- 延誤處理一宗有關一名公司董事的投訴;以及 2) 沒有妥善調查關於該名公司董事虛報地址的投訴
背景
投訴人曾向公司註冊處舉報某公司(事涉公司)的一名董事兼股東(甲先生)涉嫌虛報其通常住址( 地址)。 投訴人向申訴專員公署(公署)投訴公司註冊處 –(a) 拖延處理他的舉報,包括:延誤進行實地視察、容許甲先生拖延回覆該處的查詢;以及(b) 在跟進甲先生涉嫌虛報通常住址一事上,該處有不合理之處,包括:未經求證便信納業主公司所稱甲先生曾居於 A地址,以及只向屋宇署查問大廈被封閉的相關事情,而沒有要求甲先生提供住址證明。
申訴專員的觀察
經全面調查後,公署認為這宗投訴部分成立,原因如下。 投訴點 a):拖延處理舉報公司註冊處向公署解釋,在接獲投訴人所提供的補充資料後,已適時派員進行實地視察。此外,該處一直有與事涉公司的公司秘書聯絡及跟進個案;該處並沒有容許甲先生拖延回覆。該處知悉甲先生未有接獲該處的信件後,亦已再發信給他和向甲先生、事涉公司及公司秘書發出催辦信。經該處不斷催促,甲先生的代表律師向該處提供證明文件。公署認為,公司註冊處在處理投訴人的舉報上並無明顯延誤,因此投訴點 a)不成立。 投訴點 b):在跟進甲先生涉嫌虛報通常住址一事上有不合理之處雖然公司註冊處就甲先生涉嫌虛報住址一事有作出跟進,但公署認為,公司註冊處在跟進過程中有以下不足之處- (i) 公署認為,公司註冊處不應輕率地把甲先生居於 A地址的證明文件視作是由業主公司所發出; (ii) 即使甲先生沒有相關的差餉及地租通知書以證明他的住址,公司註冊處亦理應嘗試要求他提供其他證明文件;以及(iii) 事涉公司於二零一七年四月向公司註冊處提交「表格ND2B」時,申報甲先生更改通常住址的生效日期為二零一七年四月八日,其後,在該處多番查問後,事涉公司更改該生效日期為二零一六年四月一日。 公署認為,年份和日子同時不對,若仍說只是手民之誤,便難以令人信服,再加上甲先生把事涉大廈的名稱少寫了「工業」二字和他在二零一六年三月曾居於 A地址,又曾居於B地址,種種行為是很值得懷疑。公司註冊處卻沒有再向甲先生或事涉公司作進一步質詢,該處顯然是未有盡責。 公署認為,公司註冊處所存的公司登記資料應盡量準確無誤,否則該處向公眾所提供的查閲公司資料服務的效用便會大打折扣。因此,在接獲有關涉嫌虛報資料的舉報後,該處若不盡力及嚴謹調查搜證,便屬失職。基於以上分析,公署認為,投訴點 b)成立。 公署敦促公司註冊處從事件中汲取經驗,設法提升職員的調查質素。
當局的回應
公司註冊處接納公署的建議,並已採取以下的跟進措施以提升職員的調查質素。 公司註冊處經參考其他政府部門就地址證明的要求後,已於二零一八年六月向該處公司文件註冊組所有負責處理有關涉嫌違反《公司條例》(《條例》)(第 622章)的投訴的公司註冊主任發出指令,詳細列出可接納的地址證明以及示例清單,以便職員能更清晰地向有關人士索取合適的證明文件。如提供的地址證明文件屬其他類別的文件,處理個案的職員須請示上司,考慮該文件是否可以被接納;如有需要,亦應徵詢該處律師的意見。該處亦要求職員在處理投訴個案時,若公司確認已登記的資料有誤,則除要求公司交付修訂文件以更正資料外,公司亦須要就有關的錯誤作出解釋,以便該處考慮是否有人因此違反該《條例》第 895條,向該處提交虛假陳述。 該處亦已將公署的調查報告副本送交該處律師,以便他們日後處理同類個案時作為參考。