2018/ 787 1 沒有清楚說明編配公共屋邨場地的抽籤安排; 2 未有妥善監察申請團體有否使用獲批場地;以及未有正視某些申請團體長期佔用場地的問題
背景
二零一八年十月二日,某團體該組織申訴員公署公署投訴房屋署。該組織稱,自二零一七年八月開始,該組織定期某屋的屋辦處辦處申請在星期六、日或公眾假期借用該商場觀光梯外的公共空間涉場地舉辦活動。初時,該組織的大部分場地申請均獲批准,但數月後獲批申請的數目大減;該組織二零一八年八月及十月的場地申請更全部不獲批。辦處由房屋署委聘的私人物業管理公司管理。 該組織曾就以上情況辦處了解原因,辦處表示:由於有其他團體與該組織申請於同日借用涉場地,辦處需抽籤決定編配的優先次序,故影響了該組織獲批申請的機會。 該組織曾派代表到場見證辦處的抽籤過程,發現辦處職員在抽籤之前,並無申請團體說明抽籤準則、哪些日子需要抽籤,以及中籤團體如何分配檔期。該組織亦察覺到,有兩個團體「團體 A」及「團體 B」在某月份只中籤一次,卻可在該月內連續多日使用涉場地。該組織不滿房屋署及辦處未有具體說明抽籤方法,處理透明度不足投訴點 a)。 該組織辦處查閱涉場地的借用記錄,發現團體 A和團體 B申請借用的日期經常與該組織重疊,而團體 A獲批准使用場地的次數最多。但二零一八年八月十月期間,該兩個團體在絕大部分時間未曾使用獲批的涉場地。該組織舉例,團體 A獲批於二零一八年九月某日使用涉場地,但該組織於當日上、午到場拍照,晶未見有任何活動舉行。該組織指,該兩個團體未有按照房屋署的規定於活動舉行前三日取消場地,但辦處仍繼續其批出場地。該組織不滿房屋署及辦處未有妥善監察申請團體有否使用獲批場地投訴點 b)。 此外,該組織發現,有五個申請團體包括團體 A的地址完全相同。其中一個「團體 C」又與團體 B有緊密聯繫。該組織舉例,團體 C獲批於二零一八年十月某日使用涉場地,但該組織當日大約七時但無註明上午或午到場拍照,發現團體 B正在該場地進行活動,而團體 C則沒有使用該場地。該組織質疑有人藉不同團體的名義申請借用涉場地,目的只為「霸佔檔期」,以削弱其他團體可借用場地的機會。 該組織不滿房屋署未有正視上述問題投訴點 c)。
申訴專員的觀察
投訴點 a)就辦處職員在抽籤前有否在場團體代表口述介紹抽籤的準則及需要抽籤的日期等細節,房屋署與投訴人雙方說法不一。就此,公署曾另一位曾出席見證抽籤過程的團體代表作進一步查證。該位代表表示,每次抽籤前辦處均會說明抽籤安排,例如需抽籤的時段以及參與抽籤的申請團體;該位代表公署描述的抽籤過程,亦與房屋署的說法脗合。因此,公署信納房屋署的說法。 公署認為,倘若投訴人的代表不理解抽籤準則及細節安排,實可即場辦處職員作出提問,但該代表在第四次的抽籤活動才首次辦處表達不清楚抽籤準則及細節安排,辦處亦後作出了相應的改善措施張貼書面通告介紹申請場地抽籤準則。公署認為,辦處已適切進了該組織的要求。 公署認同,透過書面形式說明抽籤方法,可避免產生不必要的誤會和爭拗。惟公署留意到,該通告註明「抽籤方法會以攪珠形式進行」與實際的抽籤方法由辦處職員抽出球決定中籤團體在意思上有差距,用字有改善的空間。此外,房屋署及辦處可考慮再提前將時間表提供予有關團體,以便各申請團體可在抽籤之前進行協商。 房屋署表示會參考公署的意見,考慮進一步修改通告內容,及提前將抽籤安排及時間表以書面提供予各申請團體。 於該組織提出兩個團體只中籤一次卻可使用涉場地多日的質疑,房屋署澄清,每次抽籤只會決定一個時段的場地編配,並表示該兩個團體會在星期一五的日只有一個團體而不需要抽籤的時段申請使用涉場地,因此不排除該兩個團體有時會連接日不需要抽籤的時段及星期六或日因多個團體申請而需要抽籤的時段申請使用涉場地,因而令該組織有此誤會。公署認為,房屋署的說法可能反映實情。 因此,公署認為投訴點 a)不成立。 