背景

由於政府樓宇不受《建築物條例》(第 123章)的規管,故樓宇 A前身沒有佔用許可證。其後,樓宇 A售予私人業主,並進行改動及加建工程變成一間酒店。投訴人認為屋宇署於工程完成後,行使了酌情權向樓宇 A發出佔用許可證。由於對現存樓宇發出佔用許可證並不是屋宇署的一貫做法,投訴人想知道屋宇署考慮甚麼因素來行使酌情權,以及當中涉及的處事程序為何。 投訴人遂於二零一八年五月二十五日根據《公開資料守則》(《守則》)向屋宇署提出要求,索取若干資料,包括與發出佔用許可證給樓宇 A相關的兩個委員會(委員會 I及 II)的會議記錄。 屋宇署於二零一八年六月十三日的回覆投訴人,委員會I並無因應有關事宜舉行會議。屋宇署亦根據《守則》第

2.10(b)段的理由,即「資料如披露會妨礙政府內部的坦率討論,以及給予政府的意見」,拒絕提供委員會 II的會議記錄。 投訴人認為屋宇署的拒絕無理,遂於二零一八年六月十四日向申訴專員公署(公署)作出投訴。

申訴專員的觀察

屋宇署已向投訴人說明其拒絕提供委員會 II的會議記錄的理由。公署接受相關會議記錄為《守則》第 2.10(b)段中所涵蓋的資料,因此認為屋宇署的拒絕並非不合理。公署亦檢視了屋宇署處理此個案的整體做法,包括回應時間及須通知投訴人相關的覆核及投訴渠道,發現有關個案的處理恰當。公署因此認為投訴不成立。 然而,公署認為當查詢者的要求不太清晰時,要求查詢者作出澄清實屬良好做法。公署建議屋宇署從本個案汲取經驗,提醒職員日後應更主動地向查詢者尋求澄清。