- 延誤處理一項關於非法佔用政府土地的索取資料要求
背景
據稱,地政總署於二零一七年一月六日根據《土地(雜項條文)條例》(第 8章),張貼了通知(法定通知),要求投訴人在二零一七年二月二十四日或之前,停止不合法佔用政府土地(政府土地)。 投訴人代表( 公司)於二零一七年二月二十三日根據《公開資料守則》(《守則》)的規定,要求地政總署提供與投訴人涉嫌不合法佔用政府土地一事相關的所有往來書信副本。地政總署於二零一七年三月二十八日向 公司提供了一些文件。 公司於二零一七年四月十八日致函地政總署,要求索取更多資料。然而,地政總署直至二零一八年一月五日才回覆A公司,表示會提供更多資料。 投訴人於二零一八年一月三十日向申訴專員公署(公署)投訴地政總署未有適時提供所需資料。
申訴專員的觀察
A公司第一次提出的索取資料要求A公司於二零一七年二月二十三日要求地政總署提供與投訴人涉嫌不合法佔用政府土地一事相關的所有往來書信副本。 公司於二零一七年三月六日向地政總署提供了投訴人的授權書,當中述明 公司作為投訴人的獲授權代表,會代其處理所有事宜。地政總署其後繼續處理 公司的要求。 地政總署認為下列往來書信,與 公司的要求相關(a) 地政總署於二零一二年八月至二零一七年二月與投訴人或其代理人之間的 1封信件;以及(b) 先後於二零一二年十二月二十七日和二零一七年一月六日張貼的兩張法定通知。 地政總署於二零一七年三月二十二日致函 公司,告知可提供所需資料,費用為 5.5元。 公司於二零一七年三月二十八日付款後獲提供該等資料。地政總署認為 公司第一次提出的要求已根據《守則》處理。 A公司第二次提出的索取資料要求A公司於二零一七年四月十八日致函地政總署,指出政府土地上的某些構築物,早於一九六零年已建成。 公司要求地政總署就投訴人涉嫌不合法佔用政府土地一事「盡力找出相關的資料」。 地政總署於二零一七年四月二十一日致函 公司,聲稱已於二零一七年三月二十八日向 公司提供了所有相關的往來書信副本。 A公司於二零一七年四月二十九日致函地政總署,指出地政總署於二零一七年三月二十八日提供的資料,只限於二零一二年八月至二零一七年二月期間的資料。 地政總署於二零一七年五月五日致函 公司,要求 A公司述明需要什麼資料。 A公司於二零一七年五月十六日與地政總署通電話,表示一九九二年至二零一七年期間的往來書信/記錄已屬足夠。 其後,地政總署檢視所有相關的檔案記錄,發現一個前政府土地牌照和一些寮屋管制記錄與 公司的要求相關。 另一方面,地政總署先後於二零一七年五月十六日和七月十二日對 公司作兩次簡覆。在第二次簡覆中,地政總署解釋他們現正就 公司的要求,徵詢法律意見。 地政總署於二零一八年一月五日致函 公司,告知可提供所需資料,費用為 5.6元。 公司於二零一八年一月十一日付款後獲提供該等資料。 A公司第二次提出的要求已於二零一七年五月十六日獲確認,然而地政總署則待二零一八年一月十一日,即過了差不多八個月後,才向 公司提供資料。 地政總署認為由於該署正考慮檢控投訴人,因此有必要先釐清因向 公司提供資料而有機會引致的任何法律問題。地政總署認為採取審慎做法,即就 公司第二次提出的要求徵詢法律意見,既非無理,亦無不妥。地政總署引用了《守則》的《詮釋和應用指引》第 .2.1及 .6.1段,支持上述觀點。 地政總署在投訴人授權 公司作為代表的 6天後就 公司第一次提出的要求作出回覆,符合《守則》所訂明的一般 1天回應時限的規定。 就 公司第二次提出的要求,地政總署需時約八個月才回覆,與《守則》所訂明的最多 1天回應時限,相距甚遠。 地政總署解釋由於該署正考慮檢控投訴人,因此須徵詢法律意見。然而,公署認為,相關的資料,即一個前政府土地牌照和一些寮屋管制記錄,似乎不會對地政總署擬檢控投訴人不合法佔用政府土地一事帶來影響。換言之,地政總署本可及早回應 公司第二次提出的要求;地政總署所指的審慎做法,導致 公司沒必要地等候了一段長時間,才獲得回覆。 公署認為,這宗投訴部分成立,建議地政總署應汲取本個案的經驗,叮囑轄下人員,除非有充分理據,否則不應在沒有必要的情況下,費時徵詢法律意見。
當局的回應
地政總署接納公署的建議,並已提醒轄下人員,除非有充分理據,否則不應費時徵詢法律意見。地政總署已為轄下人員就處理索取資料的要求定期舉辦簡介會或研討會,並會繼續有關安排。上次簡介會已於二零一九年十二月舉行,下次簡介會定於二零二零年初舉行。