I 拒絕披露在某法庭錄音謄本上簽署人員的身份、職位、所部門,以及其直上司的姓名及職位
背景
投訴人於二零一九年三月八日申訴員提出投訴,指司法機構政務處拒絕其提供在某法庭錄音謄本上簽署的人員之身份、職位、所屬部門,以及其直屬上司之姓名及職位統稱「涉資料」,涉嫌違反《公開資料守則》《守則》。 投訴人於二零一九年一月填交索取資料申請表格,要求司法機構政務處提供數項資料,當中包括涉資料。同月,司法機構政務處回覆投訴人,指法庭錄音謄本屬法庭持有的資料。《守則》第 1.2段訂明,《守則》不適用於法庭、審裁處或調查小組所持有的資料,故司法機構政務處未能按《守則》處理他的申請。 同年二月,投訴人表示不滿司法機構政務處的決定,並認為他只是索取該法庭錄音謄本上簽署的人員之資料。而司法機構政務處的資料顯示,製作法庭錄音謄本的服務屬司法機構政務處轄優質服務部的工作範疇,與司法判決無關,故不認為涉資料屬法庭持有的資料。投訴人要求該處覆檢其索取涉資料的申請。 同年三月四日,司法政務處回覆投訴人,重申涉資料屬法庭持有的資料,並維持引用《守則》第 1.2段以拒絕提供涉資料的決定。雖然如此,司法機構政務處投訴人解釋,各級法庭的數碼錄音及謄本製作服務是由外判承辦公司負責;有關服務由該處優質服務部轄的法庭速記主任辦處負責監督。該處並投訴人確認,在涉法庭錄音謄本上簽署的謄寫員是外判承辦公司的職員。 在這回覆之後,投訴人於三月八日要求司法機構政務處提供法庭速記主任辦處內,負責涉法庭錄音謄本的職員之姓名。四月三十日,司法機構政務處回覆投訴人,提供了有關法庭速記主任辦處涉組別主管的姓名和職銜。 因應申訴員是次調查,司法機構政務處再次覆檢本案後同意,雖然謄寫員的姓名屬涉法庭錄音謄本的一部分,但投訴人所要求涉資料則不然,它們並非法庭持有的資料。此外,司法機構政務處承認在處理投訴人索取涉資料的要求時,誤援引《守則》第 1.2段作為拒絕披露涉資料的理由,且沒有投訴人提供上訴渠道。司法機構政務處就此投訴人表示歉意。
申訴專員的觀察
司法機構政務處作為《守則》所列明的適用機構之一,根據《守則》,應量市民提供其所管有的資料,除非有《守則》第 2部所列可拒絕提供資料的理由。 申訴員同意,法庭錄音謄本屬法庭持有的資料。然而,就本案而言,投訴人要求索取的涉資料,根本未曾記於涉的法庭錄音謄本上。因此,司法機構政務處指涉資料屬法庭錄音謄本的一部分,並以《守則》第 1.2段為由拒絕披露涉資料,並不合適。無論如何,司法機構政務處已承認誤,以及投訴人表示歉意。 此外,申訴員留意到,雖然司法機構政務處認為已投訴人提供了涉資料,但部分資料包括法庭速記主任辦處組別主管的姓名其實是該處因應投訴人另一宗於二零一九年三月八日索取資料的要求而提供的。申訴員認為,若然司法機構政務處認為該些資料屬涉資料的一部分,理應在三月四日回覆投訴人時或之前提供,而不是待他其後再提出申請才提供。 基於以上所述,申訴員認為投訴人對司法機構政務處的投訴成立,並建議司法機構政務處加強職員對《守則》的培訓,並提醒職員在處理市民的查閱資料要求時,必須嚴格遵守《守則》的規定。
當局的回應
司法機構政務處接納申訴員的建議。 司法機構政務處一注重職員對《守則》的認識,以及職員在處理市民的查閱資料要求時,必須嚴格遵守《守則》的規定。為加強職員對處理《守則》要求的警覺性,確保處理過程符合《守則》的規定,司法機構政務處的公開資料主任於二零一九年十一月所有組別主管以個案分享的形式具體地講解處理根據《守則》所提出的查閱資料要求時需要注意的地方,當中包括《守則》的重要原則、處理時限、應用拒絕披露的理由、如何處理法庭所持有的資料及上訴機制等等。是次分享目的是讓各組別主管增強對《守則》的概念及相關流程的認識,以便適當地處理根據《守則》的查閱資料要求。 另外,司法機構政務處已就這宗涉及《守則》的投訴個案內容及須注意的項,在刪除所有的個人資料後編制成摘要,並把摘要發給所有組別主管,好讓他們參考及汲取處理這宗投訴個案的經驗。