– 拒絕向投訴人提供《鄉事委員會選舉範則》的完整版本及全港 27個鄉事委員會的《組織章程》以及 沒有引述《公開資料守則》第 2部的相關條文,向投訴人說明拒絕提供部分資料的理由
背景
投訴人於二零一七年十二月向申訴專員公署(公署)投訴民政事務總署(民政總署)。 投訴人稱於二零一七年十一月根據《公開資料守則》(《守則》),向民政總署索取《鄉事委員會選舉範則》(《選舉範則》)及全港共 7個鄉事委員會(鄉委會)的《組織章程》。在索取資料時,投訴人向民政總署表示,雖然上述資料涉及由第三者提供的資料,但他認為披露該些資料的公眾利益超過可能造成的傷害或損害。民政總署若拒絕披露資料,便須解釋何以披露資料的公眾利益不超過可能造成的傷害或損害,以及民政總署是否已從有關第三者明確知道或獲得暗示不會進一步披露該些資料。 同年十二月,民政總署函覆投訴人(事涉覆函):《選舉範則》的部分內容涉及個別鄉委會的資料,故民政總署向他提供了刪去了該些資料的《選舉範則》;而《組織章程》分別由所屬的鄉委會制訂及擁有,民政總署建議投訴人自行向各鄉委會索取。 投訴人指斥民政總署(a) 無理拒絕向他提供《選舉範則》的完整版本及 27個鄉委會的《組織章程》;及(b) 沒有援引及解釋以《守則》中哪(些)段落作為部份拒絕提供資料的依據。
申訴專員的觀察
投訴點 a)公署不認同《選舉範則》中有關鄉委會的大會會員議席數目和組合,以及各鄉委會的《組織章程》屬「第三者資料」。事實上,《選舉範則》中有關鄉委會議席組合的資料,可從各鄉委會的《組織章程》得知,而各《組織章程》則是民政事務專員務須要求各鄉委會提供的,否則民政事務局局長及民政事務專員無從履行其法定職責,並向公眾問責。 縱使有關資料屬「第三者資料」,根據《守則》及「《公開資料守則》的詮釋和應用指引」(指引),可藉以拒絕披露「第三者資料」的其中一項理由,是資料提供者與政府之間必須有把資料保密的共識或協定。在向投訴人提供了的《選舉範則》節錄版中,民政總署刪去了的部分包括有關民政總署職員為鄉委會的哪些大會會員議席出任選舉主任或觀察員的資料。民政總署職員擔任選舉主任或觀察員均屬公務,而且並不是須要暗中進行的秘密任務。因此,公署不認為鄉委會有理由期望該些資料會獲得保密。 民政總署拒絕投訴人的索取資料要求,理由之一,是鄉委會明確表示不同意。惟正如公署指出,有關資料根本不屬「第三者資料」,而且民政總署與鄉委會就該些資料亦不應存在保密協議,故民政總署本來就無須就披露資料徵求鄉委會的同意。 公署認為,鄉委會的職能、角色及組成,與公共事務及政事息息相關,而披露各鄉委會的《組織章程》及《選舉範則》中有關各鄉委會的大會會員議席數目及組合之資料,能讓公眾知悉民政事務局局長以至各新界地區的民政事務專員須履行的職責,從而作出監察和問責,因此是有着明顯和重大公眾利益的。 公署認為,現今社會對公共組織的期望及政治環境均有別於過往(如:成立了區議會;及鄉委會成員有機會晉身立法會及特首選舉委員會等),披露相關資料已變得合理而有必要。因此,不論是民政總署或鄉委會,若要堅守過往不予公開的做法,便屬不合時宜。 公署認為,民政總署對徹底披露有關資料存有疑慮,並非無因,但民政總署理應向鄉委會陳明利害,務求向公眾披露《選舉範則》的完整版本及各鄉委會的《組織章程》。總的來說,投訴點 a)部分成立。 投訴點 b)民政總署在事涉覆函實在未有按照「指引」第 .1.2段援引《守則》第 部的相關條文,以說明民政總署拒絕提供部分資料的理由。公署認為投訴點 b)成立。 有見及此,公署敦促民政總署(a) 與各鄉委會作深入溝通,以取得他們的理解,然後向公眾披露完整的《選舉範則》及各鄉委會的《組織章程》;以及(b) 從本案汲取經驗,日後如拒絕/部分拒絕市民的索取資料要求,務須按照《守則》及「指引」向申請人交代相關理據。
當局的回應
民政總署接受公署的建議。 建議 a)民政總署在二零一八年八月底透過新界各區的民政事務專員與當區的鄉委會詳細解釋公署的意見,以及《守則》的原則,期望他們理解和同意民政總署向公眾披露有關資料。在二零一九年三月及七月分別舉行的鄉委會換屆選舉及鄉議局換屆選舉完結後,民政總署再一次聯繫鄉委會,期望取得他們同意向公眾披露有關資料。 民政總署以書面向鄉委會詳細解釋披露完整的《選舉範則》及《組織章程》的箇中情理,以及《守則》的原則。鄉議局對披露上述文件亦表示關注,而 7個鄉委會最終亦全部正式反對向公眾披露完整的《選舉範則》及《組織章程》。民政總署理解鄉委會對於披露資料存有疑慮,計劃於二零二零年一月中舉行的鄉郊選舉檢討工作小組會議中,再次向鄉議局和鄉委會闡釋披露上述文件的理據,以期取得他們的同意。因應公署的要求,民政總署將會於二零二零年二月底匯報游說進展。 建議 b)民政總署已經向負責相關職務的人員再次發出電郵,特別提醒他們須依照「指引」第 .1.2段的規定,處理索取資料的要求。