– 沒有按照《公開資料守則》的規定處理投訴人索取全部關於勞工處員工逾時工作的資料的要求,亦沒有正面回應其索取資料要求
背景
據投訴人所稱,他曾於二零一八年五月一日援引《公開資料守則》(《守則》)向勞工處查詢:最近兩年該處各工作單位的職員逾時工作之情況,包括各工作單位員工的逾時工作時數、逾時工作津貼和補假時數(資料要求 I)。同月二十一日,勞工處函覆他(覆函甲),表示沒有統計每個組別/辦事處/中心的相關資料,因此不能向他提供。勞工處援引《守則》第 部第 .9(d)段拒絕資料要求 。勞工處並向他解釋,由於該處只有部分員工須逾時工作,但該些員工(特別是不符合資格領取逾時工作津貼的員工)卻不一定會把逾時工作逐一記錄,因此,各工作單位員工的逾時工作時數、逾時工作津貼和補假時數其實不能反映員工逾時工作的實際情況。 同年五月二十七日,投訴人按《守則》向勞工處改為索取:由二零一六年一月一日起,全部有關於該處員工的逾時工作之資料,包括但不限於通告、規則、指引、會議記錄、報告和數據(資料要求 I)。同年六月五日,勞工處函覆他(覆函乙),向他概述有關職員逾時工作的內部指引;而就逾時工作的數據,勞工處表示:已於「覆函甲」中作出回應,沒有補充。 投訴人指摘勞工處沒有按照《守則》第 1部第 .13段的規定處理其資料要求,亦沒有就資料要求 I作正面回應。
申訴專員的觀察
就資料要求 ,勞工處確認:其轄下各單位有就職員的逾時工作時數、逾時工作津貼及補假時數各自進行統計及記錄;該處的財務分組亦備有各單位每月的逾時工作津貼記錄。然而,即使勞工處按《守則》第 .13段的規定,把所有記錄原原本本交給投訴人,該處亦須先調動大量資源以翻查及整合逾 00個工作單位過去兩年來的記錄(即逾 800份記錄)。申訴專員公署(公署)不認為有甚麼廣大公眾利益值得勞工處耗用如此多資源向投訴人提供有關資料。因此,勞工處援引《守則》第部第 .9(d)段拒絕資料要求 ,公署認為是合理的。 至於資料要求 I,投訴人表示要索取的是由二零一六年一月一日起全部關於勞工處員工逾時工作的資料,包括但不限於通告、規則、指引、會議記錄、報告和數據。勞工處認為投訴人的要求不明確而且所涉範圍太廣。 公署認為,資料要求 I當中關於勞工處員工逾時工作的數據,該處的電腦會計系統既載有該處職員的工作津貼總額,公署相信該部分的資料是可以由勞工處向投訴人提供的。因此,公署認為勞工處於覆函乙應告知投訴人可提供該處全體職員的工作津貼總額,以及重申該處認為逾時工作津貼並不能反映該處職員逾時工作的實際情況及數據,讓投訴人考慮是否仍欲索取有關資料。 至於投訴人在資料要求 I中所索取與勞工處員工逾時工作有關的資料,包括通告、規則、指引、會議記錄、報告和數據等與該處員工的逾時工作有關的項目,該處實須調動大量人手翻查,然後再逐一考慮哪些內容不涉及個人資料、內部討論,影響運作等問題,方可向投訴人提供。公署認為,與其指投訴人的要求不明確而且所涉範圍太廣,勞工處其實可援引《守則》第 部 .9(d)段拒絕向投訴人提供該些資料。 公署認為投訴部分成立,敦促勞工處- (a) 考慮向投訴人提供該處全體職員的工作津貼總額的資料;以及(b) 從本案汲取經驗,日後更適切地處理巿民的索取資料要求。
當局的回應
勞工處接納公署的建議。 建議 a)勞工處已於二零一八年十月以電郵向投訴人提供二零一六年至二零一八年期間勞工處全體職員超時工作津貼的總額。 其後,投訴人再要求勞工處提供超時工作津貼總額按年劃分的分項數字,以及有關管制和管理逾時工作的內部指引,勞工處亦已向投訴人披露相關資料。 建議 b)勞工處會繼續嚴格按照《守則》的原則和相關指引,根據既定程序適切地處理公眾索取資料的要求。