背景

380. 二零一年五月十六日,一屋邨(屋邨)某座樓宇的互助委員會(投人)申專員公署(公署)投民政事務總署(民政總署)。

381. 據投人所稱,多年來,屋邨多個互助委員會(包括投人) (統稱屋邨眾互委會)均有於五月在會堂甲及會堂乙舉辦浴佛節活動。 該項活動屬地區的大型活動,參加的人數很多。

382. 二零一年三月初,屋邨居民服務中心(服務中心)受屋邨眾互委會委託民政總署轄下相關地區的民政事務處(民政處)申請於二零一年四月至六月期間租用會堂甲舉辦浴佛節活動。服務中心獲電腦抽中為第二優先租場者。服務中心告知民政處職員,屋邨眾互委會欲於二零一年五月二日及三日(佛誕是在五月三日)租用會堂甲。該處職員覆稱會堂甲及會堂乙均會於二零一年五月一日至五日期間進行維修工程。服務中心於是租不到會堂甲或會堂乙。

383. 及至四月初,服務中心得悉民政處取消了上述維修工程,遂重新要求於五月二日及三日租用會堂甲。然而,該處指稱已有其他團體透過先到先得訂租了該會堂的那個檔期。

384. 投人指摘民政處 –(a) 無理安排會堂甲與會堂乙同時於浴佛節進行維修工程; (b) 沒有在服務中心遞交租用場地申請時或之前,告知中心會堂甲將於二零一年五月一日至五日期間進行維修工程;以及(c) 在取消維修工程後,沒有按先前的電腦抽籤結果讓服務中心於五月二日及三日租用會堂甲。 訴專員的觀察投訴點 a)

385. 公署接納民政總署的解釋,基於團體申請租用場地的申請很多,不止投人一個,為所有提出同樣要求的團體騰空某些日子的場地,在工程須其他政府部門及其承辦商作出配合的情況下,結果只會難以安排維修工程,做法既不公平亦不可行。

386. 至於何以在民政處接受二零一年第二季度(即四月至六月)場地租用的首輪預訂申請時,會堂甲的禮堂及會議室及會堂乙的禮堂均須在二零一年五月二日及三日關閉維修,民政總署解釋是因為工程日期改動所致,並非該署所能控制,而當時的種種客觀及較迫切的環境因素令致把其中一項工程延後這紓解方案亦變得不太可行。同期關閉當區八間會堂當中的兩個場地,也是情非得已。

387. 基於以上所述,公署認為投點 a)不成立。 投訴點 b)

388. 民政處在接受二零一年第二季度場地租用的首輪預訂申請前,已公布了會堂甲及會堂乙的維修時間表。該處實沒有必要另行把這資訊再告知個別團體(包括服務中心)。

389. 故此,公署認為投點 b)不成立。 投訴點 c)

390. 公署認為,現有分兩階段接受申請的機制是十分清晰。在第一階段完結後,所有原來的申請被視作處理完畢,並非沒有道理。

391. 因此,公署認為投點 c)不成立。

392. 整體而言,申專員認為這宗投不成立。

393. 公署注意到,現時張貼於各間會堂的「場地租用一覽表」以及「可供租用時段資料」均未能緊貼會堂的最新租用情況,網上資料及會堂張貼的資料亦非同步。團體必須致電民政處查詢才可得知最新資料。

394. 現時民政處職員每當有新釋出的可供租用時段,須以傳真方式通知相關會堂的職員,指示他們以人手修改張貼在會堂的「場地租用一覽表」;職員又要應付關於每天最新情況的電話查詢,構成繁重的行政工作,亦容易出錯。

395. 申專員建議,民政總署考慮進一步利用資訊科技,改善上述工作流程及資訊發布,以更方便、快捷及準確地讓團體知悉會堂的最新租用情況,及提高工作效率。

當局的回應

396. 民政總署已於二零一八年九月完成了推行電子租用系統的可行性研究,該署現正研究落實推行電子租用系統的詳情。在設立電子租用系統前,各區民政處會繼續透過張貼通知以及答覆來電查詢,發放會堂最新租用情況的資訊。