- 拒絕提供某分區計劃大綱圖的數碼檔案
背景
二零一八年五月十八日,投訴人向申訴專員公署(公署)投訴規劃署。 據投訴人所述,投訴人於二零一八年四月十七日根據《公開資料守則》(《守則》),向規劃署索取一份分區計劃大綱圖的地理信息系統資料數碼檔案。同年四月二十五日,規劃署回覆投訴人,以相關第三方(即城市規劃委員會(城規會)秘書處)不同意發放所索取的資料為由,拒絕投訴人的要求。規劃署引用《守則》第 .14(a)段有關第三者的資料,解釋該署何以拒絕提供所索取的資料。投訴人於同日要求規劃署覆核其決定。同年五月十四日,規劃署回覆申訴人,以同樣理由維持決定。 投訴人認為(a) 《守則》第 2.14(a)段主要關乎所索取的資料是否屬於機密。分區計劃大綱圖(雖然不是數碼形式的圖則)可供公眾索閱,因此分區計劃大綱圖並非機密資料; (b) 規劃署負責製作分區計劃大綱圖的數碼檔案,因此規劃署擁有這些檔案,有權決定是否向公眾發放檔案;及(c) 向公眾提供分區計劃大綱圖的數碼檔案,符合公眾利益。 投訴人認為,規劃署拒絕他索取有關資料的要求並不合理。
申訴專員的觀察
公署得知,投訴人要求規劃署提供某種形式(即數碼形式)的分區計劃大綱圖。該分區計劃大綱圖已備有硬複本及電子版供公眾索閱,但沒有數碼形式的分區計劃大綱圖則。公署要求規劃署向公署人員展示城市規劃資訊系統和 rcGIS地理信息系統( rcGIS)。城市規劃資訊系統的數碼資料是以硬編碼輸入系統。至於 rcGIS,有關分區計劃大綱圖的規劃範圍界線和用途地帶界線的資料,是以數字、英文字母、電腦編碼和多邊形呈現,看不到其他規劃資料。 《守則》的《詮釋和應用指引》(指引)第 .14.2段訂明“不會強制政府部門製作從沒有存在的紀錄。然而,倘若有關紀錄可從電腦的資料中編製,而 a)有關部門備有製作有關紀錄所需的材料、軟件和技術,以及 b)編製這紀錄不會妨礙部門的正常運作,則所製作的紀錄將成為可根據《守則》供人查閱的紀錄。 從上文可見,規劃署的電腦系統目前未能向公眾提供數碼形式的法定圖則。因此,規劃署現時無法答應投訴人的索取資料要求。此舉符合上文所述的指引。 故此,公署認為投訴人的投訴不成立。不過,規劃署應加快進行有關為市民提供數碼形式法定圖則的可行性研究,讓市民可更方便地使用有關資料。 此外,雖然投訴本身不成立,但公署發現規劃署在理解和應用《守則》方面有所不足。具體而言,在拒絕投訴人索取資料的要求時,規劃署錯誤援引《守則》第 .14(a)段有關第三者資料的條文作為理由。雖然持有有關資料的城規會秘書處負責為城規會提供秘書處服務,但該秘書處實際是規劃署轄下組別,規劃署不能視之為第三者。倘若規劃署認為某項資料是由城規會所擁有,而城規會秘書處(作為規劃署轄下的組別)只是代城規會持有該項資料,故須取得城規會的同意方可予以披露,則規劃署/城規會秘書處須就此徵詢城規會的意見,而非自作主張直接拒絕要求。 公署促請規劃署- (a) 加快進行有關為市民提供數碼形式的法定圖則的可行性研究;以及(b) 增強員工在詮釋和應用《守則》方面的培訓。
當局的回應
規劃署接納公署的建議。 建議 a)城規會同意規劃署的建議,在二零一九年七月透過城規會網站的法定規劃綜合網站二發放數碼形式的規劃資料,讓公眾免費下載。現行法定圖則的數碼形式規劃資料已於二零一九年七月二十二日在法定規劃綜合網站二發放,供公眾免費使用。 建議 b)為增進對《守則》的認識和了解,規劃署人員於二零一九年七月二十六日參加了由政制及內地事務局舉辦的專題研討會。規劃署亦已邀請政制及內地事務局於二零二零年四月為規劃署人員安排類似的簡介會/研討會,藉以提供在詮釋和應用《守則》方面的培訓。