未有顧及投訴人的情況,將其兒子的學生資助發給她的前夫,亦沒有妥善跟進投訴人欲成為資助申請人的要求及具體回覆她的相關查詢
背景
投訴人的兒子自小學一年級開始由父親在職家庭及學生資助務處職學處申請學生資助。投訴人與丈夫分居後與兒子同住,負責兒子的開支,故希望取代前夫作兒子的學生資助的申請人並領取資助。她於二零一八年九月,兒子升讀小學四年級時職學處提出轉換申請人要求,卻獲悉該處已前夫發放該學年的第一期資助。投訴人表示從未以申請人配偶身份簽署該學年的申請表,懷疑遭冒簽,就此,職員表示會在請示上司後回覆她。 其後,投訴人兩度去信職學處查詢轉換申請人均不得要領。二零一八年十二月十二日,投訴人申訴員公署公署投訴,指摘職學處無視她的情況而前夫發放資助,又沒有妥善進她欲成為申請人的要求。
申訴專員的觀察
一般情況,由其中一名家長作申請人並領取資助,並無不妥。就此,夫婦應商議好由誰作申請人領取津貼。 以此案而言,職學處審批申請後申請人發放津貼,是按程序辦,並無失當。投訴人如欲取代前夫申領津貼,應與前夫商討相關安排,按程序更改申請資料。就此,職學處已多番投訴人解釋,投訴人知道前夫才是申請人,卻仍單方面要求職學處改為把津貼發放給她,結果遭拒不能歸咎該處。 回覆方面,公署認為,政府部門接獲市民信件,除非情況特殊 ,否則理應回信。投訴人三度去信職學處,該處均只以電話回覆,實有欠妥善;兼且電話回覆並無記錄,更屬失當。 就電話記錄這點,公署曾審閱相關工作指引,發覺指引未有具體指明在什麼情況職員須作電話記錄。 公署同意,職學處不應介入夫婦離婚後的安排,而應由他們自行商議或在法庭有裁決後決定誰是申請人。然而,本案並非純屬家庭爭議,而是有舉報聲稱有人騙取資助,該處不能對這類舉報置若罔聞。公署明白,職學處人員不是業調查人員,但亦可翻閱過往的申請表,與涉申請表比對,嘗試以常人角度察看是否有可疑之處。該處只着投訴人自行報警,而沒有從保障公帑的角度作基本、初步的調查,是有不足。 無論如何,職學處在家訪申請人及審閱相關資料及文件後,亦已於二零一九年三月報警,以協助警方調查是否有證據顯示有人騙取資助。 綜合以上分析,公署認為,職學處申請人發放資助,並無不當,但就投訴人提出關於申請方面有可疑之處及更改申請人的要求方面的進工作包括未有書面回覆投訴人的書面查詢,以及沒有即時進關於有人涉嫌騙取資助的舉報,則有所不足。整體而言,這宗投訴部份成立。 申訴員建議職學處訂立/修訂工作指引,指示職員(a) 在接獲涉嫌騙取資助的舉報時作基本調查,並在有實質懷疑時報警; (b) 在一般情況,以書面回覆書面查詢;以及例如投訴人表明無須回覆,又或部門已多次回覆,並在之前的回覆表示就相同事宜不再回覆。 (c) 清楚訂明只要與申請有關,即使作電話商談的並非申請人本人,亦須作妥善記錄。
當局的回應
職學處接納申訴員的建議。 職學處已就申訴員的上述三項建議訂立和修訂工作指引。職學處會繼續透過員工培訓,確保職員熟悉相關的指引,並定期提醒員工須根據有關指引進申請個案及處理查詢。