- 沒有妥善處理投訴人的查閱資料要求
背景
二零一八年六月二日及二十三日,投訴人向申訴專員公署(公署)投訴懲教署。 據投訴人所稱,他曾填寫表格要求懲教署的投訴調查組(「調查組」)提供他在二零一六年十一月至二零一八年四月期間向該組所提出的投訴的資料。二零一八年六月一日,該組回覆投訴人,因為「內部文件整理問題」不能向他提供資料。 二零一八年五月三日,投訴人向懲教署提交了一份「《個人資料(私隱)條例》(《私隱條例》)(第 486章)查閱資料要求表格」(「事涉表格」),以索取他在二零一六年十一月八日至二零一八年四月二十三日期間「(他)於懲教署投訴調查組的所有投訴文件(包括口供、職員口供以及調查記錄所有的文件)」。 懲教署表示,在收到「事涉表格」後,調查組職員於二零一八年五月十日及二十八日與投訴人會面。在會面時,投訴人稱欲索取他自二零一七年四月向該組作出的投訴相關的資料,包括:會面記錄、相關職員供詞、調查報告及他與調查組的書信往來記錄。當時,職員曾問他,除上述四項資料外,還需要哪些資料,而他沒作進一步補充。二零一八年五月二十八日,調查組回覆投訴人,表示他所提出的要求過於籠統;該組請他提供更詳細資料,讓其跟進。 在接獲公署轉介這宗投訴後,調查組於二零一八年八月二十日致函投訴人查詢:除上述四項資料外,他還需要哪些資料。同月二十四日,該組職員與投訴人會面時再次查詢,除那四項資料外,他是否還需要其他資料。懲教署指,投訴人當時並無其他補充。 懲教署解釋,調查組只是查問投訴人還需要哪些資料,而非拒絕他的要求。該署亦否認曾表示因為「內部文件整理問題」而無法向高先生提供資料。 根據《私隱條例》,懲教署可為依從查閱資料要求而徵收費用,當中包括安排人手翻查和影印資料等行政費。換言之,若投訴人未有一次過就他欲索取的所有文件提出要求,日後他再提出查閱資料要求時,懲教署須安排人手翻查資料,並再徵收行政費。由於投訴人表明要索取「所有投訴的相關文件」,懲教署認為他宜先行說明,除那四項資料外,他還需要哪些文件,否則投訴人日後可能會因繳付額外行政費的問題而作出投訴。
申訴專員的觀察
公署指出,投訴人早於二零一八年五月十日及二十八日與調查組職員會面時,已清楚表明欲索取他向調查組作出的投訴相關的資料,包括:會面記錄、相關職員供詞、調查報告及他與調查組的書信往來記錄。 對於懲教署稱,調查組多番要求投訴人澄清除那四項資料外還需要哪些文件,是為避免他日後可能會須繳付額外行政費,公署不能接納。公署認為,要避免投訴人因再索取資料而須再次繳付行政費,懲教署應向他解釋一次過索取資料的好處,讓他確定除了那四項他說要查閱的資料外,是否還有其他資料他是希望查閱的。 雖然懲教署辯稱沒有拒絕提供資料,但該署確沒有適切地跟進投訴人的查閱資料要求,以致「有兩項資料其實是可以提供給他的」這信息並沒有適時讓他知道。 此外,雖然懲教署強調其已按《私隱條例》行事,但該署亦須按《公開資料守則》(《守則》)行事,二者並不相悖。因此,公署維持結論:投訴人對懲教署的投訴成立。 公署建議懲教署以此案為例,向職員就執行《守則》的要求方面作出適當培訓,避免重蹈覆轍。
當局的回應
懲教署接納公署的建議。懲教署於二零一九年一月二十二日行動處的例會中與各院所及組別主管分享本個案,提醒各院所及組別主管在處理查閱資料要求時,必須參照《私隱條例》及《守則》,並遵守有關規定。其後,懲教署在二零一九年三月十三日舉行了兩節「處理與《守則》有關的查閱資料要求」處境訓練,以本個案為例,向不同院所及組別的管理人員講解在處理查閱資料要求時應注意的事項,以加深職員對《守則》的認識。懲教署亦把本個案的摘要上載至署方內聯網,以供所有職員參考。