- 拒絕向投訴人披露某項研究的外部顧問小組成員名單
背景
香港房屋協會(房協)在委聘顧問公司,就郊野公園邊陲地帶作房屋發展進行可行性研究前,曾邀請由本地大學提名的 2名學者擔任外部顧問,提供生態事宜方面的意見,以協助評審標書及遴選顧問公司的工作。二零一七年十一月,投訴人向房協索取該外部顧問小組的成員名單,惟房協以「第三者資料」為由拒絕。 投訴人於二零一八年五月向申訴專員公署(公署)作出投訴。她認為即使房協與外部顧問之間有保密協議,也應考慮所涉及的公眾利益而公開資料。
申訴專員的觀察
《公開資料守則》的精神及規定房協表示,雖然郊野公園用地研究屬公眾極為關注的議題,但該項研究將由房協最終委聘的顧問公司負責,外部顧問只限於在招標過程中提供專家意見。房協認為,外部顧問的身份與研究本身並無直接關係,亦不涉及公眾利益,披露名單或會令他們受到外來滋擾和壓力,妨礙坦率討論。因此,房協曾向外部顧問承諾他們的身份將會保密。 在接獲投訴人的索取資料要求後,房協曾發電郵查問外部顧問是否同意披露其身份,但沒有收到任何顧問回覆。房協其後向投訴人表示未能公開名單。 政府的《公開資料守則》(《守則》)不適用於房協,該會在參考《守則》後制訂其本身的「公開資料守則」(房協守則)以切合其情況。公署對於小組成員名單是否屬於「第三者資料」有保留,因為該名單由房協編訂,並非為第三方保管或由第三方提供。然而,名單的內容涉及個人資料,根據「房協守則」第 (a)段,凡屬個人資料,便可拒絕披露,當中並無訂明房協須考慮披露資料的公眾利益是否超過可能造成的損害。 公署不認同房協在處理市民索取資料的要求時無須考慮公眾利益。房協作為公營機構,「房協守則」亦須切合當前的社會訴求,建立開明問責的企業文化。公署認為,房協在邀請顧問時,理應清楚向他們表明會公開其身份,便無須顧慮觸犯《個人資料(私隱)條例》(第 86章)的問題。 至於房協指外部顧問的身份不涉及公眾利益,公署亦不同意。獲邀的學者從事不同學術領域,能夠提供全面的專業意見。公開名單有助提升公眾對這項研究的信心,並讓公眾監察小組成員有否利益衝突。投訴人所索取的只是小組成員名單,並非他們提供了甚麼意見,披露有關資料不見得會妨礙坦率討論。 回應索取資料的要求根據「房協守則」,一般情況下,房協於接獲書面要求後 0個曆日內提供有關資料;如未能達到,則於 0個曆日內給予初步答覆。任何情況下,回應的時間(包括就不獲接納的要求)將不超過由接獲索取資料要求起計的 0個曆日。 雖然房協於二零一七年十一月二十八日接獲投訴人索取資料的申請後,已按「房協守則」的既定時間內回覆投訴人,但公署留意到,投訴人於同年十二月六日要求房協在獲得小組成員意見後再給予回覆,房協在有關的回應限期(同年十二月十二日)過後,卻一直沒有回覆投訴人。及至投訴人於二零一八年三月十三日(即收到申請後第 05日)主動查問進展後,房協才作出回應。公署認為,房協在回覆時間上不但遠超「房協守則」的規定,而且從處理查詢的角度而言,亦有重大延誤。 房協與外部顧問之間有不公開名單的共識在先,故在未取得個別顧問同意前拒絕投訴人的要求,做法未可厚非。然而,房協錯誤引用「第三者資料」作為拒絕理由,亦沒有適當查問外部顧問的意願和考慮公眾利益,而且在回覆投訴人的索取資料要求方面有明顯延誤。因此,公署認為這宗投訴部分成立。 公署建議房協(a) 重新檢視投訴人的索取資料要求,再次諮詢外部顧問成員並通知他們公署的看法,除非成員書面告知不同意公開其身份並提供充份理據說明披露其身份可能造成的損害超過公眾利益,否則應向投訴人披露成員名單; (b) 日後在邀請非公職人員擔任諮詢或法定組織的成員(不論是否義務性質)時,應同時告知他們,其身份將會被公開; (c) 提醒職員在處理市民索取資料的要求時,須確保個案獲適時跟進;以及(d) 檢討「房協守則」第 5(a)項,確保其符合《守則》的原則及精神。 房協的回應房協接納公署的建議,並已採取下列跟進措施。 建議 a)為重新檢視投訴人的要求,並再次確定外部顧問公開其身份的意願,房協再以電郵諮詢 2位顧問,最後五位顧問回覆同意公開其身份、五位不同意公開、而另外兩位則未有回覆。 房協隨後函覆投訴人,提供五位同意公開身份的顧問名單。 建議 b)日後在邀請非公職人員擔任諮詢或法定組織的成員(不論是否義務性質)時,房協會考慮實際需要,讓相關人士得悉其身份有可能被公開。 建議 c)房協職員在處理市民索取資料的要求時,會依據「房協守則」確保個案獲適切的跟進。 建議 d)房協在考慮公署的建議及法律顧問意見後,已就「房協守則」第 (a)段作出修訂,務求在處理市民索取個人資料的要求時,有更具體的準則,當中包括資料當事人的意願及索取資料的目的,以致在公開資訊、保護個人私隱及公司機密等各方面取得最佳的平衡。房協並將已經修訂的「房協守則」呈公署參閱。 公署接納房協大致上已落實建議 (a)至 (c)。對於建議 d),公署認為房協雖然就「房協守則」再作出修訂,在第5(a)項中加入考慮資料當事人的意願及索取資料的目的之準則,但認為是次修訂中仍沒有加入公眾利益的考慮,表示雖然《守則》並不適用於房協,但《守則》建立了良好公共行政的規範及基礎,因此,公署日後審研類似個案時仍然會依據《守則》的原則及精神。公署表示個案跟進到此為止。