背景

721. 投人投康樂及文化事務署(康文署),指該署無理拒絕他提供一宗涉及他投該署的個案資料。

722. 二零一年四月三十日,投人康文署要求索取,關於他早前投該署職員的個案的所有相關文件副本。

723. 二零一年六月五日,康文署回覆投人,指根據《公開資料守則》(《守則》)第 2.15段,未能提供職員的個別報告,並表示夾附個案的相關資料已包含該報告的內容。該署引述《守則》第 2.15(a)及 b)段如下 –「與任何人 包括已故人士 有關的資料 除了向資料所述的當事人或其他合適人士披露外 ,除非: (a) 披露這些資料符合蒐集資料的目的,或(b) 資料所述的當事人或其他合適人士已同意披露資料。」

724. 二零一年六月九日,投人不同意康文署的說法,要求該署覆核他的要求。

725. 二零一年六月二十九日,康文署再次回覆投人,解釋不提供職員的個別報告的原因如下 –「根據《公開資料守則》第二部分第 2.15(a)及 b)段所指 與任何人 包括已故人士 有關的資料 除了向資料所述的當事人或其他合適人士披露外 ,除非: a)披露這些資料符合蒐集資料的目的,或 b)資料所述的當事人或其他合適人士已同意披露資料 。由於本署曾於六月五日就此個案的發生過程和本署職員的處理及檢討在信件及附件內向你展示,而提供職員的個別報告並不符合上述《公開資料守則》第二部分第 2.15(a)及 b)段所指,本署未能予以披露。至於你提及有關《公開資料守則》第 1.13段所引述 倘若原來紀錄載有屬《守則》第二部所涵蓋的資料,並裁定這類資料不應予以披露,則應在提供予申請人的文件副本中塗掉該資料 。然而,根據《守則》第 1.13.1段所載, 倘若塗掉部分十分龐大,以致原有文件變得並無意義或有誤導成份,則應考慮提供一份清楚易明的紀錄撮要 。由於本署已按《守則》指引,提供了紀錄撮要給你,因此經覆檢後,已沒有更多有關此個案的資料可再提供給你。」

726. 投人認為,康文署錯誤詮釋《守則》,無理拒絕他索取資料的要求,逐於二零一年六月三十日申專員公署(公署)投。 訴專員的觀察

727. 根據《守則》的《詮釋及應用指引》,除非部門有充分理由根據《守則》第 2部的條文拒絕披露資料,否則應按要求予以披露。部門如決定不予發放所索取的資料,必須通知有關申請人拒絕的理由,並引述《守則》第 2部的相關段落作為拒絕的依據,同時適當地闡述援引有關段落的理據。 《守則》第 2.15段

728. 雖然康文署一再重申在事前已諮詢律政司的意見,但公署並不認同該署引用《守則》第 2.15段作為拒絕提供資料的理由。

729. 就此個案而言,公署認為,職員的陳述書,內容主要是對事件的描述,只有職員的姓名及職級是他的個人資料。因此,公署認為,撇除職員的姓名及職級,陳述書的內容與職員的個人私隱無關。

730. 若從個人私隱角度考慮這題,職員陳述書的內容其實亦涉及投人的個人資料。投人康文署索取有關陳述書副本,康文署仍須按《個人資料 私隱 條例》的要求考慮應否提供副本或其部分。 《守則》第 2.9(c)段

731. 然而,倘若康文署不會因其他法例而必須披露職員陳述書的內容,則公署接納康文署在調查報告內的看法,可拒絕提供陳述書副本給投人。惟該署引用的應是《守則》第 2.9(c)段的理由,即「資料如披露會令部門妥善而有效率的運作受到傷害或損害」。

732. 康文署在回覆拒絕投人要求時,引用了《守則》第 2.15段,而沒有引用第 2.9(c)段,作為拒絕提供資料的理由,公署認為,這是錯誤的。

733. 申專員認為,這宗投部分成立,並建議康文署覆檢其就職員陳述書是否屬有關職員的個人資料的看法。如有需要,應諮詢個人資料私隱專員公署,並加強員工對《守則》的認知的培訓。

當局的回應

734. 康文署已就建議諮詢個人資料私隱專員公署。根據個人資料私隱專員公署的回覆,由職員撰寫的陳述書是否構成該職員的「個人資料」視乎個別情況而定。一般而言,若任何人單憑陳述書能切實可行地直接或間接確定該職員的身份,在《個人資料(私隱)條例》下,此陳述書屬該職員的個人資料。在此情況下,資料使用者在處理職員陳述書時,應遵守條例要求。

735. 就此個案,兩名職員撰寫的陳述書,內容主要是描述事件發生時職員之間,以及職員與投人之間溝通的情況,其中包括事發場地名稱、日期、時間、職員的工作,以及兩名職員之間的工作關係等資料。鑑於有關職員於事件發生後,仍繼續在該場地擔任相同的工作,即使可以將撰寫陳述書的職員姓名及職位撇除,但其他人單憑職員陳述書的內容應最後仍能確定該兩名職員的身份,因此,在條例下,這兩份職員陳述書是屬於該兩名職員的「個人資料」。雖然如此,康文署日後在處理市民透過《守則》索取職員陳述書副本的要求時,除因其他法例而必須披露職員陳述書副本外,會因應個案的個別情況,引用《守則》合適的條文(例如《守則》第 2.9(c) 段的理由),處理透過《守則》索取資料的要求。

736. 康文署訓練組已將《守則》適切地包括在有關職員的訓練課程內,例如康樂事務經理及康樂助理員職系人員的入職課程等;並邀請政制及內地事務局代表到康文署就《守則》舉行簡介會,以加强職員對《守則》的認知及應用。在二零一八年一月至六月期間,康文署舉辦了訓練課程及簡介會,供新入職及在職員工參加。康文署訓練組會繼續安排上述訓練課程及簡介會予職員參予。

737. 此外,康文署總務組已安排每 6個月及每 12個月分別傳閱康文署行政通告第 3/2009號《公開資料守則》及總務通告第 2/2010號《公開資料守則》予所有員工參閱。最近一次傳閱為二零一八年六月。