7 1 無理拒絕把健體舞訓練班的報名方式由「先到先得」改為「抽籤」,以及未有防止大量重複參加者再次報名;以及 2 向投訴人提供錯誤資訊
背景
二零一八年十一月二十二日,投訴人申訴員公署公署投訴康樂及文化務署康文署,指康文署轄某體育館涉體育館健體舞訓練班的報名安排以「先到先得」方式並不公。 康文署涉體育館舉辦的健體舞訓練班採用「先到先得」的報名方式;當中兩個時段的訓練班 的報名情況踴躍,經常在開始報名後三分鐘內額滿,以致市民難以成功報名。然而,投訴人發現有多人曾成功報名連續參加上述兩個時段的訓練班,這反映「先到先得」的報名方式並不公。 投訴人於二零一八年十一月以電郵方式康文署反映訓練班的報名情況,並建議康文署改用抽籤方式處理會更為公,亦可讓更多市民參加訓練班。惟康文署沒有核實報名資料便回覆她,指稱沒有出現連續兩期訓練班在報名時間首 15分鐘內額滿的情況 ,並拒絕改用抽籤方式處理。 就此,投訴人指康文署回覆她時提供的訓練班報名資料與實不符,而且無理拒絕以抽籤方式處理。 這兩個時段的訓練班在後文分別簡稱為「 時的訓練班」和「3時的訓練班」。 根據內部引,康文署的主辦單位在決定一項康體活動的報名方式(「先到先得」或抽籤)時,應先參考過去相近時段內舉行同類型活動的報名情況及有關準則。其中一項準則是:若在過往有記錄顯示曾出現「連續兩期在開始報名後 5分鐘內額滿」的訓練班,在一般情況下,報名必須採用抽籤方式。
申訴專員的觀察
公署認為,康文署職員不妥善回覆投訴人且提供不準確的資料,實屬不當。 有關訓練班的報名統計資料顯示,有不少申請人 1 14個不等連續參加「 時的訓練班」及「 時的訓練班」,約佔每班名額 0個的三分之一一半,已出現重複參加者壟斷的情況。 公署認為,康文署轄的當區康樂辦處現時就有關訓練班採用「先到先得」報名方式,以及康文署減低申請人連報兩班的機制,並未能有效防止重複參加者壟斷訓練班的問題。 康文署有需要檢視報名方式是否適切,並採取行動作出糾正。 康文署可以借鑒有關器械健體訓練班的報名安排,讓「新參加者」有優先報名權,以防止重複參加者壟斷健體舞訓練班的問題再現。 涉的健體舞訓練班出現重複參加者壟斷的情況已十分明顯,而且應已維持了一段不短的時間,但主辦單位一直根據內部指引 「酌情」維持「先到先得」的報名方式,難免會令人覺得主辦單位以「酌情處理」為藉口無視有關情況,實不理。因此,康文署亦須檢視有關「酌情處理」的做法,考慮是否需要就此提供較具體的準則。 基於以上所述,申訴員認為投訴人對康文署的投訴成立,並建議康文署(a) 檢討及考慮更改涉健體舞訓練班的報名方式,以防止重複參加者壟斷的情況;內部引亦列明,就每月舉辦較多數目的訓練班,由於活動的名額較多,故即使曾出現「連續兩期在開始報名後 5分鐘內額滿」的情況,主辦單位乃可按實際情況酌情選擇以「先到先得」或抽籤方式報名。 (b) 考慮就踴躍報名的健體舞訓練班給予「新參加者」優先報名權的安排;以及(c) 檢討有關指引,就主辦單位對每月舉辦較多次數的活動的「酌情處理」,提供具體及清晰的準則及處理方法。
當局的回應
康文署接納申訴員的建議,並已採取列進行動 –(a) 康文署已更改有關健體舞訓練班的報名安排:即由二零一九年五月開始接受報名的健體舞訓練班,康文署已採用「抽籤」方式報名。康文署會繼續密切留意有關健體舞訓練班的報名情況和檢視報名的方式,並會適時採取進措施; (b) 康文署現正開發一套全新智能康體服務預訂資訊系統。 新系統的設計會將在器械健體項目採取的「新參加者」優先報名安排推廣其他體育訓練班。康文署已於二零二零年三月中批出新系統的發展設計合約,預計有關系統的第一期工作將於 2022-23年度完成,屆時將可推出「新參加者」優先報名權的安排。在此期間,康文署已採用「抽籤」 方式分配有關健體舞訓練班名額,以減少申請人重複報名的機會;以及根據現行以抽籤方式分配活動名額的安排,每名申請人在同一報名日期內於同區舉辦的同類型活動,只可遞交一份報名表格。申請人在每份報名表內最多可填報五項活動選擇,例如五個不同的健體舞訓練班,而每名中籤者只可獲分配一個活動名額。 (c) 根據原訂指引,主辦單位可酌情不採取「抽籤」方式處理於繁忙時段內進行的健體舞訓練班。康文署已檢視康體活動名方式的執行指引,並作出修訂。新指引清楚列明,如有關訓練班連續兩期在開始名後 15分鐘內額滿,名必須採用「抽籤」形式。主辦單位須根據新指引訂定康體活動的名方式。