背景

49. 投人申專員公署(公署)投司法機構政務處(司法政務處)、消防處及屋宇署。

50. 據投人稱,自兩三年前起,她經常收到由司法政務處寄到其住址的函件,但兩名收件人並非居於該住址。投人先後多次在信封上寫上「無此人」後退回信件,惟她仍不時收到信件。在不勝其煩下,投人拆閱信件,並按信中指示致電司法政務處,職員講述上述情況。當時職員投人表示,她無須理會信件及可退回信件。然而,投人其後仍不時收到類似信件。投人不滿司法政務處不斷錯誤地寄出信件到其住址,對她造成滋擾。二零一年四月,有警員先後兩度到投人府上要求聯絡該兩名收件人,投人才得悉有關信件涉及違反消防條例的事宜。

51. 二零一年八月二十二日,投人電郵公署,指收到由屋宇署寄給上述兩名收件人的信函。投人表示,未能理解何以持續收到不同部門寄給該兩名收件人的信函。就此,投人公署投屋宇署,並希望查出實情,徹底解決題。 訴專員的觀察

52. 公署認為事件源於兩名收件人在土地註冊處的業主記錄中,使用了投人的住址作為其通訊地址;又因消防處及屋宇署根據有關通訊記錄發出傳票及信函,以致該兩名收件人的函件多次派送到投人的住處,以及其後有警員兩度到投人府上要求聯絡該兩名收件人。 公署認同,事件或多或少對投人構成滋擾。 司法政務處

53. 司法政務處是按現行派送傳票的法庭程序,並根據檢控部門(即消防處)提供的通訊地址該兩名被告人派送傳票。然而,司法政務處的職員未有謹慎行事,以致其職員兩度不必要地再次到投人的住址派送傳票及留下信件,延遲把派送傳票的工作交由警方跟進、亦令消防處需再次法庭申請由警務處派送傳票,不但進一步延誤涉及該兩名被告人的案件的聆訊日期,更為投人帶來不便和滋擾。然而,公署明白是次缺失是因個別職員的失誤而起,對司法政務處的投部分成立。

54. 就此,公署認為司法政務處須提醒相關職員認真及謹慎處理檢控部門提交的文書,仔細留意其派送傳票的申請要求,避免同類事情發生。 消防處及屋宇署

55. 兩部門是根據土地註冊處的記錄發出傳票及信函至該兩名收件人的通訊地址(即投人的住址)。

56. 消防處已闡述該處派送傳票的安排,以及為何多次要求裁判法院安排再次派送傳票到投人住址的原因。在發現司法政務處職員在晚間時段派送傳票仍不果時,該處已適時法庭申請改由警務處派送。公署認為,該處已設法採取合適的步驟處理事情,一方面避免被告人故意拒收傳票,另一方面亦希望透過警方加快查找被告人的正確通訊地址。因此,公署認為投人對消防處及屋宇署的投並不成立。 公署欣悉,警方最終於二零一年四月八日成功派送有關傳票。

57. 屋宇署在收到郵政局退回的信件及在公署介入後,已即時採取相應的跟進行動,更新其內部的資訊系統,並承諾日後不會再把致該兩名收件人的信件寄到投人的住址。

58. 然而,公署認為,除消防處及屋宇署外,或有其他政府部門或機構透過土地註冊處的業主記錄查找收件人的通訊地址。換言之,若土地註冊處的業主記錄一直顯示該兩名收件人的通訊地址為投人的住址,實不能排除投人往後仍會繼續收到寄到她住址致該兩名收件人的信件。

59. 申專員建議消防處及屋宇署與土地註冊處商討在其內部記錄上加上適當備註,闡明投人的住址並非為該兩名收件人的通訊地址,即使日後有其他政府部門需土地註冊處索取該兩名收件人的通訊地址,亦可避免出現同樣的題。

當局的回應

60. 就申專員的建議,消防處及屋宇署已與土地註冊處作出商討。

61. 按政府部門的要求,土地註冊處根據土地註冊處紀錄,編製業權報告以供部門作內部參考。根據土地註冊處的回應,《土地註冊條例》(第 128章)並無條文要求土地註冊處備存或更新業主的通訊地址,故該處並沒有備存業主通訊地址的登記冊。

62. 土地註冊處政府部門提供業權報告時,會按政府部門的要求,提供摘錄自相關物業已註冊文書中的業主地址予部門作內部參考。 就此全面調查個案,土地註冊處其實已於部門提供的業權報告內加上註釋,提醒有關政府部門該業主地址是摘錄自註冊文書,及有可能不是其最新地址。因應申專員的建議,土地註冊處已進一步修訂註釋,以清晰提醒政府部門,由該處提供的業主地址是摘錄自註冊文書,可能不是業主的最新通訊地址,以便部門考慮是否及如何使用有關資料。

63. 經考慮土地註冊處的回應,申專員同意有關安排亦能達到公署建議的目的。