;入境處應考慮採取進一步的行政措施,向非資料當事人的申請人聲明,該處可以通知資料當事人該查冊申請,包括查冊人的個人資料,以及查冊之目的和用途;以及入境處應考慮檢討《生死登記條例》及《婚姻條例》,以切合最新的社會狀況。

當局的回應

467. 入境署接納申訴專員的建議,並採取以下跟進行動 —入境處已檢視是次處理投訴人個案的申請流程,認同有可改善之處。入境處已在二零二零年六月十九日就處理申請個案的流程制定內部指引。相關指引會就處理非資料當事人提出申請訂立清晰程序,並會就各項程序 (包括向申請人索取所需資料、在收到全部所需資料後審核個案,及通知申請人結果等) 所需時間定下目標,以確保該處能適時處理申請,並讓申請人在過程中適時知悉申請進度;入境處已檢視是次推行新安排的做法,認同有可改善之處。日後在推行新安排前,該處會適時透過不同渠道公布詳情,讓公眾盡早知悉新安排;入境處亦會詳細研究建議。由於建議涉及向資料當事人披露查册申請人的個人資料,而查册申請人的個人資料同樣受《個人資料(私隱)條例》規管,該處會按需要諮詢律政司和私隱專員公署;以及入境處會繼續因應社會的最新狀況,不時檢視《生死登記條例》及《婚姻條例》的實施情況,並會按需要對條例下的相關條文作出修訂。