背景

451. 投訴人是一名本地報章記者。二零一九年十月二十五日,投訴人到入境事務處(入境處)轄下的金鐘婚姻登記事務及紀錄辦事處(辦事處),申請翻查香港結婚紀錄。然而,職員表示入境處已於同年十月十六日更改查冊的做法:若申請查閱他人的香港結婚紀錄和出生登記紀錄,須獲當事人的同意;若申請人未能提供當事人的授權書,則須向入境處提供合理理由以供審批。同日,投訴人分別向入境處及個人資料私隱專員公署(私隱專員公署)查詢有關做法。

452. 其後,入境處及私隱專員公署分別書面回覆投訴人的查詢。投訴人不滿入境處的回覆未有回應更改查冊申請的原因,以及以往無須當事人授權的做法是否違反《個人資料(私隱)條例》。此外,根據私隱專員公署的回覆,兩個公共登記冊(即香港結婚紀錄和出生登記紀錄)載有的個人資料受到《個人資料(私隱)條例》的第3保障資料原則所保障,除非獲得資料當事人明確和自願同意,否則有關個人資料只可用於與設立公共登記冊時述明或直接相關的目的。然而,投訴人指出,入境處的網頁及辦事處均未有述明設立兩個公共登記冊之目的,令申請人無從得知其查冊申請的目的是否符合該公共登記冊設立的目的。投訴人又認為新聞工作者如須向入境處提供查冊的原因,將有機會讓被調查對象及入境處得悉調查情況,做法嚴重損害新聞自由。而根據現行法例,香港結婚紀錄和出生登記紀錄本來就屬於可供公眾查閱的公共登記冊,故入境處現時的做法亦嚴重損害公眾知情權。

申訴專員的觀察

453. 申訴專員公署(公署)認為,入境處有見於濫用公共登記冊的情況日益嚴重,在徵詢律政司後,認為須就查冊或索取核證副本的申請加強對資料當事人的個人資料之保障,繼而決定就有關申請進行審批,做法有其理據,亦得到私隱專員的認同。

454. 至於投訴人指入境處未有述明設立兩個公共登記冊之目的,但卻在二零一九年十月二十九日的覆函中要求申請人須遵從《私隱條例》的規定,即不得在未經授權下,把有關個人資料用於與設立該登記冊時述明或直接相關之目的以外的任何目的。公署認為,入境處的做法確實令申請人無所適從,不知道該如何滿足該處的要求。公署認為,理想的做法是在二零一九年十月十六日實施新措施時,同時公布新的申請程序和要求,並述明設立登記冊的目的。

455. 從行政角度而言,公署認為,即使在二零一九年十月十六日實施新措施的原意是為了盡早保障個人資料私隱,但行之已久的做法突然更改,而更改的原因、新措施的詳情(包括申請目的、條件、所需文件等)、訂立登記冊/登記紀錄之目的等,卻於二零二零年二月七日才正式公布,對期間的申請人造成混淆和不便。公署理解,入境處需時就新措施的詳情諮詢律政司及私隱專員公署。然而,在有關細節和論述未獲確認及未能公布時,貿然實施新措施,情況殊不理想。公署認為入境處最少應公布新措施的主要具體要求,即如申請翻查他人出生登記及/或結婚紀錄,須提供資料當事人的書面同意或說明申請目的及用途。

456. 另外,有關婚姻登記的相關條例可追溯至一八七六年,年代久遠,當時社會對保障個人私隱的意識和關注與現今大不相同。公署認為,入境處應考慮檢討相關條例,以切合最新的社會狀況。

457. 總括而言,公署認為入境處在徵詢律政司的意見後決定先審批査冊及/ 或索取核證副本的申請,才發放有關記錄,從行政角度而言,並無不妥。但入境處未有在新安排實施前作出公布,述明登記冊/ 登記紀錄之訂立目的、新安排的因由、詳細內容及審批條件/程序等,做法有違良好的行政規範。因此,申訴專員認為這宗投訴部分成立。

458. 申訴專員建議入境署 —應汲取經驗,日後在推行對公眾有影響的新措施前,須盡快公布內容及因由;應考慮採取進一步的行政措施,向非資料當事人的申請人聲明,該處可以通知資料當事人該查冊申請,包括查冊人的個人資料,以及查冊之目的和用途;以及應考慮檢討《生死登記條例》及《婚姻條例》,以切合最新的社會狀況。

當局的回應

459. 入境處接納申訴專員的建議,並採取以下跟進行動 —入境處已檢視是次推行新安排的做法,認同有可改善之處。日後在推行新安排前,該處會適時透過不同渠道公布詳情,讓公眾盡早知悉新安排;入境處亦會詳細研究此建議。由於建議涉及向資料當事人披露查冊申請人的個人資料,而查冊申請人的個人資料同樣受《個人資料(私隱)條例》規管,該處會按需要諮詢律政司和私隱專員公署;以及入境處會繼續因應社會的最新狀況,不時檢視《生死登記條例》及《婚姻條例》的實施情況,並會按需要對條例下的相關條文作出修訂。