- 未經投訴人同意,把其車輛的擁有權轉讓予另一名人士;以及 2) 拒絕為該車輛續牌
背景
投訴人稱,根據運輸署的規定,如辦理車輛過戶申請,舊車主本人須親身前往該署辦理。然而,運輸署在未經她授權或親身前往該署辦理過戶申請的情況下,在二零一五年十月二十六日把她名下一輛私家車(事涉車輛)轉名至他人(該車輛仍由投訴人管有)。投訴人曾就此事報警處理,惟警方當時未能捉拿到涉案人士。事件發生至投訴人向申訴專員公署(公署)提出申訴時已約三年,投訴人擔心若不辦理事涉車輛的續牌手續,運輸署會註銷該車輛及車牌,惟該署指她必須得到法庭的判決才可辦理事涉車輛的續牌手續。就上述事宜,投訴人不滿運輸署(a) 未經她授權便辦理事涉車輛的過戶申請;以及(b) 拒絕為該車輛續牌。
申訴專員的觀察
投訴點 a)運輸署已澄清,在辦理車輛過戶申請時,新車主只須帶同已獲原有登記車主簽署的過戶通知書,連同所須文件(包括車輛登記文件正本)親往該署辦事處辦理即可,原有登記車主(舊車主)無須親身辦理有關申請。 公署認同,車輛登記文件是核實車主身份的重要文件,車主有責任妥善保管,並在文件上簽署,以保障自己的利益。 根據投訴人二零一六年三月十一日於警署所作的口供,她於二零一五年九月將事涉車輛的車輛登記文件正本交給一直為她辦理車輛事宜的代理人,讓代理人處理續牌及保險,但之後該代理人音訊全無。投訴人表示,她已無法記起曾否於車輛登記文件正本上簽署,而她其後向公署提供該車輛登記文件的副本,登記車主簽署一欄上則沒有簽名。公署認為,此案的關鍵在於當日辦理車輛過戶的人士能否出示事涉車輛的車輛登記文件正本,以及過戶通知書上的簽名是否與車輛登記文件上的簽名相符。就第一點,由於運輸署已根據檔案存廢期限的規定,按既定程序銷毀與事涉車輛過戶申請相關的文件,因此未能向公署提供該車輛登記文件。但從投訴人的陳述,投訴人的車輛登記文件已交予他人,因此有關人士當日有可能出示車輛登記文件正本。至於第二點,公署發現,在過戶申請書上的簽名,與投訴人在投訴表格上的簽名完全不同,但由於投訴人不能確定曾否於車輛登記文件正本上簽署,縱然她提供給公署的該文件的副本上沒有簽署,公署無法確定該副本是於何時複印,以及她之後有否再於正本上簽署。在此情況下,公署亦無法核實過戶通知書上原有登記車主(即投訴人)的簽署與車輛登記文件正本上的簽署是否相符,甚或車輛登記文件正本有否遭他人冒簽。故此,公署無法確定運輸署的職員當日有否按既定程序核實兩份文件上的登記車主簽署是否相符。 另一方面,公署經審閱該過戶通知書後發現,通知書上填寫的登記車主之英文姓名其中一個英文字母,跟投訴人的英文姓名明顯不符。根據運輸署處理車輛過戶申請的既定程序,櫃枱職員會核對過戶通知書上的登記車主資料與該署電腦系統之記錄是否相符,然後會由另一名職員再次核實。公署認為,經雙重核實資料後才批准車輛過戶的做法,本應穩妥。然而,運輸署經過兩名職員的核對,加上調查此案的人員的檢視,竟然未能發現該錯處,公署對此感到驚訝。 公署認為,車輛過戶涉及貴重資產的轉移,處理上必須極度小心謹慎,運輸署有必要正視以上問題,認真訓示職員,及檢討現行處理車輛過戶申請的程序有否需要改善之處。 綜合上文的分析,公署就投訴點 a)的結論是不成立,但認為運輸署另有缺失。無論如何,投訴人已就事涉車輛涉嫌遭非法過戶一事向警方報案,事件應交由警方繼續處理。至於警方如何進行調查,公署無權干預和置評。 投訴點 b)運輸署已解釋,根據該署記錄,事涉車輛已過戶給他人,投訴人不再是該車輛的登記車主,因此該署在警方或法庭確定事涉車輛是遭非法過戶前,不能受理由投訴人提交的續領車輛牌照申請。公署認為,運輸署的解釋合理。因此,投訴點(b)不成立。 然而,鑑於調查發現的缺失,公署建議運輸署(a) 提醒職員,在處理車輛過戶申請時,務須小心核對所有申請資料;若發現任何不符或可疑之處,應按情況直接跟登記車主確認;以及(b) 認真檢討現行處理車輛過戶申請的程序有否需要改善之處,以確保查核過程準確無誤。
當局的回應
運輸署接納公署提出的建議,並已採取以下措施。 建議 a)運輸署已訓示職員在處理車輛過戶申請時,必須小心核對所有申請資料,以及參考證明文件以覆核「車輛過戶通知書(的士除外)」(過戶通知書)上的資料。 建議 b)運輸署已在二零一九年進行檢討,並向牌照事務處職員發出更新的書面工作指引,列明處理車輛過戶申請的標準步驟。在運輸署的雙重覆核制度下,職員必須特別留意在申請中容易混淆的字母和數字、參考車輛登記文件以覆核過戶通知書上車主的簽名,以及在有需要時直接向登記車主及/或新車主查核申請資料。運輸署提醒所有相關的職員嚴格恪守指引上的要求,並於每六個月將指引向牌照事務處前線職員傳閱一次,以及將指引納入新員工的培訓資料內。運輸署亦透過多項宣傳途徑(在牌照事務處張貼通告及派發宣傳單張,以及由櫃檯職員口頭提示申請人(或其代理人)等)向登記車主宣傳必須在車輛登記文件上簽署,以及應妥善保存該文件。