2018/ 845 1 延誤處理一宗短期豁書申請; 2 就發出短期豁書施加不合理條件;以及 就延誤處理的短期豁書申請徵收不予退還的行政費
背景
投訴人於二零一六年九月獲城市規劃委員會城規會批出具附帶條件的規劃許可,准許在某用地該用地發展臨時休閒農莊。規劃許可的附帶條件之一為安裝「滅火水源及消防裝置」。鑑於在該用地安裝消防裝置須先搭建某些構築物,投訴人遂於二零一六年九月當區地政處地政處申請短期豁免書該宗申請以搭建該等構築物。 地政處於二零一七年五月原則上批准申請,並於二零一七年八月投訴人發出基本條款建議書。二零一七年十月,投訴人按照地政處的要求,繳付一筆不予退還的行政費。然而,地政處其後投訴人表示發出短期豁免書的先決條件,包括全面滿足城規會規劃許可的附帶條件,以及就該用地搭建臨時構築物成功申請三份豁免證明書。二零一八年九月二十七日,投訴人申訴員公署投訴地政總署,其不滿可歸納如(a) 延誤處理一宗短期豁免書申請投訴點 a); (b) 就發出短期豁免書施加不合理先決條件投訴點 b);以及(c) 就地政處延誤處理的該宗申請徵收不予退還的行政費投訴點 c)。
申訴專員的觀察
投訴點 a)地政處部門傳閲該宗申請徵求意見時,回覆期限定為二零一六年十一月二十六日。當兩個相關部門在二零一六年十一月底仍未回覆,地政處當時未有採取行動,直到二零一七年一月才部門發出提示。地政總署解釋,該署並沒有就發出提示訂立承諾時限。然而申訴員認為,無論有否就此訂立承諾時限,基於良好行政和有效率服務的考慮理應適時發出提示。 地政處於二零一七年五月原則上批准該宗申請,但卻於二零一七年八月才投訴人發出基本條款建議書。雖然地政總署解釋在發出基本條款建議書前,須先完成一定程序,但除了人手有限和工作繁重的原因外,署方並沒有提出實質證據證明所耗用的長時間屬合理。申訴員察悉地政總署的內部情況有局限,但認為地政總署理應處理有關問題,而非任由公眾承受因此造成的低效率後果。因此,申訴員認為投訴點 a)成立。 投訴點 b)地政處內部記錄顯示,地政處於二零一七年三月考慮投訴人發出基本條款建議書時,認為發出短期豁免書的先決條件是申請人滿足了城規會規劃許可的附帶條件。即使在二零一八年四月一次會面中,投訴人地政處查詢短期豁免書申請人是否必須滿足城規會規劃許可的所有附帶條件,方可獲發短期豁免書,地政處只表示會逐個個案考慮有關宜,以及顧慮某些短期豁免書申請因未能滿足城規會的許可條件而須撤回。由此可見,當時地政處的要求是投訴人須全面滿足城規會規劃許可的所有附帶條件才會發出短期豁免書。雖然地政總署申訴員解釋,如果投訴人確認滿足了「提交條件」,即相關部門提交文件的條件而無須滿足「執行條件」,即落實相關技術建議,地政處便會認為符合條件發出短期豁免書,地政處之前並未如此告知投訴人。申訴員認為投訴人並非如地政總署所指般有所誤解。 假如投訴人無須持有短期豁免書也可履行城規會規劃許可的附帶條件,地政處的顧慮以及暫緩發出短期豁免書,或可以理解。然而,在本個案中,投訴人顯然無法在沒有短期豁免書的情況滿足有關的執行條件。因此,地政處要求投訴人須全面滿足規劃許可的所有附帶條件才發出短期豁免書並不合理。 即使有充分理據要求投訴人全面滿足城規會規劃許可的所有附帶條件,地政處也應通知投訴人相關理據,以讓投訴人考慮。但是地政處沒有這樣做。而基本條款建議書僅述明,費用清繳之前不存在對政府具有約束力的協議。當中並無提及在投訴人全面滿足規劃許可的所有附帶條件之前,地政處或會暫緩發出短期豁免書。 在地政總署的內部指引中,接獲已簽署的基本條款建議書必包括行政費後的程序,包括「編配新的短期豁免書編號」和「記錄終止現時的短期豁免書」。當中並無提及申請人施加規定。因此,地政處在投訴人未全面滿足城規會規劃許可的所有附帶條件前暫緩發出短期豁免書,已偏離地政總署的內部指引。因此,申訴員認為投訴點 b)成立。 投訴點 c)徵收行政費通常是為了抵償處理申請的成本,而所產生的成本無關申請結果 。因此,行政費不予退還並非不合情理。 然而,本個案屬於例外情況。地政處處理該宗申請已耗時甚久,導致在投訴人提交申請超過兩年後二零一八年十一月十五日才發出短期豁免書,而該短期豁免書的有效期僅涵蓋二零一九年三月三十一日。 投訴人已訂立合約的其中一項條件為行政費不予退還,申訴員對此並無異議。然而,該條件應在地政處妥為履行職務的情況才有約束力,而申訴員並不認為地政處有這樣做。因此,申訴員認為投訴點 c)成立。 基於以上所述,申訴員認為這宗投訴成立,並促請地政總署(a) 考慮改善處理短期豁免書申請及相關工作的人手資源,以及參考本個案修訂內部指引;以及(b) 假如投訴人重新遞交短期豁免書申請,以及與行政費和豁免費相關的要求,應妥為考慮其申請。
當局的回應
地政總署接納申訴員的建議,並已採取述進行動。 建議 a)地政總署一直持續檢討其人力資源狀況以及工作的優先次序。同時地政總署正積極進就修訂內部指引,以簡化處理短期豁免書申請的流程的建議。在參考本個案、諮詢業界及檢討現行指示後,地政總署正制訂額外指引和新指示,以改善處理短期豁免書申請的機制。具體而言,地政總署會簡化部門傳閱和諮詢公眾的程序,以及採用簡化的文件。同時,相關的地政處已發出指引,提醒人員注意處理短期豁免書申請的時限。 建議 b)地政處今並無接獲投訴人重新遞交短期豁免書的申請。假如投訴人重新遞交短期豁免書申請,和提出與行政費和豁免費相關的要求,地政處會參考申訴員的建議,妥為考慮有關申請。