- 不當地將一份文書註冊在某物業的土地登記冊上; 2)沒有通知作為事涉物業業主的投訴人有人申請註冊有關文書;以及 遲遲不取消有關文書在土地登記冊上的註冊記錄
背景
甲先生及其妻子(統稱投訴人)稱他們自二零零三年起共同持有他們現居的物業單位(事涉物業)。二零一三年六月,甲先生的父親委託律師發信(信件 A)聲稱:他本人才是事涉物業的業主,投訴人只是以信託形式代其持有物業。同月,甲先生亦委託律師函覆其父的律師,否認信件 A中的指稱。 二零一七年六月,投訴人向銀行申請將事涉物業轉按但被拒。據投訴人了解,銀行是因為信件 A已於二零一三年六月送交土地註冊處(土註處)註冊而拒絶其申請。投訴人為此向土註處查詢。該處職員表示:該處當時認為信件 有不恰當之處;但該處現時無法取消信件 的註冊記錄。 投訴人於二零一七年十二月向申訴專員公署(公署)投訴,指責土註處(a) 不當地將信件 A註冊; (b) 沒有就信件 A的註冊申請通知他們;及(c) 遲遲不取消信件 A的註冊記錄。
申訴專員的觀察
投訴點 a)土註處解釋由於信件 只是甲先生父親單方面提交的文書,提出申索在他人名(即甲先生)下的物業之權益,而不是與土地有關的訴訟或程序之文書,故最終被該處評定為一份不影響土地權益的文書,未能符合註冊的規定。土註處把信件及其註冊摘要退回給為信件 辦理註冊的律師行(律師行),讓後者作澄清和跟進(包括考慮撤回註冊該信的要求)。與此同時,該處在事涉物業的「土地登記冊」(登記冊)之「等待註冊的契約」欄內,關於信件 的記項,按照法例的規定加上「暫緩註冊 (REGISTRATION WITHHELD)」的備註。信件實仍未獲註冊。 公署經審閱《土地註冊條例》(《條例》)(第 128章)及《土地註冊規例》(《規例》)(第 28A章)的相關條文及信件 在「登記冊」上之記項,確定土註處實未有為信件註冊。 土註處將信件 A及其註冊摘要記入事涉物業的「登記冊」上之「等待註冊的契約」欄內,以記錄該信件曾被交付並被中止註冊這事實,那是依法辦事,並不涉失當。 公署認為,投訴點 a)不成立。 投訴點 b)公署分析,在現行法例下,土註處確無責任將交付文書註冊的事項通知相關業主。業主如欲時常可知悉其物業的「登記冊」有否文書註冊活動,可訂購土註處在二零一五年七月推出的電子提示服務(「提示服務」 )。若物業業主向該處購買訂購了「提示服務」,每當有人將涉及相關物業的文書交付該「提示服務」已於二零一九年一月二十八日易名為「物業把關易」。 處註冊,該處便會以電郵通知業權人。 基於上段分析,公署認為,投訴點 b)不成立。 投訴點 c)公署評論土註處是沒有權力撤銷信件 在「登記冊」上的相關記項的。根據土註處資料,土註處自評定信件 為不可註冊的文書後,已多次聯絡「律師行」以跟進信件 的個案。 惟「律師行」並沒有提出撤銷註冊的要求,而土註處也沒有收到法院的命令,故該處不能單憑投訴人的要求便撤銷有關信件A交付註冊的記項。 因此,公署認為,投訴點 c)不成立。 總的來說,公署認為投訴不成立,但向土註處作出下列
建議改善措施
(a) 公署留意到,土註處按《規例》第 15條中止文書註冊,並在相關「登記冊」上為有關文書加入備註時,所使用的字眼是「暫緩註冊」,而非《規例》條文中的「中止註冊」。公署認為,「暫緩註冊」有可能會令查冊者有所誤解,以為有關文書終會獲正式註冊。因此,公署建議土註處在未來被中止註冊的文書加入「登記冊」上的備註時,採用《規例》條文中的字眼「中止註冊」取代「暫緩註冊」,以更清晰、準確地表達有關文書的狀況;及(b) 公署建議土註處加強「提示服務」的宣傳。
當局的回應
土註處接納公署的建議, 並已經實行跟進行動。 建議 a)土註處已由二零一九年三月二十三日起實施有關建議。 建議 b)土註處已實施有關建議。土註處除繼續循現有渠道推廣「提示服務」外,該處已於二零一九年一月二十八日提升該項服務(包括推出服務有效期至物業轉手為止的一次性收費模式及接受郵寄申請)並把該項服務易名為「物業把關易」,以凸顯服務的特點及好處;同時亦加強宣傳,包括推出政府電台宣傳聲帶,透過發展局局長隨筆及短片専題介紹「物業把關易」服務及在消費者委員會諮詢中心張貼海報及派發資料單張。除此之外,土註處亦透過香港經濟貿易辦事處及環球香港商業協會聯盟在外地宣傳,讓擁有香港物業但居於外地的業主也可知悉該項服務。為更廣泛地向公眾推廣「物業把關易」服務,土註處已於二零一九年七月十九日推出政府電視宣傳短片。