投訴點 b)辦處表示,該的保安員會在日常巡查中監察各個獲批場地的使用情況,並將巡查結果記錄在辦處的場地申請及巡查記錄表「巡查表」,惟辦處的「巡查表」並非房屋署制定的「標準表格」。公署發現兩者的主要分別如(a) 巡查人員只須在「巡查表」標示獲批團體有否進行活動;以及(b) 巡查人員須在「標準表格」提供其姓名、職級及巡查日期、並簽名作實;如巡查人員發現獲批團體有違規情況,須詳細說明。 由此可見,「標準表格」的要求明顯比「巡查表」嚴謹。公署認為,辦處的巡查記錄粗疏,未能提供任何具體資料如巡查人員姓名、活動情況等。根據辦處當時的巡查記錄,根本無法進一步查證投訴人描述當時的情況。公署亦發現,「標準表格」無要求巡查人員記錄巡查時間,或要求獲批團體須就活動拍照存檔。 屋場地是公共資源,加上場地申請需求殷切,房屋署有需要採取措施規範及巡查場地的實際使用時數,改善巡查記錄內容及敦促辦處妥善記錄。 房屋署的現行指引及申請場地須知中,完全沒有規範場地的實際使用時數。涉場地的借用申請競爭激烈,倘若房屋署不規範場地的實際使用時數,變相容許獲批團體任意借用長時段而大部分時間實則閒置場地,對其他未能中籤的申請團體造成不公。 公署認為,房屋署有責任審批場地申請及監察使用情況,同時公署亦理解房屋署前線屋管理同有眾多工作需要處理。在衡資源需要考慮,公署認為房屋署應採取方法遏止目前任意借用場地時數的情況,其中房屋署可考慮規定獲批准使用場地的團體須就所舉辦的活動拍照存檔,並清楚獲批團體表明該署只會在有需要的情況例如當房屋署接獲投訴指有團體未有使用獲批場地才會要求有關團體提交活動照片作證明。此做法不涉及恆常的行政工作,故無需投入額外資源和人手,亦可監察獲批團體使用場地。房屋署亦應視乎個別屋情況,制定適合的措施,以堵塞任意借用場地時數的漏洞。 因此,公署認為投訴點 b)成立。 投訴點 c)就該組織指團體 B於二零一八年十月某日使用團體 C場地,房屋署指團體 B於當日上午大約十一時將派發工作報告的相片上網頁,故相信該組織提供的照片應攝於當日上午七時而非晚上七時。由於團體 B未經申請使用涉場地,房屋署已發信給團體 B指其違反使用場地守則,並鄭重提醒團體 B日後須先申請才可使用場地。另一方面,團體 C獲批准的借用時段是當日上午十一時晚上八時;團體 C房屋署提供了當日的活動照片,證明當日確實曾使用涉場地進行活動。 因此,房屋署認為該組織所指的轉讓場地使用權情況並不存在。公署認為,房屋署的解釋合理。 然而,公署留意到,房屋署接納申請團體純粹以其社團註冊證明書作為申請場地的證明文件而非房屋署指引所指定的三類證明文件的其中任何一類 。公署認為,辦處未有執行指引,涉及失當。倘若房屋署認為社團註冊證明書可以接受為申請場地的證明文件,便應該更新其指引及申請場地須知內容;否則,便應要求辦處嚴格遵守既定指引的規定去處理場地申請的宜。 因此,公署認為投訴點 c)不成立,但房屋署另有失當之處。 基於以上所述,申訴員認為這宗投訴部分成立,並建議房屋署(a) 採取措施監察獲批團體使用場地的實際時數,及改善「標準表格」的內容;以及(b) 須嚴格執行場地申請指引;如有需要,應更新其內容以接受社團註冊證明書為證明文件。 該等文件指:( 由香港公司註冊處處長發出的公司註冊證書,顯示該團體已註冊為慈善團體; 2 由稅務局局長發出的信件證實該團體為《稅務條例》(香港法例第 2章)第 條所指的慈善團體;或 (3 其他顯示該團體過往曾舉辦慈善活動的書面記錄、刊物或相片。
當局的回應
房屋署接納申訴員的建議。 建議 a)房屋署已修訂「標準表格」的內容,要求巡查人員須記錄巡查時間,以監察獲批團體使用場地的實際時數。另外,房屋署亦規定申辦團體須就所舉辦的活動拍照存檔,在有需要的情況例如當接獲投訴指有關團體未有使用獲批場地會要求有關團體提交活動照片以作證明。 建議 b)房屋署亦已更新有關指引及申請場地須知內容,接受由警務處處長發出的社團註冊證明書作為核實申辦團體資格的證明文件之一。